Stand van zaken gunningsprocedure
Op 21 december 2016 ontving AG VESPA tijdig de geactualiseerde technische BAFO en financiële BAFO van Berchem X Ring 3. De beide BAFO’s maken sindsdien het voorwerp uit van een grondig onderzoek door de diensten van AG VESPA, aangevuld met de jury en externe experten.
De beoordeling van de geactualiseerde technische BAFO en de financiële BAFO is afgerond en heeft neerslag gevonden in het beoordelingsverslag van de BAFO d.d. 13 april 2017.
Beoordeling van de BAFO
De BAFO’s van Berchem X Ring 3 NV werden overeenkomstig artikel 5.8 van de Gunningsleidraad als volgt beoordeeld:
“De BAFO's zullen worden beoordeeld naar de volledigheid ervan. Er wordt ook geverifieerd of deze voldoen aan de formeel gestelde eisen (regelmatigheid), zoals tijdig ingediend, ondertekend door bevoegd persoon, enz. Onverminderd de mogelijkheid voor de Aanbestedende Overheid om aanvullende gegevens op te vragen, kan een onvolledige BAFO of een BAFO die niet aan de formeel gestelde eisen voldoet, worden geweerd.”
Het besluit is dat de inschrijver een formeel regelmatige en volledige BAFO heeft ingediend.
De BAFO’s werden daarna beoordeeld in het licht van de in de Gunningleidraad vermelde gunningcriteria:
Voor de beoordeling van de kwalitatieve gunningscriteria heeft AG VESPA zich laten bijstaan door een jury, deels bestaande uit externe experten. De jury is als volgt samengesteld:
Voor LPA:
Voor AG VESPA:
Vertegenwoordiger van de administratie stadsontwikkeling:
Vertegenwoordiger van de administratie financiën:
Extern jurylid:
Het college neemt kennis van het beoordelingsverslag. Het verslag van de jury is als bijlage aan het beoordelingsverslag gehecht. Alle juryleden hebben hun akkoord met de inhoud van het beoordelingsverslag bevestigd, met dien verstande dat enkele nuances en bewoordingen werden toegevoegd of aangepast, zonder de eigenlijke inhoud van de beoordeling te wijzigen
AG VESPA wordt geconfronteerd met een situatie waarin slechts één inschrijver zich nog aandient voor het project "Mastergebouw LPA". In die omstandigheden wijzigt enigszins de wijze waarop de gunningsprocedure gevoerd moet en kan worden. Bijvoorbeeld heeft dit een impact op de beoordeling van de BAFO in die zin dat er geen rangschikking opgesteld kan worden. Immers, de puntentoekenning heeft als doel kwaliteitsverschillen of prijsverschillen tussen verschillende inschrijvers tot uitdrukking te brengen. In het beoordelingsverslag komen daarom voornamelijk verbeterpunten uit de beoordeling aan bod.
Desondanks heeft het projectteam van AG VESPA en LPA de BAFO van de inschrijver uitermate zorgvuldig onderzocht op haar merites en gebreken. AG VESPA streeft immers naar (i) een kwalitatief ontwerp voor het Mastergebouw in overeenstemming met het bestek dat de werking van de LPA ondersteunt en (ii) naar een aanvaardbare beschikbaarheidsvergoeding. Dat de BAFO van de inschrijver strikt genomen niet in mededinging tot stand is gekomen, heeft er niet toe geleid dat AG VESPA toegiften op haar initiële ambities heeft gedaan.
Op basis van de beoordeling van de BAFO blijkt dat het ontwerp en het bijhorende financiële deel voldoende uitgewerkt werd om over te gaan naar de volgende fase.
Uit het beoordelingsverslag blijkt dat het financieringsplan voldoende robuust en kwaliteitsvol is.
