Het bewuste lokaal ligt in de kelder van blok E; dit gebouw werd bestemd als erfgoeddepot en wordt niet verlaten bij verhuis van de technische cluster noord naar een nieuwe site.
Gezien de ligging van het lokaal (-01.35) midden in de zone van archeologie en het feit dat blok E op de Luchtbal tot erfgoeddepot bestemd is, is het logisch dat dit lokaal bijkomend aan archeologie wordt toegewezen. Zowel technisch als functioneel, qua toegankelijkheid en qua doelstelling is dit een goede match.
Met de erkenning van het onroerenderfgoeddepot door de Vlaamse overheid sinds 1 juli 2016 wil de stad haar rol als voorbeeldige erfgoedzorger waar maken. Het professionele beheer en behoud van de archeologische archieven en vondsten is dan ook de doelstelling van het onroerenderfgoeddepot. Om te beantwoorden aan de huidige kwaliteitseisen stelt zich de vraag tot verdere optimalisatie van het depot. Dit omvat naast het herverpakken van de collectie en de invoering daarvan in de Adlib-databank, ook organisatorische en structurele ingrepen. In de meerjarenbegroting werden daarom middelen voor verbeteringswerken voorzien, met name voor een geklimatiseerde ruimte en voor het faciliteren van het transport van de vondsten.
Het is nodig om voor het beheer enerzijds en voor consultatie en onderzoek (door stadsmedewerkers en externen) anderzijds aparte ruimtes te kunnen voorzien. De huidige onderzoeksruimte aan de ingang van blok E voldoet niet aan vigerende welzijns- en gezondheidsnormen omwille van permanente geurhinder en het overstromingsrisico vanuit de rioolputten. In de context van de optimalisatie van de werking is er tevens nood aan bijkomende bureauruimte. Het depot beschikt momenteel over slechts één degelijke bureauruimte, gelegen zijde Havanastraat in het centrale blok tussen de twee keldervleugels. Het lokaal gebruikt door de voormalige vzw ‘vrienden van de Molen De Eenhoorn’ sluit hier op aan. Dit lokaal is vanwege de locatie centraal in het archeologisch depot de meest aangewezen ruimte voor de uitbreiding van de onderzoeks- en consultatieruimte. Om te voldoen aan de voorwaarden van de erkenning van het onroerenderfgoeddepot wordt één van de ruimtes die reeds in gebruik zijn ingericht als geklimatiseerde ruimte. Voor het huidige gebruik moet daarom een ander lokaal gevonden worden.
Met deze extra ruimte kan archeologie de binnengekomen vondsten en artefacten in detail onderzoeken aan werktafels. Dit wordt nu beperkt gedaan in de transitruimte ( - 1.47). Door de vele vondsten is hier vaak geen plaats voor.
Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.
Op 21 december 2016 (jaarnummer 752) nam het managementteam kennis van de geactualiseerde uitgangspunten voor goed beheer van de stedelijke vastgoedportefeuille.
Jarenlang stelde de stad in de kelder van blok E van het Luchtbalcomplex een lokaal ter beschikking aan de ‘vrienden van de Eenhoorn’, later ook gebruikt door andere vzw’s met dezelfde voorzitter. Het lokaal ligt midden in het gedeelte dat ingenomen wordt door het archeologiedepot. Ondertussen zijn de activiteiten van de resterende vereniging ‘Den Deugniet’ verhuisd naar Merksem.
De dienst archeologie vraagt om over het ontruimde kelderlokaal te mogen beschikken. Dat zou een belangrijke rationalisatie in het ruimtegebruik voor het archeologiedepot betekenen. Er moet dan geen rekening meer gehouden worden met de toegankelijkheid door derden.
Het managementteam adviseerde op 16 augustus 2017 om de ruimte in blok E toe te wijzen aan Archeologie.
Er worden geen interne huurverrekeningen gedaan tussen stadsdiensten
Gemeentedecreet artikel 57: “Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren.”
Het college keurt goed dat ruimte -01.35 in de kelder van blok E op de Havanasite ter beschikking gesteld wordt aan archeologie voor hun depotwerking.