2017_CBS_07973 - Sport. Sportevenementen 2017 - Race for the Cure (lopen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Race for the Cure is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en meer bepaald de doelsteling sport.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn voor de verschillende organisatoren van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de verschillende organisatoren;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …) gedurende de ganse periode van het evenement, staan de verschillende organisatoren in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de verschillende organisatoren. De verschillende organisatoren maken eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laten de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator die verantwoordelijk is voor de aangebrachte schade.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) ingedeeld in categorie 5 (overige extern georganiseerd nominatief vrijgesteld evenement) en wordt dus vrijgesteld van:

• retributie inname openbaar domein;
• retributie logistiek materiaal;
• nutsverbruik;
• afvalcontainers;
• retributie parkeerverbodsborden.

Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:

• opkuis;
• verwijderen straatmeubilair.

Dit evenement komt tevens in aanmerking voor het ontlenen van promotioneel materiaal van stad Antwerpen en Sporting A (in kader van de returnafspraken met de organisator). 

Hoofdstuk VI artikel 2.5  van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990).

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016  op  inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180).

Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).

Artikel 2 en artikel 4 van het retributiereglement van 27 juni 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Op 27 januari 2017 (jaarnummer 11182) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2017 goed, De Race for the Cure is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit. 

Think-Pink organiseert dit jaar voor de negende keer de Race for the Cure op de Gedempte Zuiderdokken. Dit evenement brengt lotgenoten, familie, vrienden en collega’s samen die willen lopen of wandelen voor de strijd tegen borstkanker. 

Het parcours van de tocht op zondag 24 september 2017 is als volgt: Waalsekaai, Schaliënstraat, De Gerlachekaai, Cockerillkaai, Sint-Michielskaai, Plantinkaai, Sint-Jansvliet, Scheldeken, Kromme Elleboogstraat, Kloosterstraat, Riemstraat. Dit parcours wordt tweemaal gelopen. Bij de eerste doortocht volgt na de Riemstraat opnieuw een passage langs de Waalsekaai. Bij de tweede doortocht stopt men niet aan de Waalsekaai maar slaan de lopers na de Riemstraat af naar de Scheldestraat en dan naar de Vlaamsekaai waar de aankomst is voorzien ter hoogte van de Verlatstraat.

Vanaf 9.00 uur worden de deelnemers verwacht in de Village op de Gedempte Zuiderdokken om hun inschrijving definitief te maken. De effectieve start van de loop (6 km) wordt om 11.00 uur gegeven door de schepen voor personeel, markten en foren, publiek domein, sport en diamant . De start van de wandeltocht (3 km) is voorzien om 11.30 uur. 

Voor, tijdens en na de Race kan iedereen terecht in het evenementendorp op de Gedempte Zuiderdokken. Hier zijn heel wat informatiestandjes, een bar, een brunch en animatie voorzien. Er worden ongeveer 6.500 deelnemers verwacht. Toeschouwers en deelnemers worden opgevangen in het evenementendorp, waar er voldoende ruimte en animatie is om voor spreiding te zorgen. Tijdens de middag is er ook plaats voorzien voor 1.500 brunchers. De organisatoren richten zich met dit evenement vooral naar (ex-)borstkankerpatiënten, hun vrienden en familie.

Om 15.00 uur is het einde voorzien en start de afbouw van het evenement.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd: 

• retributievrij gebruik van de Gedempte Zuiderdokken voor het houden van Race for the Cure op zondag 24 september 2017 van 9.00 uur tot 15.00 uur (opbouw start op vrijdag 22 september om 6.00 uur, de afbouw vindt aansluitend aan het evenement plaats); 
• gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen van de dienst Stadsbeheer/Bijzondere Opdrachten en Feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening en de op- en afbouw van de technische aansluitingen;
• gratis ter beschikking stellen, ledigen en reinigen van de nodige vuilniscontainers;
• wegnemen en terugplaatsen van straatmeubilair indien nodig;
• inzet van de dienst Lokale Politie/Openbare Orde/Evenementen;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• bewoners informeren door het maken en bussen van bewonersbrieven.

De afdeling mobiliteit en verkeer moet nog een finaal advies geven. De organisatie werkt voor dit evenement sowieso een aangepast mobiliteitsplan uit. Van zodra het definitief advies er is, wordt de organisator hiervan op de hoogte gebracht. Ook de adviezen van de lokale politie, ondernemen en stadsmarketing/markten en foren, Volksgezondheid, de brandweer en AG Vespa zijn in aanvraag en worden overgemaakt aan de organistor wanneer beschikbaar.