2017_CBS_06338 - Sport. Sportevenementen 2017 - Evenement Antwerpse Havenpijl (wielrennen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De Antwerpse Havenpijl is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) en tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 8 september 2017, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) ingedeeld in categorie 5 (overige extern georganiseerd nominatief vrijgesteld evenement) en wordt dus vrijgesteld van:

• retributie inname openbaar domein;
• retributie logistiek materiaal;
• nutsverbruik;
• afvalcontainers;
• retributie parkeerverbodsborden.

Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:

• opkuis;
• verwijderen straatmeubilair.

Dit evenement komt tevens in aanmerking voor het ontlenen van promotioneel materiaal van stad Antwerpen en Sporting A (in kader van de returnafspraken met de organisator). 

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Hoofdstuk VI artikel 2.5  van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990).

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016  op  inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180).

Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).

Artikel 2 en artikel 4 van het retributiereglement van 27 juni 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Op 27 januari 2017 (jaarnummer 11182) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2017 goed, de juridische gronden inbegrepen. De Antwerpse Havenpijl is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

De vzw Het Klein Verzet, Stanislas Meeuslei 57, 2900 Schoten vraagt aan het college de toelating om op zondag 6 augustus 2017 de wielerwedstrijd Antwerpse Havenpijl te organiseren met start en aankomst op de Nieuwdreef in Merksem, ter hoogte van cultuurcentrum Merksem. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad Antwerpen en de toelating tot bewegwijzering van het parcours.

De wedstrijd staat open voor renners van UCI Professionele Continentale Teams (van het organiserende land), UCI Continentale Teams, Nationale Teams, Regionale Teams en Clubteams (maximum 28 ploegen). Het aantal deelnemers per ploeg is beperkt tot zeven renners (minimum vijf). De Antwerpse Havenpijl maakt eveneens deel uit van de Lotto Topcompetitie U28 een regelmatigheidscriterium voor Belgische clubs en Belgische continentale ploegen. De wedstrijden zijn UCI-wedstrijden die vallen onder klasse ME1.2, ME2.2.

Het parcours (totaal 168,3 km) bestaat uit twee grote omlopen met start in Merksem en loopt langs Antwerpen, Berendrecht en Zandvliet om dan via Stabroek en Hoevenen terug op Antwerps grondgebied te komen met passages in Ekeren en Merksem. Hierna volgen er nog acht plaatselijke rondes door Merksem.

Grote omloop: MERKSEM Nieuwdreef (start) - Laarsebaan - Maantjessteenweg - Victor Govaertslaan - J. Masurebrug - ANTWERPEN Havanastraat - Noorderlaan - Antwerpsebaan - BERENDRECHT/ZANDVLIET: Schouwvegersstraat - Sint Jan Baptiststraat - Zoutestraat - De Keyserhoeve - Noordland - Antwerpsebaan - Steenovenstraat - Krommeweg - Monnikenhofstraat - via Stabroek en Hoevenen - EKEREN Leugenberg - Klein Heiken - Puihoek - Schriek - Statiestraat - Veltwijcklaan - Kruidenlaan - Prinshoeveweg - De Oude Landen - Laar - MERKSEM Laaglandlaan - Korte Bremstraat - Lange Bremstraat - De Lunden - Ringlaan - Maantjessteenweg - Frans Adriaenssensstraat - Akkerbouwstraat - Moeshofstraat - Ringlaan - Kasterveldenstraat - Meereigen - Laaglandlaan - Kroonplein - Duchastelei - Bredabaan - Nieuwdreef. 

Het plaatselijke parcours (8 km) ziet er als volgt uit: Nieuwdreef - Laarsebaan - Adelaarstraat - Alkstraat - Volkstuinlei - Laaglandlaan - Korte Bremstraat - Lange Bremstraat - De Lunden - Ringlaan - Maantjessteenweg - Frans Adriaenssensstraat - Akkerbouwstraat - Moeshofstraat - Ringlaan - Kasterveldenstraat - Meereigen - Laaglandlaan - Kroonplein - Duchastelei - Bredabaan - Nieuwdreef. 

Nieuw dit jaar is dat er ook een loopwedstrijd in samenwerking met OLSE Atletiekclub aan gekoppeld zal worden. Deze zal starten om 13.05 uur, vlak na de start van de Antwerpse Havenpijl. Het parcours bestaat uit drie rondes met een totale afstand van 5 km en ziet er als volgt uit: Nieuwdreef - Rode Loopstraat - Runctvoortpark - Nieuwdreef.

De opbouw start op zondag 6 augustus 2016 om 5.00 uur en de afbraak start meteen na afloop van het evenement. 

Naast de goedkeuring van bovenstaand programma en het gebruik van de Antwerpse straten vraagt de organisatie tevens het volgende:

• inzet van de lokale politie voor het begeleiden van de wielerwedstrijd: 
• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• visuele aanwezigheid in de start- en aankomstzone;
• begeleiding van de wielerwedstrijd op grondgebied Antwerpen;
• bemanning van de kruispunten (politiepersoneel als seingevers) in samenwerking met de organisatie;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
• mobiliteitsafspraken met De Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten;
• inzet van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor leveren en plaatsen van nadars, feestmateriaal, vlaggen, watervoorzieningen en elektriciteitsmateriaal;
• inzet van de dienst stadsreiniging voor leveren en ledigen van afvalcontainers en het reiningen van de startzone voor en na het evenement;
• de toelating voor het plaatsen van promostanden en publibogen op het plaatselijk parcours;
• het gebruik van de kleedkamers van de sporthal Rode Loop;
• de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
• de bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• een trofee om aan de winnaar te overhandigen;
• de afvaardiging van de schepen van sport voor de start om 13.00 uur en de prijsuitreiking omstreeks 16.30 uur.

Principieel gunstig advies van havenbedrijf Antwerpen onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging van het dossier door de organisator.

In het kader van dit evenement werd met de organisatoren een sportcharter afgesloten.

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 15.000,00 EUR voor de organisator. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen (budgetplaats 5116535000, budgetpositie 649434, bedrag toelage 15.000,00 EUR en functiegebied: 1SBR070102A00000; 1SBR060303A00000).

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.