Pistes voor de toekomstige organisatie
Over andere organisatievormen (concessie, organisatie als evenement, themamarkten, standplaatsen ambulante handel, …) worden momenteel voorstellen uitgewerkt die nog zullen worden voorgelegd.
Een budget voor het opstarten en ontwikkelen van verdere digitalisering werd in de begroting 2018 opgenomen.
Interne organisatie
Met betrekking tot de interne organisatie werd vastgesteld dat het uittekenen van het ketenproces niet volstaat om tot de noodzakelijke verbeteringen te komen. Er zijn immers zeer veel aanleidingen tot misverstanden en foutieve aannames, waardoor het proces in alle deelfacetten en met alle verantwoordelijkheden zeer gedetailleerd zou moeten worden uitgetekend en dan nog aan efficiëntie zou missen. Een markt of foor kan maar georganiseerd worden wanneer het marktplan, het marktboekje (register) en de realiteit op het terrein één zijn. Zonder deze eenheid van informatie is er geen vlotte organisatie of degelijk toezicht mogelijk. De verantwoordelijkheid over deze aspecten zit momenteel verspreid over drie bedrijfseenheden en de districten, wat niet productief is, versnipperde en daardoor ontoereikende kennis veroorzaakt en vertragend werkt, met negatieve gevolgen voor de markten en foren. Bovendien concludeerde Interne Audit al dat de splitsing tussen enerzijds back-officewerk en anderzijds alle terreinwerk de integriteitsrisico’s niet heeft weggenomen.
Daarom is het aangewezen om op korte termijn opnieuw een reorganisatie door te voeren, met vooral herverdeling van de huidige takenpakketten van de bedrijfseenheden Ondernemen en Stadsmarketing en Samen Leven (vanaf 1 januari 2018 Maatschappelijke Veiligheid).
Binnen de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing wordt er een dienst ‘organisatie en beheer markten en foren’ voorzien met eigenaarschap, kennisbeheer en een regierol binnen de stad. Deze dienst staat in voor :
De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing neemt ook publiekscommunicatie, sitemanagement en organisatie van het evenementenluik van de Sinksenfoor voor zijn rekening.
De dienst Stadstoezicht binnen de huidige bedrijfseenheid Samen Leven (vanaf 1 januari 2018 Maatschappelijke Veiligheid) staat in voor toezicht op openbare veiligheid en overlast : de in de sector aanwezige toezichters passeren tijdens hun ronde ook op de markt of foor tijdens markt- en foordagen. Ook zij kunnen vaststellingen doen bij inbreuken op de geldende regelgeving. De behandeling van vastgestelde inbreuken gebeurt binnen de huidige bedrijfseenheid Samen Leven (vanaf 1 januari 2018 Maatschappelijke Veiligheid) door de afdeling bestuurlijke handhaving.
Als integriteitsmaatregelen worden controle en functiescheidingen voorzien binnen de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing, worden er digitale toepassingen ontwikkeld die de terreincontrole effectiever maken en de digitale toewijzing van vrije kavels per dag mogelijk maken en zullen de toezichters van de huidige bedrijfseenheid Samen Leven (vanaf 1 januari 2018 Maatschappelijke Veiligheid) op het terrein controles uitvoeren op openbare veiligheid en overlast.
De districten beslissen conform de delegatiebesluiten voor de lokale markten en foren over plaats, tijdstip en thema, over het eventueel oprichten van een marktcommissie en over de markt-/foorplannen. Vanuit hun kennis van het gebied en de districtsbehoeften, ontwikkelen en hanteren zij daarover een visie. Ze worden daarin ambtelijk ondersteund door de polyvalente beleidscel per district, met een uitgesproken rol voor de consulent openbaar domein inzake locaties en markt-/foorplannen en de medewerkers wijkoverleg voor communicatie naar de buurt, en door de dienst ‘organisatie en beheer markten en foren’ die overkoepelend werkt voor alle lokale en bovenlokale markten en foren.
De andere betrokken bedrijfseenheden en entiteiten hebben volgende kerntaken in het proces :
De taken van alle betrokken diensten worden geëxpliciteerd in de documenten in de bijlagen (waar de bedrijfseenheid Samen Leven is vermeld, wordt vanaf 1 januari 2018 de bedrijfseenheid Maatschappelijke Veiligheid bedoeld). De procesoptimalisatie voorziet in zo kort mogelijke lijnen en in meer coördinerend overleg ter vervanging van veelvuldige aparte adviesvragen.
Overdracht van personeel
Om de interne reorganisatie door te voeren dient een volume van 6 VTE van de bedrijfseenheid Samen Leven (vanaf 1 januari 2018 Maatschappelijke Veiligheid) naar de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing over te gaan, voor taken in functie van markt-/foorleiding, planning, aansturing van medewerkers en opmaak en aanpassing van markt- en foorplannen.
Binnen de dienst ‘organisatie en beheer markten en foren’ worden twee functies op niveau A1-3 voorzien, met name die van afdelingshoofd en die van (technisch) consulent. Binnen deze dienst worden ook twee verschillende functies op niveau C1-3 voorzien, met name voor dossierbeheer en administratie enerzijds en voor terreinwerk (markt- en foorleiding) anderzijds. Beide C-functies hebben ook een gemeenschappelijk takenpakket, met name klantencontacten en dossierbespreking met handelaars.
