2017_CBS_05054 - Stedelijk bedrijfsvastgoed - Samen Leven Huis van het Kind. Inhuurname Jaak de Boeckstraat 71, district Merksem en samenwerkingen met partners. - Goedkeuring

Voor de HVHK moeten er verschillende locaties onderzocht worden om 17 huizen te kunnen openen. In eerste instantie wordt het eigen stedelijk bedrijfsvastgoed onderzocht. Indien er geen geschikte huisvesting gevonden wordt in het stedelijk bedrijfsvastgoed, worden de stedelijke dochters en organisaties gelinkt aan de werking van Huizen van het Kind onderzocht en eventueel ook de particuliere markt. Dit heeft tot gevolg dat er onderhandeld moet worden over mogelijke inhuurnames. Hiervoor dient opdracht gegeven te worden aan AG VESPA.

Voor HVHK Merksem is de gewenste opening in 2017. Op 25 november 2016 (jaarnummer 10275) keurde het college de principebeslissing om het HVHK onder te brengen in gehuurde locatie Jaak de Boeckstraat 71, Merksem, kadasternummer 1100240C0192 T8 goed. Het college keurde tevens goed om de onderhandelingen hierover op te starten.

AFWEGINGSKADER

STRATEGISCH

In de Jaak de Boeckstraat 71 bevindt zich één van de twee Merksemse consultatiebureaus, uitgebaat door Kind en Preventie. Het consultatiebureau vormt de basis van een HVHK.

Voor de werking van het HVHK moet de beschikbare ruimte uitgebreid worden. In het pand zijn hier mogelijkheden toe:

• de bovenliggende ruimten zijn vrijgekomen en worden mee in huur genomen;
• er is mogelijkheid tot samenwerking met het dekenaat dat op deze site beschikt over verschillende vergader- en feestzalen. Er zijn veel mogelijkheden naar gedeeld ruimtegebruik;
• gebruik van een afgescheiden buitenruimte is inbegrepen in de huurprijs, de stad zorgt voor onderhoud.
• door de hele vleugel in huur te nemen, houden we meer mogelijkheden tot groei van de werking open.

Deze locatie ligt nabij andere faciliteiten zoals bibliotheek, zwembad, openbare markt, enzovoort.

De totale oppervlakte van circa 530 m² (gelijkvloers en verdieping) is op het ogenblik te groot voor enkel een HVHK. Voor een optimaal gebruik van alle ruimten zijn er samenwerkingen gezocht met partners:

• in Merksem zijn er twee consultatiebureaus van Kind en Preventie. De Jaak de Boeckstraat  is centraal gelegen in Merksem. Hierdoor heeft Kind en Preventie beslist beide bureaus samen te voegen zodat er één centraal groot consultatiebureau is;
• Kind en Gezin wil hier een regiokantoor vestigen (samenvoegen van regioteam Merksem en regioteam Schoten);
• dienst Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs/Buurtsport wil ruimte gebruiken;
• occasionele verhuur aan externe organisaties behoort tot de mogelijkheden.

FUNCTIONEEL

De stad Antwerpen neemt de volledige vleugel van het gebouw in huur.

De partners gebruiken volgende ruimtes:

• Consultatiebureau en warm onthaal op gelijkvloers:
• door het samenvoegen van twee consultatiebureaus van Kind en Preventie zal het gelijkvloers permanent in gebruik zijn. De medische ruimtes zullen dagelijks in gebruik zijn;
• gespreksruimte.
• Kind en Gezin regiokantoor op de verdieping:
  • flexwerkplekken voor negen medewerkers van het regioteam Merksem en 10-12 medewerkers van het regioteam Schoten;
  • medewerkers krijgen twee exclusieve bureauruimtes, die afgescheiden  worden van de rest van de werkplekken van de stad;
  • medegebruik van vergaderzaal;
  • medegebruik van gespreksruimte.
• dienst Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs/Buurtsport op de verdieping:
  • flexwerkplekken voor 2 medewerkers (1,5 VTE);
  • gebruik van gespreksruimte/vergaderruimte;
  • medegebruik van polyvalente zaal. 

De lokale coördinator HVHK staat in voor beheer en reservatie van de gespreksruimtes, polyvalente zaal en vergaderzaal.

