Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen.
Dit evenement valt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen onder categorie 1, eigen georganiseerde evenementen van de groep stad Antwerpen.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) keurde het college van burgemeester en schepenen de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Rechtspositieregeling van het stadspersoneel zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 januari 2012 (jaarnummer 70) en gewijzigd op 24 september 2012 (jaarnummer 881), 19 november 2012 (jaarnummer 126) en 24 juni 2013 (jaarnummer 471), gewijzigd 16 december 2013 (jaarnummer 758), gewijzigd 26 mei 2014 (jaarnummer 439), gewijzigd 23 juni 2014 (jaarnummer 509), gewijzigd 22 september 2014 (jaarnummer 704) en gewijzigd 26 mei 2015 (jaarnummer 293).
In zitting van 17 maart 2017 (jaarnummer 2404), nam het college kennis van de aanvraag van vzw Antwerpen Kunstenstad, vertegenwoordigd door Dré Demet, om Wintervuur te organiseren op Spoor Oost van 28 december 2017 tot en met 6 januari 2018.
De organisatie, het programma en de bijkomende voorwaarden wordt door de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Visit Antwerpen/Evenementen voorgelegd aan de betrokken stadsdiensten ter goedkeuring.
Voor de locatie waren er vooraf overlegmomenten met alle betrokken partners (AG VESPA, muziekcentrum Trix, board Spoor Oost, enzovoort) en werden er afspraken gemaakt met alle betrokken stadsdiensten (Jeugddienst, dienst Stadsontwikkeling afdeling Wegen, dienst Mobiliteit, enzovoort). Het evenement wordt uitgewerkt volgens de richtlijnen van alle betrokken veiligheidsdiensten.
Net als bij vorige edities wil Wintervuur met deze zevende editie sterke maar laagdrempelige producties uit binnen- en buitenland brengen waaronder locatietheater, circus, straatkunsten, pleinanimatie en vuurinstallaties. Maar ook veel muziek in de vorm van fanfares, namiddagconcerten en clubconcerten.
Zoals steeds legt Wintervuur de nadruk op betaalbare tickets, gratis optredens en waar mogelijk voorstellingen zonder reservatie.
Wintervuur wil opnieuw zoveel mogelijk werken met lokale partners en verenigingen om nieuwe samenwerkingsverbanden te creëren en lokale actoren nieuwe impulsen te geven.
Op de openingsavond op 28 december 2017 en tijdens de Nieuwjaarsdrink op 6 januari 2018 wordt samen met het district Borgerhout en lokale verenigingen een totaalprogramma uitgewerkt.
Opbouw en afbraak
Het festival start met de opbouw op 13 december 20017 om 08.00 uur.
De afbraak eindigt op 12 januari 2018 om 18.00 uur.
Programma en openingsuren
| Dag | Startuur | Einduur |
| donderdag 28 december 2017 | 14.00 uur | 23.59 uur |
| vrijdag 29 december 2017 | 17.00 uur | 23.59 uur |
| zaterdag 30 december 2017 | 17.00 uur | 23.59 uur |
| zondag 31 december 2017 | 15.00 uur | 02.00 uur |
| maandag 1 januari 2018 | 14.00 uur | 23.59 uur |
| dinsdag 2 januari 2018 | 14.00 uur | 23.59 uur |
| woensdag 3 januari 2018 | 14.00 uur | 23.59 uur |
| donderdag 4 januari 2018 | 14.00 uur | 23.59 uur |
| vrijdag 5 januari 2018 | 14.00 uur | 23.59 uur |
| zaterdag 6 januari 2018 | 14.00 uur | 23.59 uur |
Op het Wintervuurplein zullen volgende activiteiten plaats vinden:
| openingsfeest met de Borgerhoutse reuzen; | |
| fakkeltochten die vanuit het district Borgerhout en Antwerpen naar het plein wandelen; | |
| klein vuurwerk; | |
| varia circus; | |
| concerten; | |
| theater; | |
| animatie; | |
| vuurinstallaties; | |
| oudejaarsbal; | |
| nieuwjaarsdrink district Borgerhout met als afsluiter de 'Burning Dragon' vuurinstallatie. |
Dankzij een samenwerking met muziekcentrum Trix, gaat het afsluitingsfeest op 6 januari 2018 na middernacht verder in hun zalen.
