2017_CBS_02906 - Briefwisseling - Digitale handtekening collegiale brieven - Goedkeuring

Omwille van de administratieve vereenvoudiging en digitalisering groeit de noodzaak om het proces van de collegiale brieven te evalueren.

Dit komt voort uit twee struikelblokken:

• het is weinig transparant waar de brieven op elk moment zijn;
• de doorlooptijd is momenteel relatief lang.

In 2016 bedroeg de doorlooptijd tussen de goedkeuring door het college en de verzending van de brief door de dienst Besluitvorming tussen de 4 en 18 dagen. Dit impliceert dat collegiale brieven momenteel zelden of nooit op de dag van het college verstuurd worden. 

Om de werklast te verminderen is het van belang om de doorlooptijd van de verzending van de collegiale brieven te verlagen. Om deze werklastvermindering te bekomen en de rechtszekerheid te blijven garanderen, kiest de stad ervoor om de handtekening digitaal te plaatsen. 

Dit betekent: 

• het college keurt het punt met betrekking tot de collegiale brief goed;
• na de zitting controleert de dienst besluitvorming welke collegiale brieven er goedgekeurd werden;
• de dienst Besluitvorming plaatst de gescande handtekening van de stadssecretaris op de collegiale brief en stuurt deze door naar het betrokken kabinet;
• het klantenteam of secretariaat van het kabinet plaatst de gescande handtekening op de collegiale brief en stuurt deze per mail naar de dienst Besluitvorming;
• de dienst Besluitvorming verstuurt de collegiale brief op dezelfde dag.