De Hercules Trophy is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.
De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).
Het project kadert binnen het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.
De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:
De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 30 juni 2017, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:
Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) ingedeeld in categorie 3 (extern georganiseerd naamsversterkend evenement) en wordt dus vrijgesteld van:
Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:
De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.
Hoofdstuk VI artikel 2.3 a van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990).
Artikel 3 e) en artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180).
Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).
Artikel 2 van het retributiereglement van 27 juni 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.
Het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).
Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.
Op 27 januari 2017 (jaarnummer 11182) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2017 goed, de juridische gronden inbegrepen. De Hercules Trophy is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.
Hercules Trophy België bvba organiseert op zaterdag 20 mei 2017 de Hercules Trophy. De Hercules Trophy is een bedrijfssportenevenement met een slotfeest dat van 20 mei 2017 7.30 uur tot 21 mei 2017 1.00 uur plaatsvindt in Park Spoor Noord.
Een tweehonderdvijftigtal bedrijfsteams van vijf tot zeven deelnemers zullen het in twaalf sportproeven tegen mekaar opnemen in dit recreatieve tornooi waarin plezier en beweging centraal staan.
De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:
Principieel gunstig advies van brandweer en politie onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging van het dossier door de organisator.
In het kader van dit evenement werd met de organisatoren een sportcharter afgesloten.
De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 10.000,00 EUR voor de organisator. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen (budgetplaats 5116535000, budgetpositie 649434, bedrag toelage 10.000,00 EUR en functiegebied: 1SBR070102A00000; 1SBR060303A00000).
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.
Gunstig mits naleving van het opportuniteitskader, politiecodex en categoriebepaling.
Principieel gunstig advies van brandweer onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging dossier door de organisator.
Gunstig advies op basis van orderbevestigingen B606012.
De organisator dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid in evementenaanvraag 57266.
Het maximumgeluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A). Het waargenomen geluid 1,5 meter voor de gevels van de dichtstbijgelegen woningen mag niet hoger zijn dan 80dB(A) en 90dB(C) (gemeten als LAmax,1sec).
Principieel gunstig advies van Lokale Politie onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging dossier door de organisator.
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande richtlijnen bij evenementen. Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van het zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement. ( van opbouw tot het definitief verlaten van het park na het beëindigen van het evenement )De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken. Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park de inrichter ziet er op toe en treft hier de nodige maatregels voor. De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers van het evenement niet parkeren in het park. Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht. Bij extreme weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot. Op geen elk ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen. Ook de stockage van materialen onder de bomen is niet toegestaan. Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.6) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagdagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijden en /of na de manifestatie van het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de onkosten van de reiniging bij de organisator verhaald. Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat: er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen, alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie ook hetgene dat zich verspreid heeft naar omliggende straten of pleinen onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd. Alle eventuele schade wordt vergoed.
De organisatoren dienen voor het huren van het platform rekening te houden met de concessie van de Cargo Zomerbar.
De parking aan de Kempenstraat is werfzone + er zijn werven in deze straat en aan de dokken. Organisator moet zich hierover goed inlichten!
Het college keurt de organisatie en de gevraagde ondersteuning goed voor de Hercules Trophy die plaatsvindt op zaterdag 20 mei 2017 in Park Spoor Noord.
Het college verleent de organisator, Hercules Trophy België bvba, Hulstweg 3, 3140 Keerbergen, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college keurt goed om, voorafgaand aan de Hercules Trophy met de Hercules Trophy België bvba het 'charter sportevenementen' af te sluiten.
Het college keurt de afvaardiging goed van de burgemeester en/of de schepen voor sport tijdens de Hercules Trophy volgens protocollaire afspraken.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
|
OS/Visit Antwerpen/Evenementencel |
bekendmaking van het evenement via de beschikbare stedelijke communicatiekanalen; |
|
SB/Bijzondere Opdrachten en Feestmateriaal |
|
|
LP/Openbare Orde/Evenementen |
|
|
As vzw |
voorzien van de gevraagde toelage 10.000,00 EUR; |
|
Milieuvergunningen |
toelating geven voor het spelen van muziek op 20 mei 2017 van 7.30 uur tot 23.59 uur tot maximaal 85db. |