TECHNISCH

De gelijkvloerse ruimte is verouderd. De eerste verdieping is een instapklare kantoorruimte:

• voor een optimale werking is een grondige functionele en technische aanpassing van de benedenruimte aangewezen;
• voor een optimale werking voor alle partners zijn er beperkte technische en functionele aanpassingen nodig aan de verdieping;
• voor een beter gebruik van de verdieping is een lift aangewezen. Deze werken zijn ingrijpend en vergunningplichtig.  

De huidige trapleuning voldoet niet aan de veiligheidsnormen, de treden van de trap bevatten asbest. De eigenaar past de trapleuning aan en vervangt de asbesttreden: geraamde kost bedraagt 5.000,00 EUR

FINANCIEEL

De huidige huurprijs  is 2.000,00 EUR/maand. De huurprijs van het gelijkvloers (het huidige consultatiebureau) is 150,00 EUR/maand (huurder is Kind en Preventie). De bovenliggende ruimte staat te huur voor 1.850,00 EUR/maand.

Voor HVHK Merksem is er:

• een investeringsbudget van 142.327,00 EUR in 2017 voorzien, het resterende investeringsbudget wordt voorzien in 2018 ;
• door de samenvoeging van de twee consultatiebureaus wordt een subsidie door Kind en Gezin voorzien voor exploitatiekost (huur-, poets- en nutskosten) aan Kind en Preventie van circa 22.000,00 EUR/jaar. Deze subsidie wordt door Kind en Preventie verrekend in de afrekening van de nuts- en poetskosten.

Noodzakelijke investering om de ruimten gebruiksklaar te maken:

• geschatte investering bouwkundig en technisch: 160.000,00 EUR (inclusief btw). 
• geschatte investering voor installatie lift en bijkomende aanpassingswerken aan trap: 65.000,00 EUR (inclusief btw)

Bijdrage aan de huurkosten:

Om de jaarlijkse huurkosten van 24.000,00 EUR te dragen heeft de bedrijfseenheid Samen Leven samenwerking gezocht met partners:

• externe partner Kind en Gezin draagt 14.000,00 EUR/jaar bij. Kind en Gezin is bereid een langdurige engagement voor de inhuurname aan te gaan;
• dienst Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs/Buurtsport draagt 3.600,00 EUR/jaar bij. De bedrijfseenheid maakt occasioneel gebruik van polyvalente zaal, het huurtarief voor stedelijke sportzalen wordt betaald (buurtsportzalen). De afdeling Buurtsport is bereid langdurig engagement aan te gaan maar dit wordt sterk bepaald door het beleid;
• de bedijfseenheid Samen Leven voorziet een budget van 6.000,00 EUR om het overige deel van de huur te betalen.

Om de investeringskosten en huur te beperken:

• wordt de investering van de lift op het ogenblik niet opgenomen. Naast de hoge kostprijs van de investering is dit binnen de huidige timing (noodzaak bouwvergunning voor bij structurele werken) niet haalbaar. Indien er in de toekomst een lift noodzakelijk blijkt kan dit alsnog opgenomen worden;
• bij de onderhandelingen werden volgende principes afgesproken: 
• langlopende huurovereenkomst: termijn van 18 jaar gezien de hoge investeringskost die een opwaardering geeft van het pand;
• verminderde huur voor de gelijkvloerse ruimte van 150,00 EUR/maand gedurende 18 jaar (of een verlaging van 450,00 EUR/maand).

Op 18 oktober 2013 (jaarnummer 10570) keurde het college de uitgangspunten goed voor het beheer van het stedelijk patrimonium en gaf het college opdracht aan AG VESPA en de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud om deze krijtlijnen verder uit te werken.

Op 5 december 2014 (jaarnummer 12408) keurde het college de basisafspraken tussen AG VESPA en de bedrijfseenheid Stadsbeheer, met betrekking tot het beheer van het stedelijk patrimonium en de daaraan gekoppelde financiële consequenties, goed. Hierin werd de verticale opdeling van de eigendommen in financieel en niet-financieel patrimonium vastgelegd. Het college nam kennis van de lijsten financieel patrimonium en stedelijk bedrijfsvastgoed. Bij de basisafspraken is voor AG VESPA opgenomen:

• organiseert de aankoop, verkoop en inhuurnemingen in opdracht van de bedrijfseenheid Stadsbeheer voor stedelijk bedrijfsvastgoed;
• organiseert op verzoek ook commerciële verhuringen.

