2017_CBS_10382 - Sport. Sportevenementen 2017 - Music For Life Warmathon (lopen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De Music For Life Warmathon is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van Start To Sport vzw een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de Bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.
De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) ingedeeld in categorie 5 (overige extern georganiseerd nominatief vrijgesteld evenement) en wordt dus vrijgesteld van:

• retributie inname openbaar domein;
• retributie logistiek materiaal;
• nutsverbruik;
• afvalcontainers;
• retributie parkeerverbodsborden.

Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:

• opkuis;
• verwijderen straatmeubilair.

Dit evenement komt tevens in aanmerking voor het ontlenen van promotioneel materiaal van stad Antwerpen en Sporting A (in kader van de returnafspraken met de organisator).

Hoofdstuk VI artikel 2.5  van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990).

Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760). 

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016  op  inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180).

Artikel 2 en artikel 4 van het retributiereglement van 27 juni 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Studio Brussel organiseert van 18 tot 24 december 2017 Music for Life waarbij tijdens de Warmste Week gans Vlaanderen zoveel mogelijk geld inzamelt voor verschillende goede doelen. Sinds 2015 is er ook een sportief programma, de 'Warmathon'. Bedoeling is dat iedereen (tussen 18 en 23 december 2017) kan komen lopen voor het goede doel. Dit initiatief wordt georganiseerd in de zes volgende steden:

• 18 december 2017: Gent;
• 19 december 2017: Hasselt;
• 20 december 2017: Brussel;
• 21 december 2017: Brugge;
• 22 december 2017: Antwerpen;
• 23 december 2017: Leuven.
  

Voor de logistieke organisatie heeft Studio Brussel beroep gedaan op de Start To Sport vzw, organisator van tal van loopevenementen in de stad (en ver daarbuiten).

Wie meeloopt, steunt de goede doelen waarvoor de VRT-actie Music for Life zich tijdens De Warmste Week inzet. De Warmathon is een recreatieve loopwedstrijd waarbij lopers zoveel mogelijk rondjes afleggen op hun eigen tempo. Het parcours door het Stadspark is ongeveer drie kilometer lang.

Het evenement vindt plaats op vrijdag 22 december 2017.

Om de Music For Life Warmathon in optimale omstandigheden te laten plaatsvinden, vraagt organisator Start To Sport vzw het volgende: 

• gratis gebruik van het stadspark voor het organiseren van de Music For Life Warmathon op vrijdag 22 december 2017;
• gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal;
• gratis leveren, ledigen en reinigen van feestcontainers;
• toelating voor het plaatsen van wegwijzers en aankondigingsborden;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• bewoners informeren door het maken en bussen van bewonersbrieven.

Principieel gunstig advies van brandweer, politie, mobiliteit en groendienst onder voorwaarden van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt gefinaliseerd na vervollediging van het dossier door de organisator.
In het kader van dit evenement werd met de organisatoren een sportcharter afgesloten.