Besluit

2017_CBS_08858 - Omgevingsvergunningen - Bevoegdheden college en gemeentelijke omgevingsambtenaren - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 17/11/2017 - 09:00 Hofstraat

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Caroline Bastiaens, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Fons Duchateau, schepen; Sven Cauwelier, stadssecretaris

Afwezig

Ludo Van Campenhout, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Sven Cauwelier, stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Regelgeving: bevoegdheid

Het Omgevingsvergunningendecreet en het Omgevingsvergunningenbesluit vermelden nergens de mogelijkheid noch de verplichting tot het formeel regelen van de taakverdeling binnen het gemeentebestuur. Aangezien het college het hoogste van de betrokken gemeentelijke organen is, komt het haar toe de taken te verdelen.

Aanleiding en context

Vanaf 23 februari 2017 zijn het Omgevingsvergunningendecreet (OVD) en zijn uitvoeringsbesluiten (OVB) in werking getreden. Vanaf dan konden bij de provincies en bij het Vlaamse Gewest de dossiers volgens de nieuwe procedures van dat decreet opgestart worden. In sommige van deze procedures moet de stad ook taken uitvoeren.

Voor de dossiers waarvoor de stad zelf het bevoegde bestuur is, heeft de stad, net als nagenoeg alle andere Vlaamse gemeenten, uitstel gekregen tot 1 januari 2018. Vanaf dan moet de stad ook zelf omgevingsvergunningsaanvraagdossiers ontvangen, behandelen en beslissen volgens de nieuwe procedures.

In de omgevingsvergunningsreglementering worden bepaalde taken aan respectievelijk het college of de gemeentelijke omgevingsambtenaar (GOA) toegewezen. Deze taken worden in onderstaande tabel opgesomd, met aanduiding aan wie de taak is toegewezen. Bepaalde taken verlopen (deels) zoals de huidige procedures voor vergunningsaanvragen; waar dit zo is, worden voor die procedures enkel de taken opgesomd die niet gemeenschappelijk zijn met deze procedures.

taken	CBS	GOA
Projectvergadering
beslissen over houden van projectvergaderingen op vraag van initiatiefnemer om uit te maken of project werk van algemeen belang met ruimtelijk beperkte impact is (OVB art. 6)	X
beslissen om op eigen initiatief of op vraag van initiatiefnemer derde-belanghebbenden uit te nodigen op projectvergadering (OVD art. 8)	X
Omgevingsvergunningsaanvragen; verzoeken en ambtshalve initiatieven tot bijstelling; ambtshalve initiatieven tot opheffing; mededelingen tot omzetting die (deels) moeten worden afgehandeld zoals vergunningsaanvragen
aanwezig zijn op informatievergadering georganiseerd door provincie (OVB art. 25)	X
beslissen om 2^e openbaar onderzoek te houden n.a.v. administratieve lus of wijziging aanvraag (OVB art. 16)	X
verslag opmaken waarin aanvraag wordt beoordeeld, als advies aan college dat over aanvraag moet beslissen (OVD art. 29, 44)		X
beslissen over vergunningsaanvragen (OVD art. 32, 46)	X
Beroepen
beslissen om beroep aan te tekenen tegen beslissing van andere overheid (OVD art. 53)	X
Actualiseren vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten n.a.v. overdracht, stopzetting of verval
vaststellen geactualiseerde vergunningen (OVD art. 79, OVB art. 98)	X
Bijstelling van bijzondere milieuvoorwaarden van vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten
beslissen om initiatief te nemen tot ambtshalve bijstelling (OVD art. 82)	X
Bijstelling van voorwerp en duur van vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten (na 20 jaar)
initiatief nemen tot bekendmaking van verstrijken geldigheidsperiode van 20 jaar (OVD art. 83)	X
beslissen om initiatief te nemen tot ambtshalve bijstelling (OVD art. 83)	X
vragen aan omgevingsvergunningscommissie om gegrondheid te onderzoeken van motieven van verzoek of initiatief tot ambtshalve bijstelling (OVB art. 120)	X
Bijstelling van vergunningen voor verkavelen van gronden
beslissen om bij ambtshalve bijstelling of bijstelling n.a.v. definitieve vaststelling RUP verkoop, verhuur voor meer dan 9 jaar en vestiging van erfpacht of opstalrecht te schorsen (OVD art. 84, 85)	X
Schorsing of opheffing van vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten
beslissen om initiatief te nemen tot schorsing of opheffing (OVD art. 92)	X
horen exploitant (OVD art. 92)	X
beslissen tot schorsing of opheffing (OVD art. 92)	X
Omzetting milieuvergunningen van 20 jaar in vergunning van onbepaalde duur
akte nemen van mededeling (OVD art. 390)	X
Verlenging van milieuvergunningen voor exploitatie van inrichtingen met stikstofdepositie
akte nemen van verzoek tot verlenging (OVD art. 390/1)	X