De netto contante waarde van de BAFO, zoals ingediend op 21 december 2016, bedraagt 204.396.260,00 euro. Dit bedrag zal nog wijzigen door onder meer de verhoging van de mijlpaalvergoeding van 45.000.000,00 naar 55.000.000,00 euro (en eventueel door wijzigingen op vraag van AG VESPA of de LPA voor zover deze binnen de voorwaarden vallen, zoals hieronder beschreven).
Op basis van het beoordelingsverslag kan worden vastgesteld dat het kwaliteitsniveau ten aanzien van de eerste offerte sterk verbeterd is. Dit neemt niet weg dat het projectteam van oordeel is dat na de aanduiding van de inschrijver als voorkeursbieder er nog belangrijke remediëringen en optimalisaties aan het BAFO-ontwerp en aan de juridisch-financiële BAFO doorgevoerd moeten worden. Het voorliggende beoordelingsverslag moet dan ook in die zin gelezen worden. De vastgestelde afwijkingen zijn geen afwijkingen in de zin van 5.9 van de gunningsleidraad, met name afwijkingen op een wijze die de vergelijkbaarheid van de BAFO’s in het gedrang kan brengen. Evenmin heeft AG VESPA de afwijkingen op dit moment aanvaard.
De remediëringen, die geen wijzigingen op vraag van AG VESPA of LPA zijn maar een aanpassing om te voldoen aan de outputspecificaties zijn, kunnen en mogen geen negatieve financiële impact hebben. Berchem X Ring 3 NV stelt in haar brief van 13 april 2017 onduidelijke voorwaarden bij haar bereidwilligheid om de technische BAFO met de outputspecificaties in overeenstemming te brengen zonder aanpassing (in meer) van de beschikbaarheidsvergoeding. Zo merkt Berchem X Ring 3 NV op dat er geen vermoeden geldt dat het ontwerp niet in overeenstemming met de outputspecificaties zou zijn. Het moet evenwel duidelijk zijn dat de bewijslast om aan te tonen dat het ontwerp van Berchem X Ring 3 NV aan de outputspecificaties voldoet bij de inschrijver ligt en niet bij AG VESPA. Evenmin kan aanvaard worden dat door een eventuele acceptatie van het ontwerp via de acceptatieprocedure door AG VESPA de verantwoordelijkheid voor de conformiteit met de outputspecificaties bij AG VESPA wordt gelegd.
Verhoging van de Mijlpaalvergoeding
Een verhoging van de mijlpaalvergoeding van 45.000.000,00 euro tot 55.000.000,00 euro (inclusief BTW) is financieel mogelijk gelet op de onvoorziene inkomsten die AG VESPA zal ontvangen naar aanleiding van de verkoop van het Oudaangebouw. De verhoging van de mijlpaalvergoeding heeft een positief effect op de te betalen beschikbaarheidsvergoeding ten gunste van AG VESPA. De investeringscomponent van de beschikbaarheidsvergoeding zal hierdoor dalen (het exacte bedrag is nog afhankelijk van de uiteindelijke financieringskosten). Anderzijds houdt dit geen wijziging van het economisch evenwicht in ten gunste van de inschrijver op een wijze die oorspronkelijk niet was voorzien. De voorgenomen verhoging is een financiële optimalisatie.
De grondprijs wordt betaald op contractdatum, terwijl het saldo (45.000.000,00 euro – grondprijs) zal betaald worden op beschikbaarheidsdatum (zoals voorzien in de gunningsleidraad). Over de modaliteiten van de betaling van het bijkomend bedrag zal AG VESPA met de inschrijver onderhandelen.
Herziening van de Beschikbaarheidsvergoeding
Het bedrag van de totale jaarlijkse beschikbaarheidsvergoeding (BBV) bij het indienen van de BAFO d.d. 21 december 2016, bedroeg 9.980.000,00 euro per jaar over 25 jaar (incl. BTW). Onder andere ten gevolge van de verhoging van de mijlpaalvergoeding kan het bedrag van de BBV herzien worden.
