2017_CBS_01799 - Bedrijvenloket - Projectplan verbeterproject markten en foren - Kennisneming

Op 25 januari 2012 (jaarnummer 27) besliste het managementteam om het terreinwerk van markten en kermissen en het bijhorende personeel (5 VTE's) vanaf 15 februari 2012 toe te wijzen aan de bedrijfseenheid Samen Leven en een taakverdeling tussen de bedrijfseenheid Samen Leven en de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing (toen nog Actieve Stad) op het vlak van markten en kermissen goed te keuren. Het college nam op 3 februari 2012 (jaarnummer 1085) kennis van de taakverdeling.

Recente rapporten van de interne audit wezen uit dat de beoogde doelstellingen van de vroegere taakverdeling niet of onvoldoende gehaald zijn en dat er nood is aan een coördinatierol.

Op 8 juli 2016 (jaarnummer 2016_CBS_06106) nam het college kennis van de managementsamenvatting van het auditrapport 'werking foren'.

Op 23 november 2016 (jaarnummer 689) keurde het managementteam goed dat het volledige proces van openbare markten en kermissen wordt uitgeschreven, dat er een procesmanager ongecompenseerd aan de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing (Bedrijvenloket) wordt toegevoegd voor een periode van twee jaar, bijgestaan door een medewerker van de bedrijfseenheid Districts- en Loketwerking, en dat het district Berchem als pilootdistrict fungeert.

Op 9 januari 2017 zijn de procesmanager bij de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing en de medewerker bij de bedrijfseenheid Districts- en Loketwerking aan hun opdracht begonnen. Zij legden een projectplan met projectgegevens, een fasering en een projectstructuur voor aan het managementteam.

Op 3 februari 2017 (jaarnummer 2017_CBS_01054) nam het college kennis van de samenvatting van het eindrapport van de procesaudit 'inning vordering, deelrapport retributie op standplaatsen markten en ambulante handel', en gaf het de opdracht aan de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing, in samenwerking met de bedrijfseenheid Samen Leven, om binnen de drie weken aan het college een plan van aanpak voor te leggen voor de uitvoering van de auditaanbevelingen.

Op 15 februari 2017 (jaarnummer 71) keurde het managementteam het projectplan met projectgegevens, een fasering en een projectstructuur voor het verbeterproject markten en foren goed. Dit projectplan is als bijlage opgenomen.

De organisatie van markten en kermissen is een bedrijfsoverschrijdende samenwerking. Zo staat op dit moment het Bedrijvenloket van de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing in voor de administratieve organisatie volgens de hogere wetgeving over ambulante handel en voor de loketfunctie. De bedrijfseenheid Samen Leven is verantwoordelijk voor het terreinwerk (op het terrein de markt of kermis organiseren volgens de regelgeving, inplantingsplannen laten tekenen, kavels schilderen,…). Ook verschillende andere stadsdiensten zijn betrokken bij de organisatie van een markt of kermis, bijvoorbeeld de bedrijfseenheid Stadsbeheer is verantwoordelijk voor het opruimen van het marktterrein en voor het aanleveren van elektriciteitskasten en straatafsluitingen, Lokale Politie voor het verkeersvrij maken van het terrein, de bedrijfseenheid Stadsontwikkeling voor het plaatsen van vaste signalisatie en het uittekenen van de gedetailleerde plannen, Brandweer voor het advies over de veiligheid van de plannen, de bedrijfseenheid Financiën voor debiteurenbeheer, de districten voor de communicatie met de buurtbewoners en voor het aanleveren van lokale informatie over werken, gewenste locaties, etcetera.

Bij de organisatie van markten en kermissen wordt idealiter kennis van alle betrokken bedrijven en districten ingezet, met een duidelijke taakverdeling en met respect voor de aanbevelingen van interne audit (onder andere op het vlak van functiescheiding). De procedures, rollen en verantwoordelijkheden over markten en kermissen zijn echter niet voldoende beschreven, of eerder gefragmenteerd in subprocessen bij de verschillende bedrijven. In de praktijk blijkt de taakverdeling niet altijd even duidelijk en het instrumentarium onvoldoende gericht op samenwerking, met inefficiënte procedures tot gevolg, of worden de taken niet door iedereen erkend of opgenomen. Dit leidt tot intern efficiëntieverlies en heeft een negatieve impact op de externe klanten (marktkramers en kermisuitbaters) en personeel. Ook recente rapporten van de interne audit wezen op een gebrek aan een duidelijke taakverdeling en gaven aan dat de vooropgestelde voordelen en de doelstellingen van de taakverdeling, zoals goedgekeurd in 2012, niet zijn bereikt. Daarom dringt een optimalisatie zich op. 

Zowel de primaire betrokkenheid van de bedrijfseenheden Ondernemen en Stadsmarketing en Samen Leven en van de districten, als de betrokkenheid van de andere bedrijfseenheden dienen in het projectplan en de projectstructuur weerspiegeld te zijn.