Locaties
Wintervuurplein op Spoor Oost aan de Noordersingel en theater op volgende binnenlocaties:
| 2 tot en met 5 januari 2018 | Laika, Oude Badhuis, Stuivenbergplein 38, Antwerpen | 10,00 EUR |
| 3 tot en met 6 januari 2018 | Kunst Z, Herrystraat 15, Antwerpen | 8,00 EUR |
| 2 tot en met 6 januari 2018 | Annelies Van Hullebusch, Rataplan, Wijnegemstraat 27, Antwerpen | 8,00 EUR |
| 3 tot en met 6 januari 2018 | de Roovers, Troubleyn/Laboratorium, Pastorijstraat 23, Antwerpen | 10,00 EUR |
| 3 tot en met 6 januari 2018 | Transparant, Districtshuis Borgerhout, Moorkensplein 1, Antwerpen | 10,00 EUR |
| 3 tot en met 6 januari 2018 | Wenkbrauwerij, Zegelstraat 5, Antwerpen | 8,00 EUR |
De voorstellingen zijn zowel betalend als gratis.
Voor het verankeren van de tenten met ‘piketten’, ingeboord in beton, wordt een goedkeuring gegeven op voorwaarde dat nadien de geboorde gaten volledig en sluitend terug opgevuld worden. Dit in overleg met AG VESPA.
Fakkeltochten
Voor de opening van het evenement op 28 december 2017 werkt de organisatie samen met het district Borgerhout.
Er vertrekken 4 fakkeltochten op 4 verschillende locaties in district Borgerhout en Antwerpen en eindigen op het Wintervuurplein Spoor Oost.
Vertrekpunten zijn: het Laar, Moorkensplein, Karel De Preterlei en Griffier Schobbenslaan.
Bezoekers
Het aantal bezoekers voor de volledige periode van Wintervuur bedraagt 20.000 bezoekers.
De meeste bezoekers worden verwacht op 28 december 2017 voor de opening, 31 december 2017 voor oudjaar en 6 januari 2018 voor de nieuwjaarsdrink van district Borgerhout. Geschatte aantal is 2.000 bezoekers.
Voor de communicatie worden infoborden bevestigd aan de bestaande verlichtingspalen op de Noordersingel en worden er sandwichsets en carrés geplaatst op het terrein van Spoor Oost.
Logistieke ondersteuning en inzet van personeel
Er worden 6 caravans vervoerd van de terreinen van Zomer van Antwerpen, Uitbreidingstraat in Berchem, naar de site Spoor Oost, Noordersingel in Borgerhout. Deze caravans worden vervoerd door de dienst Stadsbeheer.
Datum van levering is woensdag 20 december 2017 en de datum van ophalen is woensdag 10 januari 2018.
Een tiental betonblokken met palen en gekleurde schijven zullen tijdelijk verplaatst en teruggezet worden met hulp van de dienst Stadsontwikkeling, afdeling Wegen en volgens de richtlijnen van AG Vespa.
Veiligheid en fietsers
Voor de veiligheid wordt het evenement omheind met heras hekken. Het terrein wordt 's nachts afgesloten en bewaakt.
Het fietspad op Spoor Oost blijft behouden mits een verlichte en veilige omleiding aan de kant van het evenement. De omleiding wordt duidelijk gesignaleerd en gecommuniceerd.
Er worden lichtslingers bevestigd aan de aanwezige cameramast. De dienst Samen Leven/Toezicht controleert of de lichten het beeld van de aanwezige camera's niet verstoren.
