De aanbestedende overheid onderzocht de vraag van de betrokken firma.
Het logboek van e-procurement toont inderdaad aan dat de onderneming op 31 maart 2017 documenten indiende. Echter werden deze documenten op een later tijdstip, met name op 4 april 2017 om 13u37, weer verwijderd volgens hetzelfde logboek. De verwijderde bestanden werden onderzocht door de aanbestedende overheid. Samen vormen zij geen volwaardige kandidatuur, de documentstructuur omvat meerdere lege mappen en er ontbreken essentiële documenten. Vervolgens, op de dag van de opening, werd het dossier om 9u31 slechts een enkele keer geraadpleegd door Van Looy Group nv. Op dat ogenblik werden er door haar geen stukken opgeladen. Het proces-verbaal van de opening, dat automatisch door de e-procurementtoepassing zelf gegenereerd wordt, concludeert door het verloop van deze gebeurtenissen terecht dat er finaal geen ingediende documenten zijn.
Uit het logboek kan de aanbestedende overheid opmaken dat andere ondernemingen er wel in slaagden om op 27 april jl. succesvol hun kandidatuur in te dienen. Welk technisch probleem zich specifiek voor Van Looy Group nv heeft voorgedaan is onduidelijk, de firma toont ter zake niets aan. Alleszins werd door de dienst e-procurement geen noodprocedure geactiveerd omwille van een technisch manco van de toepassing.
Op basis van het verrichtte onderzoek kan het verzoek van de onderneming niet ingewilligd worden. De aanbestedende overheid heeft immers geen technisch probleem kunnen vaststellen. Bovendien zou de aanbestedende overheid het gelijkheidsbeginsel schenden indien ze Van Looy Group nv in de gelegenheid zou stellen om na de uiterste datum en het uiterste uur voor de opening van de aanvragen tot deelneming alsnog een kandidatuur in te dienen. De toepasselijke selectieleidraad stelt overigens dat een dergelijke laattijdige kandidatuur alleszins niet in aanmerking komt voor selectie.
Overeenkomstig artikel 51 § 1 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 moet elke aanvraag tot deelneming individueel en schriftelijk worden ingediend.
Voor de opdracht "Design and build - Technische Cluster Noord" werd onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2015/3063 uitgeschreven. De aanvragen tot deelneming moesten uiterlijk tegen 27 april 2017 om 9u45 worden ingediend.
Op 27 april 2017 om 10u53 ontving de aanbestedende overheid een e-mail van de onderneming Van Looy Group nv, Noordersingel 19 te 2140 Borgerhout, met ondernemingsnummer 0432.104.910. Daarin stelde de firma dat het niet gelukt was om tijdig haar kandidatuur in te dienen en dit omwille van een technisch probleem. Ze verzocht de aanbestedende overheid om haar alsnog een kans te geven het dossier in te dienen. Verder verklaarde de firma reeds een kandidatuur te hebben ingediend op 31 maart 2017, verwijzend naar het logboek van de e-procurementtoepassing.
Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Het college beslist om het verzoek van de onderneming Van Looy Group nv, Noordersingel 19 te 2140 Borgerhout, met ondernemingsnummer 0432.104.910 om alsnog een kandidatuur in te dienen voor de opdracht GAC/2015/3063 voor "Design and build - Technische Cluster Noord" af te wijzen.