Argumentatie

Krachtens het Omgevingsvergunningendecreet en het Omgevingsvergunningenbesluit mogen een aantal taken door meerdere organen uitgeoefend worden. Omdat die taken soms een discretionaire beoordeling inhouden, die effect kan hebben op de eindbeslissing in dossiers, en omwille van de efficiënte werking, is het aangewezen dat het college beslist welke taken het college uitvoert en welke worden overgelaten aan de omgevingsambtenaren.

Deze taken worden in onderstaande tabel opgesomd, met het voorstel aan wie de taak toe te wijzen. De louter administratieve taken worden door de afdeling vergunningen opgenomen onder verantwoordelijkheid van één of meer GOA’s.

taken	CBS	GOA
Projectvergadering
projectstudie ter beschikking stellen van genodigden (OVB art. 8)		X
projectvergadering organiseren (OVB art. 8)		X
aanwezig zijn op projectvergaderingen (OVB art. 8)	X	X
horen derde-belanghebbenden (OVB art. 8)		X
verslag maken en ter beschikking stellen van genodigden (OVB art. 8)		X
Omgevingsvergunningsaanvragen; verzoeken en ambtshalve initiatieven tot bijstelling; ambtshalve initiatieven tot opheffing; mededelingen tot omzetting die (deels) moeten worden afgehandeld zoals vergunningsaanvragen
onderzoeken of dossier volledig en ontvankelijk is, eventuele aanvullingen of aanpassingen vragen (OVD art. 19, 38)		X
onderzoeken MER-plicht (OVD art. 20, 39)		X
aanvrager in kennis stellen van oordeel volledig- en ontvankelijkheid + MER-plicht (OVD art. 21, 40)		X
tekst voor bekendmaking van openbaar onderzoek ter beschikking stellen, bekendmaking publiceren op gemeentelijke website en in dag- of weekblad, eigenaars en gebruikers uit omgeving en eventuele begunstigden van erfdienstbaarheden in kennis stellen en dossier ter inzage leggen in gemeentehuis (OVB art. 18, 21-24)		X
gemeenten op wiens grondgebied vergunningsaanvraag geen betrekking heeft maar wel in nog niet goedgekeurd MER of OVR onderzochte alternatieven, vragen bekendmaking van openbaar onderzoek over vergunningsaanvraag op hun websites te publiceren (OVB art. 17)		X
bij betwistingen over openbaar onderzoek nodige verklaringen en bewijsstukken ter beschikking stellen van bevoegd bestuur (OVB art. 19)		X
informatievergadering organiseren samen met hogere overheid, gasten uitnodigen en verslag opstellen (OVB art. 25)		X
aanwezig zijn op informatievergadering georganiseerd door gemeente (OVB art. 25)	X	X
bij scheidingsmuurwijzigingen standpunt van aanpalenden vragen (OVB art. 83)		X
bezwaren en verslag van informatievergadering ter beschikking stellen van omgevingsvergunningscommissie of bevoegd bestuur en eventueel gemeenteraad (OVB art. 29)		X
(sub)advies vragen en dossiers ter beschikking stellen van adviesinstanties (OVD art. 24, 25, 42, OVB art. 35)		X
advies geven op dossiers behandeld door hogere overheden (OVD art. 24, 42, 59)	X
aanwezig zijn op zittingen van omgevingsvergunningscommissies (OVB art. 39, 40)	X	X
gemeenteraadsbeslissing over zaak der wegen ter beschikking stellen van omgevingsvergunningscommissie of bevoegd bestuur (OVB art. 47)		X
aanvrager en betrokken instanties in kennis stellen dat beslissingstermijn verlengd wordt en hen eventueel gewijzigde aanvraag ter beschikking stellen en om nieuw advies vragen (OVD art. 32, OVB art. 70)		X