Het colleg aanvaardt een herziening van de investeringscomponent van de totale jaarlijkse BBV. Deze herziening is afhankelijk van de volgende voorwaarden:
De herziening wordt toegekend op basis van de financiële voorwaarden van de BAFO d.d. 21 december 2016 en houdt rekening met een mijlpaalvergoeding van 55.000.000,00 euro in plaats van 45.000.000,00 euro.
Berchem X Ring 3 NV zal uitgenodigd worden het financieel model aan het bovenstaande aan te passen.
Traject na aanduiding voorkeursbieder
Gelet op de in het beoordelingsverslag gemaakte vaststellingen dat de BAFO van Berchem X Ring 3 NV nog op belangrijke punten geremedieerd en geoptimaliseerd moet worden, is er tussen het projectteam van AG VESPA, LPA en de inschrijver een plan van aanpak overeengekomen om tot de noodzakelijke aanpassingen aan de technische en financiële BAFO van Berchem X Ring 3 NV te komen. Samengevat zal in werkgroepen en stuurgroepen getracht worden om binnen de voorwaarden van de opdrachtdocumenten op technisch, financieel en juridisch vlak tot volledige overeenstemming te komen, alsook om de technische en financiële BAFO in staat van volledige aanvaarding te brengen, teneinde tot gunning te kunnen overgaan.
Het projectteam van AG VESPA zal ondubbelzinnig haar bemerkingen aan de inschrijver op de technische en de financiële BAFO overmaken, teneinde die in staat te stellen de nodige aanpassingen door te voeren.
Het college neemt kennis van die werkwijze en benadrukt het belang van een aanvaardbaar ontwerp voor het mastergebouw tegen een aanvaardbare prijs teneinde tot gunning te kunnen overgaan.
Vergunningstraject
Op dit moment is de stand van het verkrijgen van een basisvergunning als volgt gekend:
Op basis van het bovenstaande kan worden afgeleid dat er op het moment van de contract close nog een aangepaste stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning, incl. verwerking van de afwijkingsaanvraag brandveiligheid, nodig zal zijn.
Omdat na contract close van de DBFM-overeenkomst het vergunningsrisico in principe bij de opdrachtgever ligt, dringt een aanpassing van de risico-verdeling op dit punt zich op.
Het college geeft opdracht om een aangepaste risico-verdeling met betrekking tot het vergunningsrisico met de inschrijver te onderhandelen, waarbij het uitgangspunt is dat AG VESPA niet kan instaan voor vergunningsrisico’s als gevolg van noodzakelijke primaire vergunningen (stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning) die op het ogenblik van contract en financial close nog niet definitief en uitvoerbaar zijn.
Artikel 26, §2, 1°, b) van de wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst.
In het kader van het masterplan huisvesting van de lokale politie dient een Mastergebouw ontwikkeld te worden waarin alle beleidsuitvoerende en beleidsondersteunende diensten centraal gehuisvest worden met uitzondering van de gedeconcentreerde onthaal- en wijkwerking.
Op 24 november 2014 (jaarnummer 2014_GR_00890) keurde de gemeenteraad het algemeen kader voor de realisatie van het Mastergebouw voor de lokale politie Antwerpen (LPA) goed.
Op 06 februari 2015 keurde de raad van bestuur van AG VESPA het bestek voor de realisatie van het Mastergebouw voor de lokale politie Antwerpen (LPA) goed.
Op 02 maart 2015 (jaarnummer 2015_GR_00111) keurde de gemeenteraad het bestek voor de realisatie van het Mastergebouw voor LPA goed.
Op 18 mei 2015 keurt de raad van bestuur van AG VESPA de principes voor goedkeuring van wijzigingen aan het bestek goed.
Op 10 augustus 2015 bekrachtigde het directiecomité van AG VESPA de wijziging van de termijn voor het indienen van de eerste offerte voor het Mastergebouw LPA.
Op 21 augustus 2015 nam het college kennis van de principes voor wijzigingen aan het bestek voor het Mastergebouw voor de LPA.