De gemeenteraad nam op 2 maart 2015 (jaarnummer 127) kennis van de basisafspraken tussen AG VESPA en de bedrijfseenheid Stadsbeheer, met betrekking tot het beheer van het stedelijk patrimonium en de daaraan gekoppelde financiële consequenties.

Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.

Op 21 december 2016 (jaarnummer 752) nam het managementteam kennis van de geactualiseerde uitgangspunten voor goed beheer van de stedelijke vastgoedportefeuille.  

Op het college van 24 april 2015 werd het besluit goedgekeurd voor de opmaak van een masterplan huisvesting Huizen van het Kind (HVHK). Daarin werden de spreiding van de 17 HVHK, de prioriteiten, de 3 types HVHK, de uitgangspunten en de principes vermeld voor de huisvesting van de HVHK. 

In het college van 30 oktober 2015 werd de verdere concretisering van de huisvesting HVHK goedgekeurd (jaarnummer 9066).

Op 9 november 2016 adviseerde het managementteam princioieel gunstig (jaarnummer 658) om het HVHK onder te brengen in  gehuurde locaties Hanegraefstraat 5, Linkeroever kadasternummer 1100213N0777 A2 en Jaak de Boeckstraat 71, Merksem kadasternummer 1100240C0192 T8 (jaarnummer 658).

Het college keurde op 25 november 2016 de principebeslissing goed (jaarnummer 10275) om het HVHK onder te brengen in gehuurde locatie Jaak de Boeckstraat 71, Merksem kadasternummer 1100240C0192 T8 en de onderhandelingen over de inhuurname op te starten met volgende voorwaarden:

• langetermijnhuren: minimaal negen jaar tenzij er een langere termijn wordt gemotiveerd vanuit de gemaakte investeringen; 
• als de stad Antwerpen zelf eigenaarsinvesteringen doet, wordt dit verrekend in een huurkorting pro rato de afschrijving van de investering;
• beschikbaarheid locatie voorjaar 2017;
• maximale marktconforme huurwaarde 85,00 EUR/m²/jaar (bij een volledige instapklare locatie zonder investeringskosten).

De onderhandelde huurprijs van het volledige pand is 24.000,00 EUR/jaar. Om de kosten van de huur te dragen zijn er samenwerkingen gezocht met partners: Consultatiebureau van Kind en Gezin regiokantoor met een huurinbreng van 14.400,00 EUR/jaar en de dienst Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs/Buurtsport met een inbreng van 4.068,00 EUR/jaar (3.600,00 EUR huur kantoorruimte en 468,00 EUR/jaar huur polyvanlente ruimte). De bedrijfseenheid Samen Leven betaalt het resterende deel van de huur. De bedrijfseenheid Stadsbeheer betaalt de volledige huur en vordert terug bij de partners.

Om de ruimtes gebruiksklaar te maken is er een geschatte investering van 160.000,00 EUR (inclusief btw).Na de goedkeuring van de  budgetwijziging 2017 door college, gemeenteraad en hogere overheid wordt er 142.328,13 EUR voorzien op  budgetplaats 5322000000, budgetpositie 260, functiegebied 1HHM010401A00000, subsidie SUB_NR, fonds intern, begrotingsprogramma 1SA060944. 17.671,87 EUR wordt bij budgetopmaak 2018  voorzien op budgetplaats 5322000000, budgetpositie 260, functiegebied 1HHM010401A00000, subsidie SUB_NR, fonds intern, begrotingsprogramma 1SA060944, mits goedkeuring door college, gemeenteraad en hogere overheid.

Het nodige bedrag voor het ereloon van de notaris wordt voorzien op budgetplaats 5132000000, budgetpositie 613, functiegebied 1HHM010401A00000, subsidie SUB_NR, fonds intern, begrotingsprogramma 1SA060944.

Sedert 1 januari 2016 worden de facturen automatisch gegenereerd uit SAP.

Het gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 43 §2,12° stelt dat de gemeenteraad bevoegd is voor het stellen van daden van beschikking tot roerende en onroerende goederen, voor zover de verrichting niet behoort tot de aangelegenheden van dagelijks bestuur en niet nominatief in het vastgestelde budget is opgenomen.