tekst voor bekendmaking van beslissing ter beschikking stellen, bekendmaking aanplakken aan gemeentehuis, publiceren op gemeentelijke website en in dag- of weekblad en beslissing ter inzage leggen in gemeentehuis (OVB art. 59-61, 63)		X
beslissing ter beschikking stellen van aanvrager en betrokken instanties (OVB art. 62)		X
bij betwistingen over bekendmaking van beslissing nodige verklaringen en bewijsstukken ter beschikking stellen van bevoegd bestuur (OVB art. 58)		X
Actualiseren vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten n.a.v. overdracht, stopzetting of verval
advies vragen (indien gewenst) (OVB art. 97)		X
Bijstelling van bijzondere milieuvoorwaarden van vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten
exploitant in kennis stellen van ontvankelijke verzoeken en initiatieven tot ambtshalve bijstelling (OVD art. 87)		X
horen indiener van verzoek tot bijstelling en exploitant (OVB art. 104)	X	X
bijstelling van voorwerp en duur van vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten (na 20 jaar)
voor openbaar onderzoek ook leidende ambtenaren van adviesinstanties in kennis stellen (OVB art. 116)		X
verzoeker in kennis stellen van resultaat van onderzoek naar gegrondheid van motieven van verzoek of initiatief tot ambtshalve bijstelling (OVB art. 120)		X
exploitant in kennis stellen van ontvankelijke en gegronde verzoeken en initiatieven tot ambtshalve bijstelling (OVD art. 87)		X
Schorsing of opheffing van vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten
exploitant in kennis stellen van initiatief tot schorsing of opheffing (OVD art. 92)		X
advies vragen over initiatief tot schorsing of opheffing (OVB art. 134)		X
advies geven over initiatief tot schorsing of opheffing vanwege hogere overheden (OVB art. 134)	X
exploitant en toezichthouder in kennis stellen van beslissing tot schorsing of opheffing (OVB art. 134)		X
Meldingen
onderzoeken meldingen (OVD art. 111)		X
akte nemen van meldingen (OVD art. 111)		X
melder in kennis stellen van onontvankelijkheid van melding (OVD art. 111)		X
meldingsakte ter beschikking stellen van melder en betrokken instanties (OVD art. 111, OVB art. 140)		X
tekst voor bekendmaking van aktename ter beschikking stellen aan melder, bekendmaking publiceren op gemeentelijke website en akte ter inzage leggen in gemeentehuis (OVB art. 138)		X
Omzetting milieuvergunningen van 20 jaar in vergunning van onbepaalde duur
onderzoeken mededeling (OVB art. 786)		X
ontvangst en ontvankelijkheid bevestigen aan mededeler en eventuele aanvullingen of aanpassingen vragen (OVD art. 786)		X
onderzoeken MER-plicht (OVB art. 787)		X
aanvrager in kennis stellen van oordeel MER-plicht (OVB art.787)		X
bij openbaar onderzoek gebruikers uit omgeving in kennis stellen, tekst voor bekendmaking ter beschikking stellen en bekendmaking op gemeentelijke website publiceren (OVB art. 788)		X
advies vragen over mededeling en dossier ter beschikking stellen van adviesinstanties (OVB art. 789)		X
verslag opstellen van toepassing OVB art. 788 + 789 (OVB art. 790)		X
akte ter beschikking stellen van mededeler (OVB art. 792)		X
indien omzetting via gewone vergunningsprocedure moet verlopen, exploitant vragen dossier aan te vullen en in kennis stellen van startdatum procedure (OVD art. 390, OVB art. 793, 794)		X
Digitalisering
analoog ingediende dossierstukken opladen in omgevingsloket en nodige data aanvullen (OVB art. 156)		X

