In het kader van de verwerking van nutsfacturen (gas, elektriciteit en water) geldt nu: indien er overeenstemming is tussen de bestelbon en de factuur, dan wordt de factuur automatisch verwerkt. Op basis van de beslissing van het college van 8 oktober 2010 (jaarnummer 12307) worden deze facturen beschouwd als goedgekeurd door het college als budgethouder.
Een behoorlijk aantal nutsfacturen matcht evenwel niet. Elke factuur die niet matcht vereist een manuele verwerking waarbij één of meerdere personen moeten tussenkomen.
Huidige werking
voorbeeld sporthallen: Voor elke elektriciteitsmeter in sporthallen wordt een afzonderlijke bestelbon gemaakt met een geraamd bedrag op basis van het verbruik van de afgelopen drie jaar. Als er op één bestelbon/elektriciteitsmeter meer verbruikt wordt dan geraamd, blokkeert de factuur in SAP en kan deze niet automatisch verwerkt worden. Om de factuur te kunnen verwerken dient de ene bestelbon verhoogd te worden en een andere verlaagd. De verhoging kan gebeuren met exploitatiebudget dat geen energiebudget is.
Technisch betekent dit:
Voor de nutsvoorzieningen wordt een bestelbon 'raambestelling' opgemaakt voor het bedrag zoals berekend door de energiecel op basis van het reële verbruik van de voorbije 3 jaren.
De meest voorkomende reden waarom nutsfacturen in de huidige werking niet matchen is dat het geraamd bedrag van de bestelbon op een bepaald moment in het jaar onvoldoende is. Indien er een budgettekort is op een bestelbon 'raambestelling' om een factuur te verwerken, moet het budget op de bon 'raambestelling' verhoogd worden.
Om het budget van een bon 'raambestelling' te kunnen verhogen, moet er binnen het beschikbare nutsbudget (profitcenter + budgetpositie + functiegebied) gezocht worden naar bons 'raambestelling' waar er nog budgetruimte is. De ene bon wordt dan verlaagd zodat de andere verhoogd kan worden. Mogelijk moeten deze verlaagde raambestellingen bij latere facturaties terug verhoogd worden met budget van weer andere bons.
In de huidige werking is het bovendien mogelijk dat voor de verwerking van nutsfacturen middelen worden gebruikt van gewone werkingskosten.
Creditnota's op nutsfacturen kunnen in de huidige werking evenmin automatisch geboekt worden waardoor zij manueel moeten verwerkt worden.
Verder verloopt de communicatie in verband met afpuntingen tussen facturen en creditnota’s naar de nutsleverancier door de bedrijfseenheden suboptimaal waardoor achteraf - naar aanleiding van rappels van de nutsleverancier - door Financiën na opzoekwerk nog informatie over afpuntingen moet worden doorgegeven.
Het aanpassen van raambestellingen, verwerken van nutsfacturen en –creditnota’s en bijhorende goedkeuringen vraagt bijkomende werkinzet, is tijdsintensief en kan efficiënter.
Voorstel
Voorbeeld sporthallen: voor elke elektriciteitsmeter in een sporthal wordt nog steeds een afzonderlijke bestelbon gemaakt, niet voor het geraamd verbruik maar voor 1,00 EUR. In SAP wordt er geconfigureerd dat er niet meer gekeken wordt naar het verbruik van de specifieke elektriciteitsmeter, maar naar het beschikbaar elektriciteitsbudget van meerdere sporthallen (combinatie profitcenter + budgetpositie + functiegebied).
Volgende SAP-technische oplossing werd uitgewerkt in overleg met Digipolis, Financiën stad/OCMW en de financieel verantwoordelijken om het proces voor de verwerking van de nutsfacturen en -creditnota’s te optimaliseren :
Door deze SAP-technische oplossing kunnen de nutscreditnota’s eveneens automatisch geboekt worden en bijgevolg sneller verrekend worden met de nutsleverancier. Hierdoor is er geen tussenkomst meer vereist van een medewerker van de financiële cel of de betrokken budgethouder. De communicatie met de nutsleverancier zal rechtstreeks gebeuren door Financiën. Dit zal voor de nutsleverancier duidelijker zijn waardoor er minder rappels worden verwacht.
Naast het feit dat er tegemoet wordt gekomen aan de vragen van de financieel verantwoordelijken naar verbeteringen in het proces voor de verwerking van nutsfacturen en -creditnota’s zijn aan de nieuwe werkwijze nog volgende voordelen verbonden :
Via het systeem van de nutsbonnen worden de bestelbons 'raambestelling' voor nutsvoorzieningen opgemaakt met een ramingsbedrag van 1,00 EUR. Dit kan praktisch geregeld worden door een bestand in SAP op te laden. Dat zou betekenen dat deze bestelbons niet expliciet aan een budgethouder worden voorgelegd. Daarom wordt aan het college gevraagd om als hoofdbudgethouder principiële goedkeuring te verlenen aan de raambestellingen die opgemaakt worden in het kader van nutsfacturen.
De financieel verantwoordelijken van de bedrijfseenheden vragen naar verbeteringen in het proces voor de verwerking van de nutsfacturen en -creditnota’s.
De voorgestelde aanpassingen kaderen in de optimalisatie van de financiële processen met als doel zoveel mogelijk facturen te laten matchen en automatisch te verwerken.
De totale uitgave voor de financiering nutsfacturen wordt geraamd op 11.916.316,00 EUR (inclusief BTW) voor elektriciteit, 4.871.093,00 EUR (inclusief BTW) voor aardgas en 1.655.911,76 EUR (inclusief BTW) voor water. Er is voldoende budget beschikbaar op de verschillende budgetadressen voor nutsvoorzieningen.
Artikel 57 § 3, 3° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het financieel beheer, onverminderd de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het college keurt het principe goed waarbij de nutsvoorzieningen automatisch verwerkt worden via het systeem van nutsbonnen met aangepaste beschikbaarheidscontrole vanaf 1 januari 2018.
Het college keurt goed dat principiële goedkeuring wordt verleend aan de nutsbonnen zodat deze niet meer expliciet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de bevoegde budgethouder.
Het college geeft opdracht aan:
|
Dienst |
Taak |
| Stadsbeheer | Een voorstel uitwerken om het verbruik van de nutsvoorzieningen op te volgen. |