2017_CBS_10328 - Bezorgen loketproducten op locatie. Verwerking persoonsgegevens - Aangifte bij Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer - Goedkeuring

Voor het correct bezorgen van loketproducten op locatie maakt de stad gebruik van een aantal persoonsgegevens. Wanneer de burger een bezorging van een document aanvraagt, worden door de stad volgende persoonsgegevens geregistreerd in een eigen toepassing (bezorgtoepassing). Rijksregisternummer, naam, voornaam, domicilieadres, telefoonnummer en indien mogelijk e-mailadres.

De naam, voornaam, het domicilieadres, het telefoonnummer en het e-mailadres (indien beschikbaar) worden met het oog op een correcte en vlotte bezorging doorgegeven aan de koerierdienst Dynasure. Zij maken dan een afspraak met de burger voor bezorging. De burger wordt er bij de keuze voor bezorging van op de hoogte gebracht dat zijn contactgegevens aan de bezorgdienst worden doorgegeven.

Dynasure beschikt over een certificaat ISO 27001 voor informatiebeveiliging en de stad sluit met hen een verwerkersovereenkomst af.

Het gaat hier over een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarop geen uitzondering van het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 van toepassing is (zie dienstnota D2011.059 van 26 april 2011).

Artikel 17 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 (Belgisch Staatsblad van 13 maart 2001) ter uitvoering van de wet van 8 december 1992.

Bij de verwerking van persoonsgegevens dient de verantwoordelijke voor de verwerking (in casu de stad, vertegenwoordigd door het college) een aantal verplichtingen na te leven.
Een van die verplichtingen is de aangifte van een verwerking van persoonsgegevens bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Een aangifte bevat niet de concrete persoonsgegevens die verwerkt worden, maar wel een omschrijving van de kenmerken van de verwerking. De verantwoordelijke voor de verwerking is verplicht om een aantal gegevens op te nemen:

• de benaming van de verwerking;
• de doeleinden;
• de categorieën van verwerkte gegevens (en dus niet de gegevens zelf);
• de eventuele wettelijke of reglementaire basis om te kunnen verwerken;
• de mogelijke ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt;
• de waarborgen die verbonden worden bij een mededeling aan derden;
• de manier waarop de betrokkenen worden verwittigd indien hun gegevens aan derden worden medegedeeld;
• de contactpersoon bij wie men terecht kan om zijn rechten uit te oefenen;
• de maatregelen genomen om de uitoefening van rechten door de betrokkene te vergemakkelijken;
• de bewaartermijn;
• de veiligheidsmaatregelen;
• de eventuele doorzending naar het buitenland.

Manuele verwerkingen moeten niet worden aangegeven en een aantal geautomatiseerde verwerkingen zijn vrijgesteld van de aangifteplicht. Deze vrijstellingen zijn terug te vinden in het uitvoeringsbesluit van 13 februari 2001 en betreffen een aantal vrij courante verwerkingen, die onder meer betrekking hebben op personeelsbeheer, loonbeheer, boekhouding, ... Deze vrijstelling betekent echter niet dat de andere wettelijke bepalingen niet moeten worden nageleefd.

Aan het niet-aangeven van verwerkingen van persoonsgegevens zijn sancties verbonden zoals het betalen van een geldboete.

Voor elke aangifte dient men een bijdrage te betalen: 25 euro als de aangifte elektronisch gebeurt, 125 euro indien met het papieren formulier terugstuurt. Voor alle nieuwe aangiften die door eenzelfde verantwoordelijke voor de verwerking aan de Commissie worden verstuurd, en die hen op dezelfde postdatum bereiken, wordt een eenmalige vergoeding aangerekend.

Artikel 57, §2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor opdrachten die vallen onder het begrip dagelijks bestuur.