Op 25 januari 2012 (jaarnummer 27) besliste het managementteam om het terreinwerk van markten en kermissen en het bijhorende personeel toe te wijzen aan de bedrijfseenheid Samen Leven en een taakverdeling tussen de bedrijfseenheid Samen Leven en de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing (toen nog Actieve Stad) op het vlak van markten en kermissen goed te keuren. Het college nam op 3 februari 2012 (jaarnummer 1085) kennis van de taakverdeling.
Rapporten van Interne Audit over de Sinksenfoor (2016) en over retributie op standplaatsen markten (2017) wezen uit dat de beoogde doelstellingen van de vroegere taakverdeling niet of onvoldoende gehaald zijn en dat er nood is aan een coördinatierol.
Op 23 november 2016 (jaarnummer 689) keurde het managementteam goed dat het volledige proces van openbare markten en kermissen wordt uitgeschreven, dat er een procesmanager ongecompenseerd aan de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing (Bedrijvenloket) wordt toegevoegd voor een periode van twee jaar, bijgestaan door een medewerker van de bedrijfseenheid Districts- en Loketwerking, en dat het district Berchem als pilootdistrict fungeert.
Op 15 februari 2017 (jaarnummer 71) keurde het managementteam het projectplan met projectgegevens, een fasering en een projectstructuur voor het verbeterproject markten en foren goed.
Op 10 maart 2017 (jaarnummer 1799) nam het college kennis van het projectplan voor het verbeterproject markten en foren en gaf het opdracht aan de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing om tussentijds en op korte termijn resultaten op te leveren, om op regelmatige basis terug te koppelen met betrokken kabinetten, om op de timing van de onderscheiden fases te drukken zodat het project eerder dan de einddatum voorzien in het projectplan kan afgerond worden, om aan het college te rapporteren over de voortgang van het verbeterproject, om in te plannen dat nieuwe voorstellen met impact voor de klant bij wijze van klankbord worden voorgelegd aan de marktcommissie en overleg met de foorbonden, en aan alle bedrijfseenheden om medewerking te verlenen aan het verbeterproject op vraag van het projectteam.
Binnen het verbeterproject werden de afgelopen maanden enkele acties op korte termijn opgezet : een aanspreekpunt voor markt- en foorleiding bij de bedrijfseenheid Samen Leven, een gezamenlijke planning voor de projecten 2017 rond aanpassing van markten/foren 2017 naar aanleiding van openbaren werken, op gang brengen van overleg en kennisuitwisseling. Voor de langere termijn werden voorstellen gepresenteerd aan de betrokken collegeleden en aan de raad van overleg met de districtsbesturen: andere organisatievormen onderzoeken in samenwerking met de districten (bijvoorbeeld concessie, organisatie als evenement, themamarkten, standplaatsen ambulante handel, …), verdere digitalisering met instrumenten voor het terreinwerk, voor voorafgaande bedeling van vrije kavels per dag in plaats van de huidige werkwijze met loting ter plaatse en voor conflictdetectie met andere innames van het openbaar domein. Daarnaast werd een interne reorganisatie voorgesteld, met het samenbrengen van terreinwerk en dossierbeheer voor handelaars enerzijds en toezicht op openbare veiligheid en overlast anderzijds. In samenwerking met medewerkers uit de verschillende betrokken bedrijfseenheden werden de (deel)processen uitgetekend, met de interne reorganisatie als uitgangspunt en met op termijn de digitale voorafgaande toewijzing van vrije kavels per dag in het vooruitzicht. De taken voor alle betrokken bedrijfseenheden en entiteiten werden in kaart gebracht, met de benodigde VTE.
Op 30 juni 2017 (jaarnummer 05993) besliste het college om het onderzoek naar de mogelijkheden van verschillende organisatievormen voor markten en foren goed te keuren en om daarover ook overleg met de districtsbesturen te organiseren.
Op 18 oktober 2017 keurde het managementteam de (deel)processen, de taken voor alle betrokken bedrijfseenheden met bijhorende competentieprofielen en VTE-berekening en een interne reorganisatie voor de bestaande organisatievorm goed. Waar in dit besluit de bedrijfseenheid Samen Leven is vermeld, worden de diensten bedoeld die vanaf 1 januari 2018 ten gevolge van hertekening van een aantal bedrijfseenheden zullen behoren tot de bedrijfseenheid Maatschappelijke Veiligheid.
Het college neemt kennis van de interne reorganisatie, de (deel)processen, de taken voor de verschillende bedrijfseenheden met bijhorende competentieprofielen en VTE-berekening voor het proces markten en foren, zoals goedgekeurd door het managementteam in zitting van 18 oktober 2017 (jaarnummer 00542) en opgenomen in de bijlagen. Waar in dit besluit de bedrijfseenheid Samen Leven is vermeld, wordt vanaf 1 januari 2018 de bedrijfseenheid Maatschappelijke Veiligheid bedoeld.