Op een projectvergadering worden nog geen definitieve beslissingen genomen. Het zijn dan ook eerder -zij het formele- voorbesprekingen over projecten met een mogelijk aanzienlijke impact. Dergelijke voorbesprekingen worden nu in de regel door de gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaren gedaan en het is dan ook aangewezen hen (GOA's) projectvergaderingen te laten bijwonen. De gemeentelijke omgevingsambtenaren zullen het college op voorhand informeren over verzoeken voor projectvergaderingen, zodat het desgewenst zelf een lid kan afvaardigen.
Het horen van derde-belanghebbenden tijdens een projectvergadering dient om alle partijen te informeren over de standpunten van anderen dan de initiatiefnemer, het bevoegde bestuur, het gemeentebestuur en de verplichte adviesinstanties, zodat daarmee al rekening kan gehouden worden bij het projectontwerp. Er kunnen ook dingen uitgeklaard worden die niet duidelijk uit de projectstudie blijken. Het is aangewezen dat dit door een gemeentelijke omgevingsambtenaar gebeurt als de stad de organisator is, aangezien zij in de regel de stad zullen vertegenwoordigen op deze vergaderingen.
Het onvolledig en/of onontvankelijk verklaren van een dossier is geen definitieve weigering van een dossier, maar betekent wel dat een eventuele goedkeuring later dan eerst voorzien zal plaatsvinden. Deze beslissing vereist doorgedreven vakkennis. De beoordeling over de noodzaak van een MER houdt bovendien ook een discretionaire beoordeling in van de mogelijke effecten op de omgeving. Het is aangewezen deze taken bij de gemeentelijke omgevingsambtenaren te leggen. De meesten onder hen doen dit nu ook al als gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar.
Op een informatievergadering kan de aanvrager van een vergunning voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten van de 1^e klasse met een MER of OVR zijn project toelichten aan het bevoegde bestuur, de verplichte adviesinstanties en de voorzitter van de bevoegde omgevingsvergunningscommissie en hun eventuele vragen beantwoorden. Op een informatievergadering kunnen met de partijen dingen uitgeklaard worden die niet duidelijk uit het administratief dossier blijken. Dit vereist grondige kennis van de inhoud van het dossier en vakkennis. Het is dan ook aangewezen dat dit door een gemeentelijke omgevingsambtenaar gebeurt. Dit zal gebeuren door degene die gespecialiseerd is in milieu.Deze zal het college op voorhand informeren over de informatievergadering, zodat het college desgewenst zelf een lid kan afvaardigen.
Het horen van de indieners van een verzoek tot bijstelling van milieuvoorwaarden van vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten en de exploitant dient om het bevoegde bestuur in staat te stellen om de argumenten van alle partijen te kennen en zo een gefundeerde beslissing te nemen. Op een hoorzitting kunnen met de partijen ook dingen uitgeklaard worden die niet duidelijk uit het administratief dossier blijken. Dit vereist grondige kennis van de inhoud van het dossier en vakkennis. Het is dan ook aangewezen dat dit door een gemeentelijke omgevingsambtenaar gebeurt. Dit zal gebeuren door degene die gespecialiseerd is in milieu . Deze zal het college op voorhand informeren over de hoorzittingen, zodat het college desgewenst zelf een lid kan afvaardigen.
Bij de mededeling dat een exploitant zijn milieuvergunning van 20 jaar wil omgezet zien in een vergunning van onbepaalde duur, moet een verslag worden opgesteld van het openbaar onderzoek en de adviesvraag. Daarin moet bevestigd worden of voldaan is aan de voorwaarden voor aktename van de mededeling, waaronder de noodzaak aan een passende beoordeling. Omdat dit een inhoudelijk onderzoek is dat technische vakkennis vereist, is het aangewezen dit door de gemeentelijke omgevingsambtenaren te laten opstellen.
Een van de taken die door het college of de gemeentelijke omgevingsambtenaren mogen uitgeoefend worden is het onderzoeken van meldingen en mededelingen. Dit behelst een louter administratief en technisch onderzoek, dat doorgedreven kennis vereist. Het is aangewezen deze taken bij de gemeentelijke omgevingsambtenaren te leggen. De meesten onder hen doen dit nu ook al als gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar. Deze taak omvat in voorkomend geval ook het meedelen aan de melder dat zijn melding niet ontvankelijk is.
Het akte nemen van meldingen is nu nog een exclusieve bevoegdheid van het college, maar mag binnen het Omgevingsvergunningendecreet ook door de gemeentelijke omgevingsambtenaren uitgeoefend worden. Het betreft in theorie dossiers met een ruimtelijk beperkte impact (bv. ingedeelde inrichtingen of activiteiten van de 3^e klasse, verbouwingen binnen een bestaand volume). Er is wel een discretionaire beslissingsmarge, maar die is beperkt: meldingen die aan de wettelijk vastgelegde vereisten voldoen, kunnen niet ‘geweigerd’ worden. Er kunnen voorwaarden opgelegd worden, maar deze moeten beperkt zijn en mogen de melding in de praktijk niet onmogelijk maken. De gemeentelijke omgevingsambtenaren beschikken over voldoende vakkennis om deze beslissingen zelf te nemen. Ook gezien de beperkte beslissingstermijn van 30 dagen is het aangewezen dat de gemeentelijke omgevingsambtenaren zelf akte mogen nemen. Zo kunnen de meldingen gemakkelijker binnen de wettelijke termijn behandeld worden. Op regelmatige basis zal een lijst met aktenames ter kennis van het college worden gebracht.
Het advies geven op dossiers die behandeld worden door een hogere overheid, zij het binnen een omgevingsvergunningscommissie of rechtstreeks aan de bevoegde overheid, is nu een exclusieve bevoegdheid van het college. Het advies kan een aanzienlijke invloed hebben op de eindbeslissing en biedt een grote discretionaire beslissingsmarge, zij het dat het advies enkel bindend is indien strijdigheden tussen de aanvraag en direct werkende normen (bv. stedenbouwkundige voorschriften, normen bescheiden woonaanbod) worden vastgesteld. De dossiers waarvoor een hogere overheid bevoegd is, zijn in de regel ook dossiers met een mogelijk grote impact op de omgeving (bv. ingedeelde inrichtingen of activiteiten van de 1^e klasse, wijzingen aan het bovenlokaal wegennet). Het is dan ook ten zeerste aangewezen dat het college deze adviezen vaststelt. Op de zittingen van de omgevingsvergunningscommissies zelf zal een gemeentelijke omgevingsambtenaar aanwezig zijn, die het advies van het college zal verdedigen. Deze zal het college op voorhand informeren over de commissies, zodat het college desgewenst ook zelf een lid kan afvaardigen.De gemeentelijke omgevingsambtenaren zullen, zoals in de huidige bijzondere procedure voor stedenbouw, telkens het dossier onderzoeken, een ontwerp van advies opmaken en dit aan het college ter goedkeuring voorleggen.

