Alle betalingen zijn aangerekend op bestelbon 4005130322. Er was voldoende budget beschikbaar.
Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
| Fase | Orgaan | Datum | Jaarnummer |
| Renovatie en uitbreiding tot cultuurcentrum - Bestek en procedure - Goedkeuring | College | 28 september 2012 | 10202 |
| Eenmalige aankoop theatertechnieken (gondels en trommeltrekken) - Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring | College | 24 april 2015 | 3443 |
| Eenmalige aankoop theatertechnieken (gondels en trommeltrekken) - Plus- en minwerken. Gunning - Goedkeuring | College | 13 mei 2016 | 4211 |
In Hoboken is het kasteel Gravenhof gerenoveerd en uitgebreid tot een cultuurcentrum.
De theaterzaal diende nog uitgerust te worden met specifieke theatertechnieken waaronder loopbruggen en trommeltrekken. Deze werken werden gegund aan de firma Servio nv, Brugsesteenweg 545, 8800 Roeselare met ondernemingsnummer 0417.744.554.
Rechtzetting verrekening:
In zitting van 13 mei 2016 (jaarnummer 4211) keurde het college de wijziging van de opdracht goed voor een bedrag van 7.789,36 EUR + 1.635,77 EUR (21% btw) = 9.425,13 EUR, inclusief 21% btw.
Het college keurde ook de minwerken goed voor een bedrag van 6.725,00 EUR + 1.412,25 EUR (21% btw) = 8.137,25 EUR, inclusief 21% btw.
De verrekeningsvoorstellen van de aannemer werden gecontroleerd en geadviseerd door het extern studiebureau Poponcini & Lootens arch. bvba.
Bij de berekening van 'verrekening 1: Aanpassingen aan de loopbruggen en trommeltrekken' werd echter uitgegaan van een foutief verrekeningsvoorstel waardoor de post 'Achterste trek naar beneden brengen omwille van kanaal' een verkeerde waarde kreeg.
Voor deze post werd door de aannemer een voorstel ingediend van 1.490,00 EUR, exclusief 21% btw. Zowel het extern studiebureau als de bedrijfseenheid Stadsbeheer bevonden de oorzaak van deze wijziging van de opdracht als een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de aannemer en de aanbestedende overheid. In overleg met alle betrokken partijen is besloten om voor deze post een meerwaarde van 800,00 EUR, exclusief 21% btw, toe te kennen. Deze post is echter aan het college voorgesteld ten bedrage van 780,00 EUR, exclusief 21% btw. Het verschil bedraagt dus 20,00 EUR, exclusief 21% btw.
Deze rechtzetting brengt het totaal van de wijziging van de opdracht op 7.809,36 EUR + 1.639,97 EUR (21% btw) = 9.449,33 EUR, inclusief 21% btw.
De minwerken blijven ongewijzigd.
Eindafrekening:
De levering en plaatsing van de loopbruggen en trommeltrekken is uitgevoerd en de eindafrekening is opgemaakt als volgt:
| Omschrijving | Bedrag exclusief 21% btw | Bedrag inclusief 21% btw |
| Meetstaat | 80.137,91 EUR | 96.966,87 EUR |
| Niet-uitgevoerde posten |
-2.650,00 EUR |
-3.206,50 EUR |
| Wijziging opdracht | 7.809,36 EUR | 9.449,33 EUR |
| Minwerken | -6.725,00 EUR | -8.137,25 EUR |
| Afronding | 0,45 EUR | 0,54 EUR |
| Totaal | 78.572,72 EUR | 95.072,99 EUR |
| Vastgelegd budget | 83.987,31 EUR | 101.624,65 EUR |
| Saldo | 5.414,59 EUR | 6.551,66 EUR |
Het restsaldo van 6.551,66 EUR, inclusief 21% btw, werd vrijgegeven en de bestelbon werd afgesloten.
Het college keurt de financiële rechtzetting van de wijziging van de opdracht goed voor 20,00 EUR + 4,20 EUR (21% btw) = 24,20 EUR, inclusief 21% btw.
Het college keurt de eindafrekening goed voor een bedrag van 78.572,72 EUR + 16.500,27 EUR (21% btw) = 95.072,99 EUR, inclusief 21% btw.