Omdat het retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen geen mogelijkheid biedt om de Nottebohmzaal van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience tijdens de avonduren open te stellen, is een afwijking op het retributiereglement nodig.
Voor het openhouden van de Nottebohmzaal op zaterdag 27 mei 2017 van 14.00 uur tot 22.00 uur is volgend personeel noodzakelijk: één personeelslid niveau C tussen 14.00 uur en 22.00 uur en één personeelslid niveau D tussen 14.00 uur en 22.00 uur. Voor het openhouden van de Nottebohmzaal op maandag 29 mei 2017 van 7.00 uur tot 21.00 uur is volgend personeel noodzakelijk: één personeelslid D tussen 7.00 uur en 14.00 uur, één personeelslid niveau D tussen 14.00 uur en 21.00 uur en één personeelslid C tussen 18.00 uur en 21.00 uur. Voor het openhouden van de Nottebohmzaal op dinsdag 30 mei 2017 van 7.00 uur tot 23.00 uur is volgend personeel noodzakelijk: één personeelslid D tussen 7.00 uur en 14.00 uur, één personeelslid niveau D tussen 14.00 uur en 23.00 uur en één personeelslid C tussen 18.00 uur en 23.00 uur. Deze uren worden gepresteerd via het principe van flextijd.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 maart 2015 (jaarnummer 163).
Umedia Production Services wenst filmopnames te maken in de Nottebohmzaal van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience op zaterdag 27 mei 2017, maandag 29 mei 2017 en dinsdag 30 mei 2017 voor de filmtrilogie Intrigo Trilogy. Het betreft de verfilming van drie boeken van de Zweedse thrillerauteur Hakan Nesser, die deze zomer worden gepubliceerd. De periode van ingebruikname van de Nottebohmzaal duurt op zaterdag 27 mei 2017 van 14.00 uur tot 22.00 uur, op maandag 29 mei 2017 van 7.00 uur tot 21.00 uur en op dinsdag 30 mei 2017 van 7.00 uur tot 23.00 uur.
In het retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad is voor het gebruik van de Nottebohmzaal geen mogelijkheid voor het openstellen voor filmopnames tijdens de avonduren. Enkel retributie voor een grote nocturne is mogelijk.
De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience stelt voor om volgende prijsafwijking te hanteren voor dit gebruik van de Nottebohmzaal: de avonduren worden verrekend aan het tarief dagprijs.
Volgens het retributiereglement sluit Antwerpen Kunstenstad vzw de huurovereenkomst af en regelt de financiële gevolgen.
Omdat de filmproducent de Nottebohmzaal als decor wenst te gebruiken en er in het retributiereglement geen mogelijkheid is - buiten een grote nocturne - om tijdens de avonduren de zaal te verhuren voor filmopnames, wordt voorgesteld om de filmproducent voor de avonduren het dagtarief te laten betalen in plaats van het nocturnetarief.
Indien de filmproducent voor de avonduren het nocturnetarief zou betalen, dan bedraagt dit per draaidag 3.200,00 EUR voor weekdagen, 3.840,00 EUR voor weekenddagen. Nu wordt voorgesteld om per draaidag voor de avonduren 1.200,00 EUR aan te rekenen. De daguren worden vergoed volgens het geldende retributiereglement.
Het college keurt goed dat een afwijking op de prijs van de huur van de Nottebohmzaal van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, namelijk een verminderd tarief voor de avonduren van het gebruik, wordt toegestaan aan Umedia Production Services voor filmopnames op zaterdag 27 mei 2017, maandag 29 mei 2017 en dinsdag 30 mei 2017.