In het bijzonder wenst de provincie in de toekomst gebruik te maken van de archiveringsoplossing van de stad. Door de samenwerking beogen stad en provincie eveneens nieuwe functionaliteiten van de bestaande applicatie uit te werken. Provincie en stad beogen beiden infrastructuur, personeel en middelen ter beschikking te stellen voor het (verder) uitwerken van deze archiveringsoplossing.
De bestaande archiveringsoplossing van het e- of digitaal depot van de dienst bestuurszaken/stadsarchief waarvan de Provincie in de toekomst gebruik zal maken, omvat volgende elementen:
Zowel de Provincie als de Stad infrastructuur, personeel en middelen ter beschikking stellen voor het (verder) uitwerken van een archiveringsoplossing. In een addendum bij de overeenkomst zullen de kosten worden vastgelegd en toegewezen. De Stad en Digipolis maken een kostenraming op die in overleg met de Provincie wordt vastgelegd. De Provincie zal instaan voor de opstartkosten om de infrastructuur van de Stad klaar te maken voor gebruik; de Stad zal deze taken uitvoeren samen met Digipolis. Verdere ontwikkelingen zullen in de toekomst gezamenlijk worden gedragen.
De partijen zullen deze overeenkomst zorgvuldig en naar beste vermogen uitvoeren. Wat het uitwerken van de archiveringsoplossing betreft, gaan de partijen enkel een middelenverbintenis aan. In ieder geval blijft elk van de partijen de eigenaar van de bestaande kennis - en van de eventuele intellectuele eigendomsrechten die hierop zouden rusten - die zij inbrengen bij de uitbouw van de archiveringsoplossing.
De stad biedt technische ondersteuning aan de provincie voor het medegebruik van de archiveringsoplossing. Voor deze ondersteuning zal tussen stad en provincie een service-licensieovereenkomst worden opgesteld.
Tussen de twee functiebeherende administraties en archivarissen van stad en provincie zijn reeds contacten geweest om te kijken of de samenwerking in de praktijk tot de beoogde resultaten kunnen leiden. In een terugkoppeling waar de stadssecretaris en de provinciegriffier als verantwoordelijken voor de organisatie van het beheer van het archief aanwezig waren, werd dit positief geëvalueerd.
De wetgever heeft de samenwerking tussen openbare diensten met het oog op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen mogelijk gemaakt. In de regelgeving overheidsopdrachten is in de nieuwe wet van juni 2016, artikel 31 de niet-geïnstitutionaliseerde horizontale samenwerking voorzien.
De stad Antwerpen heeft een performante digitale archief- en depotwerking. De provincie Antwerpen, die op zoek is naar een digitale archiveringsoplossing, wenst hiervan gebruik te maken vanuit een dubbele beweegreden.
Enerzijds is de stedelijke digitale archiefapplicatie kwalitatief van hoog niveau. Anderzijds kunnen de stad en de provincie als samenwerkende openbare besturen er door een krachtenbundeling en schaalvergroting voor zorgen dat deze applicatie in een kostendelend perspectief gemeenschappelijk up-to-date gehouden kan worden. In een snel evoluerende digitale samenleving is dit van groot belang.
De middelen zullen gecompenseerd worden voorzien met budgetwijziging 2018.
De gemeenteraad keurt de samenwerking tussen stad en provincie voor gebruik van digitaal depot goed.
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
|
Omschrijving |
Bedrag |
Boekingsadres |
Bestelbon |
|
Gebruik digitaal depot |
|
budgetperiode: 1800 mits goedkeuring budgetwijziging 2018 door het college, de gemeenteraad en de hogere overheid budgetperiode 1900-2300 mits goedkeuring van het budget door het college, de gemeenteraad en de hogere overheid |
|
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
|
Omschrijving |
Bedrag |
Boekingsadres |
Bestelbon |
|
Gebruik digitaal depot |
|
budgetpositie: 746 begrotingsprogramma: 1SA070130 budgetperiode: 1800 - 2300 |
|