Juridische grond

Decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning (het “Omgevingsvergunningendecreet” (OVD) genoemd).

Besluit van de Vlaamse Regering van 27 november 2015 tot uitvoering van het decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning (het “Omgevingsvergunningenbesluit” (OVB) genoemd).

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt goed dat, naast de taken die door het Omgevingsvergunningendecreet en Omgevingsvergunningenbesluit exclusief aan het college zijn toegewezen, het college ook exclusief advies geeft over dossiers behandeld door een hogere overheid, op voorstel van de gemeentelijke omgevingsambtenaren.

Artikel 2

Het college keurt goed dat de gemeentelijke omgevingsambtenaren, naast de taak die door het Omgevingsvergunningendecreet en Omgevingsvergunningenbesluit exclusief aan hen is toegewezen, ook volgende taken uitoefenen:

de stad vertegenwoordigen op projectvergaderingen en daar derde-belanghebbenden horen, desgewenst samen met een lid van het college;
het oordelen over de volledig- en ontvankelijkheid van dossiers en de MER-plicht;
de stad vertegenwoordigen op informatievergaderingen georganiseerd door de stad, desgewenst samen met een lid van het college;
de stad vertegenwoordigen in de omgevingsvergunningscommissies -desgewenst samen met een lid van het college- waar het advies van het college wordt verdedigd;
desgewenst samen met een lid van het college, het horen van de indieners van een verzoek tot bijstelling van milieuvoorwaarden van vergunningen voor exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten en de exploitanten;
het onderzoeken van meldingen en mededelingen en, in voorkomend geval, de melder meedelen dat zijn melding niet ontvankelijk is;
een verslag opmaken van het openbaar onderzoek en de adviesvraag bij mededelingen vanwege exploitanten dat ze hun milieuvergunning voor 20 jaar willen omgezet zien in een vergunning van onbepaalde duur;
akte nemen van meldingen; een lijst met aktenames zal op regelmatige basis ter kennis van het college worden gebracht.

Artikel 3

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.