Op 18 december 2015 keurt de raad van bestuur van AG VESPA de wijziging van de planning van de gunningsfase voor het Mastergebouw LPA goed en daaraan gekoppeld de wijziging in timing voor afsluit biedingen verkoop Oudaan.
Op 05 februari 2016 keurt de raad van bestuur van AG VESPA de wijziging van de planning van de gunningsfase voor het Mastergebouw LPA goed, daaraan gekoppeld de wijziging in timing voor afsluit biedingen verkoop Oudaan en geeft het mandaat aan het directiecomité van AG VESPA om verschuivingen in de detailplanning van de gunningsprocedure goed te keuren.
Op 10 mei 2016 keurde de raad van bestuur van AG VESPA het Best and Final Offer (BAFO)-bestek en de specifieke samenwerkingsovereenkomst tussen stad/LPA en AG VESPA voor het Mastergebouw goed, hierbij inbegrepen de doorbetalingsgarantie en de side letter.
Op 08 augustus 2016 diende de inschrijver Berchem X - Ring 3 NV als enige bieder een technische BAFO in.
Op 05 september 2016 beslist het directiecomité van AG VESPA de timing voor het indienen van de financiële BAFO, met uitzondering van de bieding voor Oudaan die behouden blijft op 06 september 2016, uit te stellen en te koppelen aan de volledigheids- en ontvankelijkheidsverklaring van de vergunningsaanvraag van de enige bieder.
Op 10 november keurt de raad van bestuur van AG VESPA het uitstel voor het indienen van de financiële BAFO van 17 november 2016 naar 21 december 2016 goed.
De raad van bestuur van AG VESPA keurt goed dat gelijktijdig met de financiële BAFO door de inschrijver eveneens een geactualiseerde technische BAFO wordt ingediend. Het feit dat er slechts één inschrijver overblijft heeft geleid tot het loslaten van het in de Gunningsleidraad voorziene verloop van de onderhandelingsprocedure. Zo heeft de raad van bestuur van AG VESPA geoordeeld, onder meer op basis van een tussentijdse evaluatie van de technische BAFO d.d. 8 augustus 2016, de gewijzigde vooropgestelde timing en de vergunningstechnische situatie, dat zij een nieuwe, geactualiseerde technische BAFO kon uitvragen.
Op 25 november 2016 keurt de raad van bestuur van AG VESPA de vervolgstappen met betrekking tot het verloop van de gunningsprocedure goed.
Op 21 december 2016 ontving AG VESPA tijdig de geactualiseerde technische BAFO en financiële BAFO van Berchem X Ring 3.
AG VESPA treedt voor het project mastergebouw LPA op als opdrachtgever en aanbestedende overheid.
Op basis van artikel 236§1 van het Gemeentedecreet en de Beheersovereenkomst tussen stad en AG VESPA is de raad van bestuur van AG VESPA dus principieel bevoegd om de beslissingen met betrekking tot de opdracht te nemen en de voorkeursbieder aan te duiden.
Hoewel een goedkeuring door het college en/of de gemeenteraad niet noodzakelijk is, acht AG VESPA het overeenkomstig de principes voor besluitvormingstrajecten, zoals aangenomen bij goedkeuring van het algemeen kader voor het project (2014_CBS_10253 en 2014_GR_00890) opportuun om over een formele goedkeuring van LPA van de aanduiding te beschikken door middel van een goedkeuring van het college.
Het college neemt kennis van beoordelingsverslag d.d. 13 april 2017, inclusief bijlagen, met daarin de materiële en formele motieven om Berchem X Ring 3 NV als voorkeursbieder aan te duiden, en maakt zich de inhoud middels voorliggende beslissing uitdrukkelijk eigen.
Het college beslist:
Het college keurt de verhoging van de mijlpaalvergoeding/eénmalige vergoeding met 10.000.000,00 euro (inclusief BTW) goed.
Het college keurt de herziening van de bruto beschikbaarheidsvergoeding (BBV) tot maximaal 9.500.000,00 euro inclusief BTW goed aan volgende voorwaarden: