Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren.
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het college nam in zitting van 14 april 2017 (jaarnummer 3255) kennis van de aanvraag van De Roma vzw, Turnhoutsebaan 329 in Borgerhout vertegenwoordigd door Wietse Vermeulen om 'De grote omarming' te organiseren op Antwerps grondgebied op zondag 30 april 2017. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Visit Antwerpen/Evenementen om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
'De grote omarming' is een initiatief van het burgerplatform plan A. Van dit burgerplatform maken verschillende verenigingen, schoolgemeenschappen, culturele initiatieven, jeugdbewegingen enzovoort deel uit.
Tijdens 'De grote omarming' zal de organisatie 10 minuten lang een menselijke ketting vormen rondom het Antwerpse stadscentrum. Deze ketting wordt opgedeeld in 25 oriëntatiepunten die lopen van de Rijnkaai langs Park Spoor Noord, Zurenborg, Berchem, terug naar Het Zuid en tenslotte Linkeroever. Tijdens het vormen van de menselijke ketting worden op geen enkel moment kruispunten ingenomen.
De deelnemers verzamelen vanaf 14.30 uur aan de oriëntatiepunten. Ze kunnen zich op voorhand inschrijven om aan te geven naar welk punt ze zullen komen. Zo kan de organistie de mensen ook naar bepaalde verzamelpunten doorverwijzen om een zo goed mogelijke verdeling over de punten te bekomen. Het is de bedoeling om te starten om 15.00 uur aan de ketting, ten laatste om 15.15 uur zal deze actie afgelopen zijn.
Aan de oriëntatiepunten zullen breugelbakken geplaatst worden als richtpunt om te verzamelen. De ketting zal niet op de rijbaan gevormd worden. Met de politie werd afgesproken om de ketting te vormen op het voetpad of in de bermen langs de Singel. De ketting aan de kruispunten zal ook enkel gemaakt worden tijdens de momenten dat voetgangers mogen oversteken, dus bij groen licht voor de voetgangers. Er werd eveneens afgesproken met de lokale politie dat zij op enkele cruciale kruispunten, op het moment dat de ketting gemaakt wordt, een ploeg ter plaatse zullen sturen om een veilig verloop te garanderen. Op de andere kruispunten moet de organisatie zelf voorzien in stewards, vrijwilligers die de veiligheid garanderen.
Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen ingedeeld in categorie 5 (overige/niet winstgevend evenement).
Ruimtebeheer geeft uitsluitend advies over het gebruik van de Jachthavenweg. Er wordt geen infrastructuur geplaatst en het event is van zeer korte duur. Ruimtebeheer legt geen bijkomende voorwaarden op.
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande richtlijnen bij evenementen. Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van het zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van het park na het beëindigen van het evenement). De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken. Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park, de inrichter ziet er op toe en treft hier de nodige maatregels voor. De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers van het evenement niet parkeren in het park. Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht. Bij extreme weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot. Op geen elk ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen. Ook de stockage van materialen onder de bomen is niet toegestaan. Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagdagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en /of na de manifestatie van het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de onkosten van de reiniging bij de organisator verhaald. Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat: er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen, alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie ook hetgene dat zich verspreid heeft naar omliggende straten of pleinen onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd. Alle eventuele schade wordt vergoed. De tenten in Park Spoor Noord mogen alleen worden opgesteld op verhardingen niet op het gras.
Aanvulling op standaardvoorwaarden nr. 1764 - optocht, stoet, omloop, wieler- of loopwedstrijd, of gelijkaardig op de openbare weg
De vrije doorgang voor voertuigen van de hulpdiensten dient ten allen tijde gegarandeerd te worden. De organisator dient voldoende stewards te voorzien aan alle kruispunten, zodat de hulpdiensten zonder vertraging kunnen aanrijden
Het college keurt de effectieve organisatie van 'De grote omarming', zoals hierboven beschreven, op zondag 30 april 2017 op Antwerps grondgebied goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.