Op 25 november 2016 (jaarnummer 10300) keurde het college voor de werkgeversaanpak, de modelbrief en deelnameovereenkomst goed.
Bij de werkgeversaanpak wordt na een kennismakingsgesprek aan de bedrijven, in een eerste fase, een gratis mobiliteitsscan aangeboden ter waarde van 3.000,00 EUR. Voor de opmaak van deze scans worden de reisbewegingen en/of reisgedrag van werknemers geïnventariseerd en op basis daarvan de mogelijkheden op het gebied van Slim Reizen en Slim Werken in kaart gebracht.
De overgemaakte personeelsgegevens van bedrijven dienen vertrouwelijk te worden behandeld. Een modelbrief, respectievelijk voor grote bedrijven met meer dan 150 werknemers en kleinere bedrijven, beschrijft het doel van de mobiliteitsscan en verzekert de verplichting van de stad Antwerpen tot vertrouwelijke behandeling van deze personeelsgegevens. Hierbij worden ook de bedrijven erop gewezen de nodige stappen te zetten om in regel te zijn met de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levensfeer met het oog op de verwerking van persoonsgegevens.
Bij elk bedrijf met meer dan 150 werknemers zal na de presentatie van de mobiliteitscan een overeenkomst voor deelname met het projectteam Slim naar Antwerpen worden voorgelegd ter ondertekening. Het theoretisch haalbaar potentieel aan vermindering van autobewegingen en het jaarlijks uitvoeringsplan op maat van het bedrijf maakt integraal deel uit van deze overeenkomst. De uitvoeringovereenkomst wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd tot en met 2024 en jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd door aanpassing van het uitvoeringsplan. Het deelnemend bedrijf betaalt hiervoor jaarlijks een vergoeding van 10,00 EUR per werknemer (maximaal 5.000,00 EUR).
Om kleinere ondernemingen, tussen 20 en 150 werknemers, te motiveren de nodige inspanning te leveren en om uitsluiting te vermijden wordt, mits het afsluiten van een overeenkomst tot opmaak van eenvoudige mobiliteitsscan met daaraan gekoppeld een engagement tot vermindering van het aantal autobewegingen tijdens de spits, aan hen ook de mogelijkheid gegeven om ook deels gebruik te maken van een beperkt aanbod uit de mobilotheek en de extra fietskortingsregeling. Voor bedrijven met minder dan 150 werknemers wordt een overeenkomst afgesloten voor slechts één jaar en kan enkel worden verlengd op uitdrukkelijke vraag van de werkgever. De deelname voor kleine bedrijven is gratis.
De bedrijfseenheid Stadontwikkeling vraagt aan het college de goedkeuring van het verwerkingscontract.
Het verwerkingscontract is een begrip uit de privacyregelgeving.
Het verwerkingscontract is de overeenkomst tussen verantwoordelijke, met name de stad Antwerpen, en verwerker, NV Made4it, waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan.
Als een verantwoordelijke persoonsgegevens laat verwerken door een verwerker, is altijd een verwerkingscontract tussen beide verplicht. Steeds wanneer een verantwoordelijke, in dit geval de stad Antwerpen, het verwerken van persoonsgegevens 'uitbesteedt', is dus een schriftelijke overeenkomst vereist.
Made4it verwerkt, in opdracht van de stad Antwerpen, de gegevens van de werknemers van bedrijven door de opmaak van mobiscan op maat van de bedrijven (dit is een analyse van het woon-werkverkeer naar de betrokken vestigingen) en dit in uitvoering van het goedgekeurde raamcontact met nummer GAC/2014/2330 tussen de stad Antwerpen en Made4it.
De wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
Het college keurt het verwerkingscontract en de bijhorende bijlagen tussen de stad Antwerpen en Made4it NV goed.