2017_CBS_06382 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Cirque@taque op 12 augustus 2017 in Park Hof de Bist te Ekeren - Goedkeuring

Er is in het formulier sprake van extra communicatie over de bereikbaarheid. Dit is momenteel nog niet terug te vinden op de website. Zo snel mogelijk informatie over de bereikbaarheid van het festival te voet, met de fiets, met het openbaar vervoer en indien nog bijkomende maatregelen (taxi, aparte afspraken,...) opnemen en verspreiden naar mogelijke bezoekers.

1. opstelling en opruiming van het evenement dient te geschieden tijdens de gangbare diensturen;
2. de organisator maakt gebruik van de bestaande toegangswegen. Obstakels worden niet verwijderd om de toegang tot de locatie van het evenement open te stellen;
3. voertuigen van de organisator zijn beperkt tot deze die materialen/materieel aan- en afleveren. Deze zijn slechts toegelaten op de hiervoor voorziene wegen;
4. alle voertuigen en aanhangwagens van de organisator en zijn medewerkers die niet leveren, dienen te allen tijde worden geparkeerd op de openbare weg en zijn verboden op de locatie;
5. beschadiging van grasmatten dient te allen tijde vermeden te worden. Het gebruik van rijplaten is verplicht;
6. opstellen van tenten en podia dient te geschieden op een plaats waardoor de bomen of de struikenlaag niet beschadigd wordt. Opstelling onder boomkruinen of tussen heesterbeplanting is verboden;
7. het bevestigen van borden of tenten aan bomen, boompalen of struiken is niet toegelaten;
8. er mag geen schade worden aangericht aan het openbaar groen;
9. de locatie van het evenement mag niet ten nadele zijn van de dagdagelijkse locatiebezoeker;
10. opstellen van havencontainers, metalen huisvuilcontainers op de locatie is verboden;
11. de organisatoren moeten zelf instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement;
12. alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgeen dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), dient onmiddellijk na afloop te worden opgeruimd;
13. bezoekers van het evenement mogen niet parkeren op het gras of de wegen van de locatie. Zij dienen te parkeren op de voorziene plaatsen op de openbare weg en/of parking;
14. er mag geen onnodige overlast en/of lawaaihinder zijn voor de buurtbewoners;
15. voorafgaandelijk aan de opstelling van het evenement dient er een rondgang te gebeuren met de verantwoordelijken van de dienst Groenvoorziening voor het fijnstellen van al deze opgelegde voorwaarden;
16. eventuele schade en/of onkosten door het niet naleven van de voorwaarden zullen aan de organisator aangerekend worden;
17. tijdens het evenement geldt het officiële parkreglement en de politiecodex, tenzij anders vermeldt in de voorwaarden.

Bijkomende afspraken:

• de organisatie voorziet dit jaar ongeveer 240 meter rijplaten meer;
• aan het kasteel zullen er 7 bomen (4 – 3) afgezaagd worden. De organisatie houdt er rekening mee dat op deze plaatsen zeker rijplaten moeten gelegd worden wegens de wortels;
• de bloembak aan de Veltwijcklaan, ingang achter het kasteel, wordt voor de veiligheid verwijderd door de groendienst op vrijdag 11 augustus en teruggeplaatst vanaf zondag 13 augustus;
• de weg, hoek aan de backstage (rechts van het kasteel/podium wanneer je naar het podium kijkt) waar beuken staan, dient de organisator vrij te houden, elektriciteitskabels mogen hier liggen, andere materialen niet;
• de organisator vraagt of het mogelijk is om tijdens de opbouw en afbraak (3 augustus tot 16 augustus) of tijdens het evenement zelf (11 augustus tot 14 augustus) de parkverlichting kan blijven branden? Dit wordt enkel toegestaan tijdens het evenement zelf;
• de organisator respecteert de evenementenzones van het park.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

• het maximale geproduceerde geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
• op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II.

Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.

• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
• de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan ten allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

• het maximumgeluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van het festivalterrein, mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C); het aandeel van zware bastonen dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB;
• de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
• de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
• het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:

• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen; 
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd; 
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…). 

Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.