2017_CBS_00987 - Cultuur. Kunstenbeleid. Toekenning en uitbetaling werkingstoelage 2017 aan kunstenorganisatie Tutti Fratelli vzw - Uitbetaling - Goedkeuring

Uit de door de subsidiecel cultuur uitgevoerde eerstelijnscontrole blijkt dat de vereniging alle ter verantwoording gevraagde documenten heeft aangeleverd. In de begroting 2017 staat de toelage van de stad Antwerpen vermeld.  Uit het financieel verslag 2015 blijkt dat Tutti Fratelli vzw het boekjaar met een negatief resultaat van 27.548,04 EUR afsluit.

De toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de Stad.

De uitbetaling van de toelage voor een bedrag van 21.000,62 EUR kan op basis van de vereiste documenten in 1 schijf gebeuren.

Conform het algemeen reglement op de toelagen, goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 december 2006 (jaarnummer 2730), beslist het college over de toekenning van een toelage.

De gemeenteraad keurde op 22 november 2016 (jaarnummer 2016_GR_00739) de beleids- en beheerscyclus stad - aanpassing meerjarenplan 2014-2019 en het budget 2017 goed. In dit budget werd een werkingstoelage voor een totaalbedrag van 21.000,62 EUR ingeschreven voor Tutti Fratelli vzw.
Op 27 november 2015 (jaarnummer 2015_CBS_09823) legde het college de procedure voor de uitbetaling van toelagekredieten op het exploitatiebudget  vast. Tot 2014 werd deze werkwijze per (budget)jaar vastgelegd. Dit besluit is jaaronafhankelijk en deze werkwijze blijft van kracht tot een andere werkwijze wordt vastgesteld.

Om op deze toelage aanspraak te kunnen maken, moet de begunstigde culturele organisatie, zoals het reglement op de toelagen dit voorschrijft, jaarlijks een subsidieaanvraag indienen.
Om deze toelage te kunnen uitbetalen, dient het college van burgemeester en schepenen een motivatie te formuleren.

Op basis van de subsidieaanvraag, de bijdrage aan de doelstellingen van de beleids- en beheerscyclus stad-meerjarenplan 2014-2019 en de motivatie tot subsidiëring, kan met elke organisatie in een beheersovereenkomst of via resultaatsafspraken of inspanningsverbintenissen aangegeven worden welke meerwaarde er gecreëerd wordt voor zowel de stad als de organisatie zelf.

Tutti Fratelli vzw is een Antwerpse theatergroep die zich tot doel stelt artistieke werkprocessen op te zetten met een diverse doelgroep, waar steeds de nadruk ligt op de meest maatschappelijk kwetsbaren, met het oog op de versterking van hun sociale en culturele vaardigheden. Uit deze werkprocessen volgen artistieke producties. (jaarnummer 6722 van 27 juni 2014, overeenkomst 2014-2019).

In 2017 bestaat Tutti Fratelli vzw 10 jaar. Deze verjaardag zal op een grootse wijze met een opvoering van de Driestuiveropera gevierd worden. Deze opvoering zal plaatshebben in de Koningin Elisabethzaal op 2 juni 2017 in samenwerking met deFilharmonie.

Verder plant Tutti Fratelli vzw ook een festival rond de dag van het verzet tegen de armoede in oktober 2017 en hoopt Tutti Fratelli vzw in het najaar op enkele Vlaamse podia te kunnen staan. Tussen al de projecten door doet Tutti Fratelli vzw regelmatig culturele uitstappen en zorgt voor gezonde maaltijden voor elke repetitie.

Tutti Fratelli vzw heeft samen met een subsidieaanvraag, de jaarrekening 2015 (balans 2015 en resultatenrekening 2015), een financieel en werkingsverslag over 2015 en de begroting 2017 ingestuurd. Dit zijn de laatst goedgekeurde documenten zoals in het reglement op de toelagen vereist.

In 2016 heeft de stad Antwerpen aan Tutti Fratelli  met stedenfondsmiddelen een toelage voor de financiering van haar activiteiten uitbetaald. Ter verantwoording van de aanwending van deze toelage verwachten wij dat Tutti Fratelli vzw uiterlijk op 28 februari 2017 het gebruikelijke afrekeningsdossier mailt naar de dienst strategische coördinatie. Vanuit de dienst fondsenbeheer zal hij het afrekeningssjabloon 2016 mailen.

Bij het opmaken van het afrekeningsdossier moeten de financiële richtlijnen strikt gevolgd worden.

• Het afrekeningsdossier dient opgemaakt te worden op de formulieren die de afdeling fondsenbeheer ter beschikking stelt.
• De originele bewijsstukken worden op de zetel van de organisatie bewaard.
• In de jaarlijkse algemene resultatenrekening (of indien er geen resultatenrekening moet opgemaakt worden: het jaarlijkse overzicht van de opbrengsten/uitgaven) moet duidelijk en afgescheiden (via een aparte code) van de andere opbrengsten en subsidies de totale opbrengsten/inkomsten vanuit het Stedenfondsbudget aangegeven worden.
• Uiterlijk op 30 juni 2017 moet de door de raad van bestuur goedgekeurde balans en resultatenrekening 2016 en in voorkomend geval het verslag van de commissaris-revisor bezorgd worden.

Ter verantwoording van de aanwending van de toelage 2017, zal de culturele organisatie uiterlijk op 1 juli 2018 de volgende verantwoordingsstukken voorleggen:

• een vooraf door de raad van bestuur goedgekeurde jaarrekening 2017;
• een activiteitenverslag waarin in het bijzonder zal aangetoond worden in welke mate  de beoogde resultaten als fundamentele bijdrage ter realisatie van de doelstellingen van de meerjarenplanning van de stad Antwerpen al dan niet behaald werden. In dit jaarverslag zal tevens duidelijk gesteld worden hoe groot en wat de inbreng van de stad geweest is bij de realisatie van de activiteiten. Alle bewijsstukken van deze resultaten zullen ter beschikking van de stad liggen.

De betoelaagde organisatie zal eveneens op vraag van de stad een aantal gegevens dienen te bezorgen over de werking van de (kunst)organisatie in kwestie in het kader van kennisopbouw over het stedelijk kunstenveld en -beleid. Het gaat hier om de basisgegevens in verband met bezoekers/deelnemers, (podium)activiteiten, personeelsbestand en inkomsten/uitgaven.

De wet betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.