De huidige regelgeving schrijft een aantal vormvereisten voor die nageleefd moeten worden. De vormvereisten voor een vergunning en een weigering zijn vastgelegd in verschillende modellen. De modellen voorzien in een handtekening namens het college van burgemeester en schepenen. Om een rechtsgeldige beslissing af te leveren dient het voorgeschreven model gevolgd te worden.
Deze verplichte ondertekening is op dit moment een vertragende factor in de administratieve afhandeling bij het vergunningsproces. Na de beslissing door het college van burgemeester en schepenen moeten zowel de bevoegde schepen als het diensthoofd de documenten en plannen digitaal of analoog ondertekenen. Hiervoor wordt vaak de opgelegde termijn om binnen 10 dagen na beslssing te betekenen aan de klant niet gehaald.
Als oplossing voor technische problemen en de administratieve vertraging wordt de afschaffing van de analoge of digitale ondertekening van het vergunnings- of weigeringsdocument voorgesteld. Het vergunnings- of weigeringsdocument zal als bijlage aan het besluit wordt gevoegd en op voorhand ondertekend zijn door middel van een ingescande handtekening.Verder zal het college ook formeel zijn goedkeuring hechten aan de plannen via een plannenoverzicht. De plannen uit het dossier maken integraal deel uit van de vergunning of weigering. Dit om te vermijden dat de plannen alsnog analoog of digitaal ondertekend moeten worden.
Het proces Vergunningen zal vanaf de zitting van 10 november 2017 worden aangepast.
Artikel 1 ministerieel besluit van 16 augustus 2010 tot bepaling van de vorm van de beslissingen van het college van burgemeester en schepenen over aanvragen tot stedenbouwkundige vergunning en verkavelingsaanvragen
Sinds de start van de digitale bouwaanvraag worden alsmaar meer aanvragen via digitale weg ingediend. Bijna 80% van de aanvragen voor stedenbouwkundige vergunningen zijn digitale aanvragen. Digitaal ingediende aanvragen dienen bijgevolg digitaal ondertekend te worden. Ingevolge recente technische problemen met de digitale handtekening wordt een aangepaste werkwijze voorzien om deze technische problemen definitief uit te schakelen.
Het college keurt de aangepaste werkwijze goed waarbij de handtekening (analoog en digitaal) van een vergunning of weigering wordt vervangen door een ingescande handtekening en de vergunning/weigering als bijlage aan het besluit wordt toegevoegd.