Besluit

2017_CBS_09393 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Swan Market - 5 november 2017 - Grote Markt - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 27/10/2017 - 09:00 Digitaal

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Koen Kennis, schepen; Caroline Bastiaens, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Fons Duchateau, schepen; Sven Cauwelier, stadssecretaris

Afwezig

Bart De Wever, burgemeester; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Sven Cauwelier, stadssecretaris

Motivering

Gekoppelde besluiten

Argumentatie

Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen.

Juridische grond

Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Aanleiding en context

Op 31 augustus 2017 diende SHPPR Events, Hendrik de Keyserstraat 60, 3034 CN in Rotterdam, Nederland, vertegenwoordigd door Esme de Smit, een aanvraag in voor de organisatie van de Swan Market op zondag 5 november 2017 op de Grote Markt.
Deze editie is de laatste van dit jaar. De andere edities gingen door op 30 april, 21 mei, 18 juni, 16 juli en 10 september 2017.

Swan Market is een lifestyle markt waar deelnemers handgemaakte, biologische en vintage producten verkopen. De markt biedt een platform voor startende creatieve ondernemers. Naast winkelen kunnen de bezoekers er ook eten, drinken en live muziek van opkomende tot gerenommeerde artiesten beluisteren. De kinderen kunnen zich uitleven op springkussens.

Het scenario van de edities ligt als volgt vast:

07.00 uur: start opbouw;
11.00 uur: start evenement;
13.00 uur: start muziek programma;
18.00 uur: einde evenement;
20.00 uur: einde afbraak.

De organisatie verwacht 4.000 bezoekers.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen ingedeeld in categorie 6, overige (extern georganiseerde) evenementen winstgevend.

De organisatie vraagt aan de stad Antwerpen logistieke ondersteuning op vlak van elektriciteit en afvalcontainers. Dit wordt toegestaan mits betaling.

Algemene financiële opmerkingen

Voor inname van het openbaar domein wordt er per editie een retributiebedrag van 2.200,00 EUR aangerekend aan de organisatoren.

Voor het gebruik van elektriciteit en afvalcontainers zal er per editie een factuur worden opgemaakt.

Adviezen

Brandweer preventie Gunstig onder voorwaarden

De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werden gevoegd, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven.
Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.

Aanvulling op standaardvoorwaarden nr. 1701 - plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein:

tafels en stoelen die op de brandweg geplaatst worden, dienen binnen 1 minuut verwijderd te kunnen worden. De organisatie neemt hiervoor de nodige maatregelen. Er mogen geen vaste opstellingen (ingeboorde parasolsteunen,…) geplaatst worden die de doorgang van de hulpdiensten belemmeren en/of vertragen;
de afstand tussen de zweefmolen, het springkussen en het podium en de achterliggende gevels dient minstens 1,2m nuttig te bedragen. In deze zone mag geen enkele opstelling geplaatst worden.

Informatie bij standaardvoorwaarden nr. 1725 - kooktoestel (bak- en braadtoestel, frituurpan, barbecue, waterkoker, grill, spit of gelijkaardig), verwarmingstoestel, stroomaggregaat, koelmachine of een gelijkaardige installatie en haar brandstofvoorraad.

Het gebruik van gas dient te voldoen aan de bepalingen vervat in de code van gemeentelijke politiereglementen van de stad Antwerpen.

Toerisme Gunstig onder voorwaarden

Grote Markt:

• de zichtbaarheid van het toeristisch informatiebord vanop de Grote Markt moet verzekerd blijven;

• de ingang van de toerismebalie moet gevrijwaard worden;

• vermijd installaties (podium, kraampjes, containers,...) ter hoogte van Grote Markt 13;

• geen containers plaatsen in de Wisselstraat tot aan huisnummer 11;

• opkuis dient onmiddellijk na het evenement te gebeuren vermits het in een toeristische kernzone doorgaat;

• de exploitatie van toeristische rondritten op de Grote Markt mag niet gehinderd worden. Zij betalen immers een concessievergoeding voor hun standplaats. (parcours: Suikerrui - Grote Markt – Kaasrui);

• er dient steeds een vrije doorgang te zijn voor de toeristische rondritten. (touristram, paardenkoetsen, trolleybus) Deze rondritten worden doorgaans tot ongeveer 17.30 uur geëxploiteerd.

Stadsbeheer/Logistiek/Bijzondere opdrachten en feestmateriaal Gunstig onder voorwaarden

Standaardvoorwaarden stadsreiniging met feestcontainers.

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.

Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:

• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;

• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;

• alle eventuele schade wordt vergoed;

• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).

Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:

in de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.

De retributie per geleverde container bedraagt:

7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud.

Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.

Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.

Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.

Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.

De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.

Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.

Protocol Gunstig advies

Lokale politie / Openbare Orde / Evenementen Gunstig advies

Business en innovatie Gunstig advies

Volksgezondheid Gunstig onder voorwaarden

Gunstig zonder risicoanalyse van FOD Volksgezondheid.

Milieuvergunningen Gunstig advies

District Antwerpen Gunstig advies

Beleidsdoelstellingen

5 - Bruisende stad

1SBR07 - Evenementen versterken de verschillende troeven van de stad op lokaal, nationaal en internationaal niveau

1SBR0702 - Het faciliteren van evenementen en filmproducties over het ganse grondgebied onderstreept de verschillende troeven van de stad

1SBR070202 - Er is een effectieve en klantvriendelijke logistieke ondersteuning voor, tijdens en na het evenement of de filmproductie (feestmateriaal)

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van Swan Market, zoals hierboven beschreven, op 5 november 2017 op de Grote Markt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Artikel 2

Het college geeft opdracht aan:

Dienst	Taak
SB/L/BOF	om logistieke ondersteuning te voorzien volgens bonnummer B705420

Artikel 3

De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving	Bedrag	Boekingsadres	Bestelbon
retributie inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties	2.200,00 EUR	budgetplaats: 5318000000 budgetpositie: 7006010 functiegebied: 1SBR070201A00000 subsidie: SUB_NR fonds: intern begrotingsprogramma: 1SA050719 budgetperiode:1700	1003185414
leveren van elektriciteitsmaterialen tegen betaling volgens orderbevestiging B705420	230,00 EUR	budgetplaats: 5324500000 budgetpositie:705 functiegebied:1SBR070202A00000 subsidie: SUB_NR fonds: intern begrotingsprogramma:1SA050719 budgetperiode: 1700	verkooporder zal worden opgemaakt nadat het evenement heeft plaatsgevonden op basis van de aangevraagde materialen en eventuele interventies
leveren van afvalcontainers tegen betaling volgens orderbevestiging B705420	62,00 EUR	budgetplaats: 5324500000 budgetpositie:7006005 functiegebied:1SBR070202A00000 subsidie: SUB_NR fonds: intern begrotingsprogramma:1SA050719 budgetperiode: 1700	verkooporder zal worden opgemaakt nadat het evenement heeft plaatsgevonden op basis van de aangevraagde materialen en eventuele interventies