Op 26 februari 2016 (jaarnummer 1632) nam het college kennis van de intentie tot gebruik van het FelixArchief (Zuilenzaal) als tijdelijke locatie voor de ontvangsten en evenementen tijdens de restauratie- en renovatiewerken aan het stadhuis. Op 8 juli 2016 (jaarnummer 6017) keurde het college het uitgangsprincipe goed dat een externe cateraar de ontvangsten in de Zuilenzaal van het FelixArchief zou ondersteunen.
Op 24 maart 2017 (jaarnummer 2729) keurde het college dan ook goed om een gunningsprocedure te starten. Er werd een overheidsopdracht uitgeschreven onder bestek GAC/2017/4528.
Op 14 juni 2017 mocht de aanbestedende overheid 4 offertes ontvangen. Uit de prijzen van de offertes bleek dat de budgettaire impact groter zou zijn dan oorspronkelijk verwacht werd. Bovendien - nu de Zuilenzaal al enkele keren gebruikt werd - lijkt het dat de locatie niet ideaal is voor ieder soort evenement (uitstraling, klimaat, etc.).
In functie van deze argumenten, beslist de aanbestedende overheid de huidige gunningsprocedure stop te zetten wegens gewijzigde behoefte. Ze beslist immers om een groot aantal evenementen (vooral de recepties) in eigen beheer (met eigen personeel) te organiseren. Ze zal eveneens bijkomend onderzoeken in welke mate de Zuilenzaal kan blijven dienen als enige locatie voor elk soort evenement.
Na een jaar wordt er dan opnieuw geëvalueerd. Op dat moment kan het college beslissen om de werking te bestendigen of alsnog terug een nieuwe gunningsprocedure - waarin de reële behoefte van dat moment zal vertaald worden - op te starten.
In toepassing van artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, houdt het volgen van een procedure geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
Voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor het aanbieden van catering bij ontvangsten en evenementen van de stad Antwerpen, werd onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2017/4528 uitgeschreven. Op 14 juni 2017 dienden de volgende firma’s een offerte in:
Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Het college keurt de stopzetting goed voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor het aanbieden van catering bij ontvangsten en evenementen van de stad Antwerpen, op basis van bestek GAC/2017/4528.