2017_CBS_08035 - Organisatie en logistieke en ondersteuning - StuDay 2017 - 28 september 2017 - Park Spoor Noord - Goedkeuring

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:

• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen; 
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd; 
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).

Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:

In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt: 7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.

Advies flyeren:

Het is verboden geschriften, drukwerken of pamfletten uit te delen die de netheid in het gedrang brengen. Iedere verdeler moet zelf of via een helper instaan voor het oprapen van de door het publiek in de omgeving weggeworpen exemplaren of voorwerpen. Bij het niet naleven van deze voorafgaande afspraak zal de verdeler, de verantwoordelijke uitgever en organisator van de activiteit waarvoor reclame wordt gemaakt hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld.

Sportopia geeft gunstig advies mits de organisator van Studay zich aan onderstaande voorwaarden houdt:

• de organisator mag in het kader van Studay gebruik maken van de attracties in Sportopia;
• hij draagt de volledige verantwoordelijkheid bij gebruik van de evenementenhal;
• de organisator stelt zelf monitoren ter beschikking die een opleiding dienen te volgen van minimum 2 uur;
• de organisator stelt een vast aanspreekpunt aan dat ter beschikking staat van de coördinator van SportingA;
• SportingA stelt een medewerker ter beschikking die kan worden geraadpleegd bij problemen en de bevoegdheid heeft om in te grijpen en dit in het geval van extreme problemen die de veiligheid in het gedrang kunnen brengen of bij overtreding van het huisreglement dat ten alle tijden moet worden nageleefd (te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/sportopia-2017/praktisch/huisreglement-sportopia-2017);
• het is niet toegelaten om te eten of te drinken in Sportopia;
• studenten waarbij dronkenschap wordt vermoed of vastgesteld, worden de toegang tot Sportopia ontzegd door de veiligheidsdiensten van de organisator; alle vastgestelde schade wordt na afloop van het evenement door de organisator vergoed;
• de organisator staat in voor het onderhoud van Sportopia tijdens en na het evenement;
• er wordt een waarborgsom van 5.000,00 euro betaald die na aftrek van schade na het evenement wordt teruggestort.

• de organisatie verschaft duidelijkheid over de parkeerplaatsen (voor wie, waar, openbaar of op priveterrein);
• de organisatie zorgt ervoor dat er niet foutgeparkeerd kan worden in Park Spoor Noord (terrein afzetten – stewards - …..);
• er moet voldoende ruimte, afgezet en bewaakt, worden voorzien voor de fietsenstallingen;
• de omleidingsroute voor fietsers moet duidelijk aangeduid zijn;
• de organisator geeft duidelijke bereikbaarheidsinformatie voor de openbaar vervoergebruikers (welke tramlijnen, welke afstaphaltes en hoe van de halte naar de inkom van het festivalterrein gaan).

Het Antwerps Studentenoverleg verleent positief advies ten aanzien van de organisatie van StuDay 2017 op de terreinen gelegen aan Park Spoor Noord in Antwerpen. We geloven dat deze locatie uitermate geschikt is voor de organisatie van het festival. 

Het advies wordt nog verwacht en zal worden bezorgd aan de organisator.

De organisator dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid die terug te vinden zijn in het aanvraagformulier.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

• het maximale geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
• op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II.Dit houdt in dat:

1. De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2. de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3. de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4. de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.

• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
• de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan ten allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

• het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen 1,5 meter vóór de gevels van de dichtstbijzijnde woningen mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C); Het aandeel van zware bastonen gemeten FOH dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB.

Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande richtlijnen bij evenementen:

• het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van het zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van het park na het beëindigen van het evenement). De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken;
• voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op- en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park. De inrichter ziet er op toe en treft hier de nodige maatregelen voor. De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers van het evenement niet parkeren in het park;
• schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht. Bij extreme weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot;
• op geen elk ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen. Ook de stockage van materialen onder de bomen is niet toegestaan;
• dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009( jaarnummer 18.6) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagdagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en /of na de manifestatie van het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de onkosten van de reiniging bij de organisator verhaald;
• daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat: er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen, alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie ook hetgene dat zich verspreid heeft naar omliggende straten of pleinen onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd. Alle eventuele schade wordt vergoed;
• de organisator dient permanent tijdens de volledige duur van het evenement ( van opbouw tot het finaal verlaten van het park) in te staan voor de verkeersstroom rond het park. Hij dient hiervoor de nodige stewards te voorzien die de verkeersstroom regelt rond het park. Ook dient hij erop toe te zien dat er niemand parkeert in het park;
• De organisator dient vanaf de opbouw tot het definitief verlaten van het park de groendienst actief te betrekken bij heel het opbouw- en afbraakproces van dit evenement.

Het evenement zal na afloop ook geevalueerd worden om te bekijken of een tweede editie in Park Spoor Noord mogelijk is.