Mobiliteit
De organisatie raadt bezoekers aan om zoveel mogelijk met de fiets of het openbaar vervoer naar het festival te komen. Er is een gratis fietsenstalling en een gratis parking voor circa 250 personenwagens voorzien.
Gunstig mits alle milieuvergunningen en bijkomende voorwaarden worden nageleefd.
Gunstig mits alle milieuvergunningen en bijkomende voorwaarden worden nageleefd.
Gunstig zonder risicoanalyse van FOD Volksgezondheid
Mits naleving van bijlage C toegevoegd aan het digitale dossier:
• de activiteiten moeten op voldoende afstand van brandbare materialen, gebouwen en het publiek plaatsvinden of er zodanig van worden afgescheiden dat brandgevaar en ongevallen worden voorkomen;
• de organisator en de animator (vuurspuwer of -jongleur, kanonnier of andere) doen het nodige opdat contact van personen uit het publiek - en in het bijzonder kinderen - met het vuur wordt vermeden;
• opstellingen mogen tegen gebouwen, in vluchtwegen of in de vrije doorgang worden opgesteld als de organisator en animator kunnen garanderen dat deze binnen één minuut kunnen worden vrijgemaakt;
• een vuurspuwer of -jongleur, kanonnier of een gelijkaardige vorm van animatie is verboden in een tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune of gelijkaardig) met uitzondering voor een niet-overdekt podium;
• het gebruikte materieel moet zijn uitgevoerd volgens de wettelijke voorschriften en de regels van goed vakmanschap;
• de brandstofvoorraad ter plaatse:
o moet beperkt blijven tot het minimum;
o de opslag moet steeds buiten tijdelijke inrichtingen en buiten het bereik van het publiek gebeuren;
o de opslagplaatsen moeten vlot bereikbaar zijn voor de brandweer;
o In de nabijheid moet tenminste één ABC-type (poeder of waterig schuim) snelblusser van 1 bluseenheid (conform de norm NBN S 21.014) beschikbaar zijn. In functie van het risico kan de brandweer bijkomende blusmiddelen opleggen.
• blusmiddelen:
o zijn bedrijfsklaar;
o worden op een goed zichtbare en gemakkelijk bereikbare plaats opgesteld;
o worden duidelijk gesignaleerd door middel van de juiste pictogrammen;
o moeten gebruikt kunnen worden door alle medewerkers (zij moeten kunnen ingrijpen bij het minste gevaar).
• de organisator moet op eenvoudige vraag een bewijs van nazicht van de blusmiddelen kunnen voorleggen dat niet ouder is dan 12 maanden.
Standaardvoorwaarden stadsreiniging met feestcontainers
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
in de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.
Er dienen goede afspraken gemaakt te worden met de parkeermakelaar. Organisatie staat in voor het ordelijk verloop van het parkeren dat ze toelaten aan hun evenement.
De organisatie raadt bezoekers aan om zoveel mogelijk met de fiets of het openbaar vervoer naar het festival te komen.
Het college keurt de effectieve organisatie van Wintervuur, zoals hierboven beschreven, van 28 december 2017 tot en met 6 januari 2018 op Spoor Oost goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
Dienst |
Taak |
| SB/L/BOF | om logistieke ondersteuning te geven volgens ordernummers B705382 en B717259. |
| SB/GB | om 6 caravans te vervoeren van de terreinen van Zomer van Antwerpen, Uitbreidingstraat in Berchem, naar site Spoor Oost, Noordersingel in Borgerhout:
|
| PM | om het bijkomend werk van het personeel van Stadsbeheer op woensdag 20 december 2017 en op woensdag 10 januari 2018 te verwerken in overeenstemming met de rechtspositionering. |
| SW/W | om betonblokken te verplaatsen en weg te halen op Spoor Oost. |
| SW/V/MW | om toelating te geven voor elektronische versterkte muziekconcerten volgens het ingediend evenementendossier. |