Voor het correct bezorgen van loketproducten op locatie maakt de stad gebruik van een aantal persoonsgegevens. Wanneer de burger een bezorging van een document aanvraagt, worden door de stad volgende persoonsgegevens geregistreerd in een eigen toepassing (bezorgtoepassing). Rijksregisternummer, naam, voornaam, domicilieadres, telefoonnummer en indien mogelijk e-mailadres.
De naam, voornaam, het domicilieadres, het telefoonnummer en het e-mailadres (indien beschikbaar) worden met het oog op een correcte en vlotte bezorging doorgegeven aan de koerierdienst Dynasure. Zij maken dan een afspraak met de burger voor bezorging. De burger wordt er bij de keuze voor bezorging van op de hoogte gebracht dat zijn contactgegevens aan de bezorgdienst worden doorgegeven.
De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24 mei 2016 en effectief van toepassing vanaf 25 mei 2018 voorzien in verplichtingen in het kader van de verwerking van persoonsgegegevens. Er zijn twee stappen nodig:
- aangifte bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer door de verantwoordelijke van de verwerker
- het afsluiten van een verwerkersovereenkomst tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en de verwerker
De aangifte bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer werd goedgekeurd door het college op 1 december 2017 (jaarnummer 10328).
In de verwerkersovereenkomst worden de verplichtingen van de verantwoordelijke voor de verwerking en de verwerker ten opzichte van elkaar opgenomen. De verplichtingen stemmen inhoudelijk overeen met de verplichtingen die men heeft op basis van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24 mei 2016 en effectief van toepassing vanaf 25 mei 2018.
De verwerkersovereenkomst werd opgesteld en wordt voorgelegd aan het college.
Op 20 mei 2016 besliste het college tot een nieuwe dienstverlening, waarbij loketproducten op locatie bezorgd zullen worden (jaarnummer 4338).
Ter uitvoering van dat besluit werd op 20 juli 2017 beslist door het college om de gunning voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor het bezorgen van loketproducten op locatie, op basis van bestek GAC/2016/3999, toe te kennen aan Dynagroup b.v. Mercator 2, 6135 KW Sittard (Nederland), met ondernemingsnummer NL80440672B01. (jaarnummer 6555)
Bij de verwerking van persoonsgegevens dient de verantwoordelijke voor de verwerking (in casu de stad, vertegenwoordigd door het college) en de verwerker (in casu Dynagroup b.v.) een aantal verplichtingen na te leven. De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24 mei 2016 en effectief van toepassing vanaf 25 mei 2018 voorzien dat er tussen de verantwoordelijke van de verwerking en de verwerker een overeenkomst afgesloten wordt over hun wederzijdse rechten en verplichtingen.
Het college keurt de verwerkersovereenkomst goed die wordt afgesloten met Dynagroup B.V.