Voor het gebruik van de evenementenhal worden nutskosten aangerekend voor water en elektriciteit. De nutskosten werden in het retributiereglement vastgelegd op 110,00 euro exclusief 21% btw per dag. Dit brengt het totaal voor de Urban Trail op 532,40 euro inclusief btw voor vier evenementdagen. Bij evenementen met een groot verbruik, wordt meerverbruik aangerekend aan volgende tarieven: 0,15 euro/kWh voor elektriciteit en 2,50 euro/m³ voor water.
De retributiekosten voor het gebruik van de evenementenhal Park Spoor Noord worden berekend op basis van categorie twee, bepaald in het retributiereglement. Vzw Antwerpen Sportstad adviseert om slechts een opbouwdag en een evenementdag aan te rekenen voor dit evenement. Aan 1.440,00 euro voor de opbouw en 2.880,00 euro voor het evenement. Dit brengt het totaal op 4.320,00 euro.
De overige kostenposten (opkuis, afvalcontainers en retributie parkeerverbodsborden) zullen na afloop van het evenement door de betrokken diensten worden uitgerekend en gefactureerd aan de organisator.
Op 11 januari 2013 (jaarnummer 185) nam het college kennis van het concept van de Antwerp Urban Trail.
Op 27 januari 2017 (jaarnummer 11182) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2017 goed, de juridische gronden inbegrepen. Antwerp Urban Trail is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.
Golazo Sports organiseert op zondag 12 maart 2017 de vijfde editie van de Antwerp Urban Trail. Deze unieke stadsloop van 10 km start in Park Spoor Noord en komt aan ter hoogte van de Entrepotkaai. Er zal ook door volgende bijzondere locaties gelopen worden:
De 10.000 deelnemers starten in tien aparte reeksen. Deze maatregel is bevorderlijk voor het loopcomfort van de deelnemers en voor de mobiliteit rond het parcours omwille van gecoördineerde oversteken. De eerste reeks start om 9.00 uur, de laatste reeks om 12.20 uur. De laatste loper komt aan om 14.00 uur.
Nieuw in deze vijfde editie zijn de wandelaars. In de eerste vijf waves mogen ook een beperkt aantal wandelaars (maximum 200 per wave, maximum 1000 in totaal) mee op het parcours. Zij dienen eveneens ten laatste om 14.00 uur aan de finish te zijn en mogen onderweg niet pauzeren. Er wordt hen ook gevraagd om op smalle en gevaarlijke punten voorrang te verlenen aan de lopers.
Het parcours werd in samenwerking met vzw Antwerpen Sportstad, de Lokale Politie, De Lijn, dienst mobiliteit en brandweer uitgewerkt waarbij de veiligheid van de deelnemers en de impact voor de stad steeds kritisch werden afgewogen. Om de doortocht bij de bijzondere locaties vast te leggen zijn er ook steeds duidelijke afspraken gemaakt met de beheerder of verantwoordelijke per locatie.
Voor dit evenement vraagt de organisator, Golazo Sports, het volgende aan de stad Antwerpen:
Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van Lokale Politie en brandweer, zoals besproken tijdens het werkgroepoverleg.
Advies brandweer, stadshavendienst en FOD Volksgezondheid kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies van deze diensten er is, zal het worden overgemaakt aan de organisator.
De Urban Trail 2017 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.
De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).
Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.
De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:
Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659) ingedeeld in categorie 3 (extern georganiseerd naamsversterkend evenement met gunstige begroting dat in aanmerking komt voor een toelage uit het evenementenfonds) en wordt dus vrijgesteld van:
Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.
Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:
Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).
Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling van logistiek materiaal, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 2013 (jaarnummer 683).
Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).
Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement. Het retributiereglement Evenementenhal Park Spoor Noord van 19 november 2013 (690) en het stedelijke gebruiksreglement infrastructuur stadsbeheer van 16 december 2013 (854).
Hoofdstuk VI artikel 2.3 a en artikel 4.2 van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659).
Artikel 3 e) en artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180).
Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).
Artikel 2 van het retributiereglement van 30 mei 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.
Het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).
Grote Markt:
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande richtlijnen bij evenementen. Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van het zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement. ( van opbouw tot het definitief verlaten van het park na het beëindigen van het evenement )De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken. Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park de inrichter ziet er op toe en treft hier de nodige maatregels voor. De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers van het evenement niet parkeren in het park. Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht. Bij extreme weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot. Op geen elk ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen. Ook de stockage van materialen onder de bomen is niet toegestaan. Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009( jaarnummer 18.6) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de ( dagdagelijkse ) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijden en /of na de manifestatie van het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de onkosten van de reiniging bij de organisator verhaald. Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat: er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen, alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie ook hetgene dat zich verspreid heeft naar omliggende straten of pleinen onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd. Alle eventuele schade wordt vergoed.
De organisator dient permanent tijdens de volledige duur van het evenement (van opbouw tot het finaal verlaten van het park) in te staan voor de verkeersstroom in het park. Hij dient hiervoor de nodige stewards te voorzien die de verkeersstroom regelt in het park. Ook dient hij erop toe te zien dat er niemand fout parkeert in het park.
Het college keurt de organisatie en de gevraagde ondersteuning goed voor de organisatie van de Antwerp Urban Trail die plaatsvindt op zondag 12 maart 2017 in de binnenstad.
Het college verleent de organisator, Golazo Sports, Schoebroekstraat 8, 3583 Paal-Beringen, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college keurt goed om, voorafgaand aan de Antwerp Urban Trail met de organisatie Golazo Sports het 'charter sportevenementen' af te sluiten.
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| omschrijving | bedrag | boekingsadres | bestelbon |
| Parkloods ontvangt nutskosten van de desbetreffende organisator |
532,40 euro |
budgetplaats: 5114000000 budgetpositie: 705 functiegebied: 1SBR060205A00000 subsidie: SUB_NR fonds: Intern begrotingsprogramma: 1SA050740 budgetjaar: 1700 |
nvt |
| Parkloods ontvangt retributiekosten van de desbetreffende organisator |
4.320,00 euro |
budgetplaats: 5114000000 budgetpositie: 702 functiegebied: 1SBR060205A00000 subsidie: SUB_NR fonds: Intern begrotingsprogramma: 1SA050740 budgetjaar: 1700 |
nvt |
| dienst | taak |
| LP/OO/EV |
|
| SB/L/BOF |
|
| SW/B&O | gratis verplaatsen van betonblokken en paaltjes; |
| SB/SR/BIT |
|
| Milieuvergunningen | toelating geven voor het spelen van muziek op 12 maart 2017 tot maximaal 95db; |
| SB | de nodige afspraken maken met de bedrijfseenheid stadsbeheer betreffende het gebruik en de exploitatiekosten van de parkloods. |