Begin 2017 besliste de bedrijfseenheid Financiën om te bekijken of de overeenkomst van 2007 nog steeds aansloot bij de huidige manier van werken. Er is een analyse gebeurd op het aantal administratieve VTE's en de werkelijk genomen kopieën in 2016. Hiervoor werd informatie ingewonnen bij de bedrijfseenheid Personeelsmanagement en Digipolis.
Als de stad de forfaitaire berekening van 220 kopies toepast op het aantal VTE's in 2016, komt dit op een bedrag van 43.826,22 EUR. (220 kopieën x 3.595,85 VTE = 791.087 stuks x 0,0554 EUR)
In 2016 werden er binnen de stad 931.010 kopieën genomen.
Als er rekening wordt gehouden met het forfait van 220 kopies per VTE, dan betekent dit voor de stad 791.087 stuks ( 220 kopieën x 3.595,85 VTE). Dit zou betekenen dat 85% van de kopieën uit beschermde werken worden gemaakt.
Omdat de stad reeds geruime tijd op digitaliseren en slim werken inzet, kan het percentage van 85% onmogelijk waarheidsgetrouw zijn.
Volgens Reprobel lag in 2016 het gemiddelde percentage van beschermde werken voor de overheid op 6%. Indien het gemiddelde wordt toegepast op de gemaakte kopieën in 2016 is het resultaat 55.860,6 stuks (6% van 931.010 kopieën)
Als de stad overgaat naar een manuele volume-aangifte op basis van een gemiddelde van 6% op de effectief gemaakte kopieën in 2016, zal deze een bedrag van 3.094,68 EUR (55.860,6 x 0,0554 EUR) betalen.
Protocolovereenkomst met betrekking tot de reprografie afgesloten tussen de stad Antwerpen en Reprobel CVBA op 16 maart 2007.
Deze overeenkomst wordt telkens onder dezelfde voorwaarden voor de duur van één jaar verlengd, tenzij door één van beide partijen ten minste drie maanden voor de vervaldag een opzegging wordt betekend.
Gelet op het Koninklijk Besluit van 30 oktober 1997 betreffende de vergoeding verschuldigd aan auteurs en uitgevers voor het kopiëren voor privé-gebruik of didactisch gebruik van werken die op grafische of soortgelijke drager zijn vastgelegd (Belgisch Staatsblad 7 november 1997, pagina 29912), gewijzigd door het Koninklijk Besluit van 13 december 2002 (Belgisch Staatsblad 14 januari 2003), hierna genoemd "het KB"; dit KB bepaalt de nadere regels voor de inning en de verdeling van en de controle op de vergoedingen.
Koninklijk Besluit van 5 maart 2017 betreffende de vergoeding voor reprografie verschuldigd aan auteurs, Belgisch Staatsblad, 10 maart 2017).
Volgens de wet van 30 juni 1994 moet iedere persoon of rechtspersoon die een kopieermachine bezit en hierop fotokopieën maakt uit werken die auteursrechtelijk beschermd zijn, hiervoor een vergoeding bepalen. Reprobel is de officiële instantie die bevoegd is om deze vergoeding te innen (Koninklijk Besluit van 30 oktober 1997).
In de zitting van 16 maart 2007 (jaarnummer 3383) keurde het college een protocol-overeenkomst met Reprobel voor een forfaitaire vergoeding voor het maken van kopieën van auteursrechtelijk beschermde werken goed.
De forfaitaire vergoeding wordt vastgesteld op basis van het aantal kopieën per VTE. Het gemiddeld aantal per VTE wordt elk jaar vastgesteld na overleg met de VVSG.
Voor dit jaar werd het gemiddeld aantal kopieën per VTE vastgesteld op 220.
In het Koninklijk Besluit van 10 maart 2017 over de reprografievergoeding en de wettelijke uitgeversvergoeding is volgende wijziging opgenomen:
Het college keurt goed dat er de aangifte voor het maken van kopieën van auteursrechtelijk beschermde werken gewijzigd wordt van een forfaitaire overeenkomst naar een volume-aangifte.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Reprobel CVBA Troonstraat 98-1 -3 1050 Elsene Ondernemingsnr.: BE0453088681 Rekeningnr.: BE11 3101 3826 0048 |
3.094, 68 EUR | budgetplaats: 5170100000 budgetpositie: 613 functiegebied: 1HSB010401A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA070111 budgetperiode: 1700 |
4005200063 |