2017_CBS_09783 - Bestek GAC/2017/4508 - Raamovereenkomst voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de groep Antwerpen. Stopzetting GAC/2017/4508, perceel 1 en heraanbesteding onder bestek GAC/2017/5021 - Goedkeuring

Motivering van de procedure

Er wordt gekozen voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, omdat dwingende spoed voortvloeiend uit onvoorzienbare gebeurtenissen de aanbestedende overheid verhindert de termijnen voor de openbare procedure, niet-openbare procedure en de mededingingsprocedure met voorafgaande bekendmaking in acht te nemen, terwijl deze omstandigheden niet aan de aanbestedende overheid te wijten zijn.

De aanbestedende overheid heeft op 8 mei 2017 de opdracht GAC/2017/4508 raamovereenkomst voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de groep Antwerpen bekendgemaakt. Deze opdracht werd geplaatst volgens een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Wat perceel 1 (mediastrategie & lokale, nationale en internationale mediaplanning en -aankoop) betreft, dienden drie kandidaten een offerte in, waarvan er op 28 juli 2017 twee werden geselecteerd om in de tweede fase een offerte in te dienen.

De uiterste datum voor indiening van de offertes van de geselecteerde kandidaten werd vastgesteld op 7 november 2017 om 11.15 uur. Op het voormeld ogenblik van de opening van de offertes stelde de aanbestedende overheid vast dat geen van de twee geselecteerde kandidaten een offerte had ingediend.

Ongeveer een uur na de uiterste indieningsdatum van de offertes, ontving de aanbestedende overheid een e-mail van één van de geselecteerde inschrijvers dat hij het uiterste uur voor de indiening van de offertes foutief had gelezen. Nochtans had de betreffende kandidaat een volledig uitgewerkte offerte voorbereid.

Uit nader onderzoek omtrent de reden waarom de andere geselecteerde inschrijver geen offerte had ingediend voor perceel 1 van de opdracht GAC/2017/4508, bleek dat deze zijn offerte voor perceel 1 per vergissing had ingediend bij het verkeerde perceel (namelijk perceel 2).

Uit het voorgaande stelt de aanbestedende overheid vast dat beide inschrijvers de ontegensprekelijke bedoeling hadden een offerte in te dienen voor perceel 1 van GAC/2017/4508. Zij hadden hun voornemen tot indiening van een offerte overigens sinds de selectie verscheidene keren bevestigd, zelfs nog de dag vóór de uiterste datum van indiening van de offertes. Nochtans geven zij aan per vergissing hun opgemaakte offerte laattijdig of voor een foutief perceel te hebben ingediend.

Gelet op het voorgaande had de aanbestedende overheid het gerechtvaardigde vertrouwen dat de voormelde twee kandidaten een (regelmatige) offerte zouden indienen. De aanbestedende overheid heeft tijdens de plaatsingsprocedure van de opdracht GAC/2017/4508 tevens steeds gehandeld als een normale, zorgvuldige en vooruitziende overheid. Zij heeft immers tijdig de opdracht geplaatst, de geselecteerde kandidaten voldoende tijd gegeven om een volwaardige en gepaste offerte in te dienen, …

De feiten zoals hierboven vermeld, waren voor haar dan ook onvoorzienbaar. Ingevolge deze onvoorzienbare gebeurtenis, welke kennelijk niet aan de aanbestedende overheid te wijten zijn, heeft de aanbestedende overheid veel kostbare tijd verloren, zodat ze genoodzaakt is om een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking te plaatsen. Enkel via deze procedure, zonder wettelijke aankondigingstermijn, kan ze immers nog tijdig in haar behoefte voorzien.

Om ervoor te zorgen dat bewoners of bezoekers van de stad Antwerpen optimaal worden geïnformeerd via aangekochte mediaruimte, wordt door een mediabureau een mediaplan op jaarbasis opgesteld. Zij gaan hiervoor per campagne reeds maanden op voorhand onderhandelen over de beste plaatsing van advertenties in kranten, magazines, op websites of zendtijd op radio of televisie. Aangezien deze plaatsen beperkt zijn, zijn er veel gegadigden en wordt er door de mediaregies een systeem gehanteerd waarbij de eerste aanvrager de beste keuze heeft en daardoor ook de meeste mogelijkheden heeft om met zijn aangekochte mediaruimte zijn doelgroep goed te bereiken.

Door met een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking een nieuwe mediapartner te rekruteren, kan de stad Antwerpen vermijden dat er een ‘leemte’ ontstaat tussen het einde van het lopende contract op 16 februari 2018 en het ingaan van het nieuwe contract. Door die ‘leemte’ ontstaat het risico dat de beoogde doelgroep van campagnes die op dat moment worden opgestart, niet optimaal zal worden geïnformeerd en bereikt, omdat het mediaplan niet tijdig kan worden opgesteld en de beste beschikbare mediaruimte niet kan worden aangekocht.

Bestek en procedure

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver, die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria:

1. Team/Service-level op een totaal van 20 punten;
2. verloningsvoorstel op een totaal van 10 punten;
3. negotiatiekracht op een totaal van 20 punten;
4. uitwerken case “Mode 2020” op een totaal van 50 punten.

De ondernemers die tijdig een regelmatige offerte indienen en niet als winnaar worden weerhouden, ontvangen een forfaitaire vergoeding van 2.500,00 EUR inclusief btw.

Stopzetting

In toepassing van artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, houdt het volgen van een procedure geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.

Bestek en procedure

In toepassing van artikel 42, §1, 1°, b) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat, voor zover strikt noodzakelijk, wegens dwingende spoed, voortvloeiend uit onvoorzienbare gebeurtenissen, de bij de andere procedures (met uitzondering van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking en het innovatiepartnerschap) gestelde termijnen niet in acht kunnen worden genomen.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

In toepassing van de artikelen 2, 6° en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aanvullende aankoopactiviteiten verricht die bestemd zijn voor andere aanbesteders die in de opdrachtdocumenten zijn aangeduid.

Voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de groep Antwerpen, werd onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2017/4508 uitgeschreven. Met collegebeslissing van 28 juli 2017 werden twee kandidaten weerhouden voor perceel 1 "Mediastrategie & lokale, nationale en internationale mediaplanning en -aankoop".

Op 7 november 2017 werd door geen van beide weerhouden kandidaten een offerte ingediend.

Bij deze raamovereenkomst treedt de stad op als aankoopcentrale voor de aankoopgroep Antwerpen. Indien andere entiteiten dan de stad afnemen op deze raamovereenkomst, zal dat gebeuren in eigen naam en voor eigen rekening. De vastleggingen voor die deelopdrachten zullen dan ook op de eigen budgetten gebeuren.

Bestek en procedure

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Stopzetting

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.