Na afloop van The Tall Ships Races 2016 werd het volledige evenement geëvalueerd. Alle interne en externe partijen werden bij deze evaluatie betrokken. Dit besluit is een samenvatting van de diverse evaluatiemomenten, de resultaten en de belangrijke en essentiële verbeterpunten. De algemene evaluatie van alle betrokken partijen is zeer positief.
Alle betrokken stedelijke diensten (veiligheid, logistiek, ...) gaven aan dat, ondanks de grootte van dit evenement, het goed beheersbaar was.
Analyse
Tijdens het evenement mocht de stad 500.000 bezoekers en 3.000 crewleden verwelkomen. De gemiddelde leeftijd van de bezoeker was 53 jaar. 11% van de bezoekers kwam uit het buitenland, waarvan 64% uit Nederland. Van de Belgische bezoekers kwam 81% uit de provincie Antwerpen. Het aandeel bezoekers uit Antwerpen stad bedraagt 46%.
Mobiliteit en planning bezoekers:
- 23% van de bezoekers kwam met het openbaar vervoer, 22% kwam met de auto;
- 42% parkeerde de auto op een parking in de stad, 16% op een Park & Ride rond de stad;
- 41% van de bezoekers kwam naar het evenement tussen 10.00 en 12.00 uur. 34% vertrok tussen 16.00 en 18.00 uur, 23% tussen 18.00 en 20.00 uur.
De belangrijkste redenenen om het evenement te bezoeken volgens de bezoekers waren:
- 52%: gezelligheid;
- 50%: geïnteresseerd in zeilen en boten;
- 46%: leuk event;
- 40%: bezoeken van de schepen.
Andere interessante cijfers:
- 44% van de bezoekers kwam voor de eerste keer, 23% voor de tweede keer en 33% bezocht het evenement al meerdere malen;
- 70% kwam met partner, 29% met kinderen;
- 16% bezocht het evenement meerdere dagen;
- 31% zou het evenement nog bezoeken, 4% wist het niet en 65% ging het evenement niet meer bezoeken;
- 72% deed geen andere activiteiten voorafgaand aan het bezoek van de schepen;
- 28% ging na het evenement nog naar een café, 26% ging nog op restaurant;
- 10% logeerde in Antwerpen;
- 74% had een zeer positieve indruk van het evenement, 24% een positieve en slechts 0,3% was eerder negatief.
De bezoeker was over alle onderdelen van het evenement (sfeer, openingsuren, aankleding, bereikbaarheid, catering, aantal schepen, …) tevreden of zeer tevreden:
- slechts 2% was noch tevreden, noch ontevreden over de aanwezige schepen;
- 83% zou het evenement zeker aanraden bij familie, vrienden, … ;
- 73% zou zeker terugkomen bij een volgende editie, 16% eerder wel.
De return voor de lokale economie van het evenement bedroeg 6 miljoen euro. Hierbij is rekening gehouden met een uitgave van gemiddeld 26,00 euro per bezoeker (exclusief transport) en een gecorrigeerd bezoekersaantal van 230.990 bezoekers.
Het bezoekersaantal is gecorrigeerd omdat enkel de ‘nieuwe’ of ‘extra’ inkomsten die toe te schrijven zijn aan het evenement als economische impact beschouwd worden. Bepaalde categorieën bezoekers worden dan afgetrokken of mee in de berekening opgenomen naargelang ze wel of niet voor ‘extra’ inkomsten hebben gezorgd omwille van het evenement. Om dat te bepalen werd hen gevraagd wat ze zouden gedaan hebben als het evenement niet had plaats gehad.
Zo zorgen bezoekers die in Antwerpen wonen mogelijk niet voor extra inkomsten, omdat zij ook zonder het evenement geld hadden uitgegeven. Uitzondering daarop zijn de inwoners die zeggen dat ze zonder het evenement niet in de stad zouden zijn gebleven, maar een ander evenement hadden bezocht buiten de stad Antwerpen. Bezoekers die anders ook van plan geweest waren om eens te komen, maar enkel het tijdstip van hun bezoek hebben laten bepalen door een event kunnen eigenlijk ook gezien worden als geen extra inkomsten door het event.
Daarnaast kreeg Antwerpen van de kapiteins van de deelnemende schepen een tevredenheidscore van 92%. Hiermee was Antwerpen de best beoordeelde gasthaven van de 4 deelnemende gasthavens aan The Tall Ships Races 2016: Antwerpen, Lissabon, Cadiz, La Coruna.
Financiën
- Het bestek werd onderverdeeld in 2 percelen:
- Perceel I omvatte de organisatie van het evenement in samenwerking met het Havenbedrijf Antwerpen, de stad Antwerpen en Sail Training International, het uitwerken van een programma voor de bemanning van de schepen en voor de bezoekers van het evenement, het aantrekken van zeilschepen (inclusief promotie naar schepen), het werven van trainees, de volledige logistieke en administratieve opvolging van het evenement.
- Perceel II omvatte het werven van sponsors en peterschappen van trainees en de verkoop van hospitality.
- in de ingediende offerte van het evenementenbureau voor scenario 2 werd rekening gehouden met een sponsorinkomst van 250.000,00 euro. Daarnaast dienden ze ook een scenario uit te werken zonder sponsorinkomsten. Ongeveer de helft van de vooropgestelde sponsorinkomst werd behaald;
- het evenementenbureau hield eveneens rekening met een sponsorinkomst via stad en havenbedrijf van een geraamd bedrag van 77.775,00 euro (exclusief btw);
- gaandeweg voorzag de stad nog 50.000,00 euro extra voor de betaling van de artiesten voor het randprogramma en de mobiliteitsmaatregelen;
- voor communicatie hadden stad en havenbedrijf samen 300.000,00 euro voorzien, maar bijkomend voorzag de stad voor de campagne (creatie beeld en het communicatieplan) nog 200.000 euro extra. Dit dient in de toekomst ook beter afgestemd te worden met het Havenbedrijf Antwerpen.
Werving trainees en schepen
- Traject werving trainees:
- communicatie:
- aparte communicatiecampagne had zeker succes;
- promofilmpje op Facebook werd massaal gedeeld;
- diende tijdig ingepland en opgevolgd te worden.
- samenwerking Windseeker:
- de werving en de plaatsing van de trainees en de hiervoor nodige administratie uitbesteden aan Windseeker werd zeer positief geëvalueerd;
- dankzij hun kennis en expertise deed Windseeker de onderhandelingen met schepen, plaatsing van de trainees, het aanvragen van potentiële beurzen en de hele administratie;
- het fondswervingstraject maakte het laagdrempeliger voor potentiële trainees.
- ondersteuning Sail Training Association Belgium:
- Sail Training Association Belgium is een vzw die voornamelijk bestaat uit vrijwilligers. Hierdoor was het voor hen onmogelijk om de werving en plaatsing van trainees op zich te nemen;
- daarnaast dienden zij een stand te voorzien tijdens het evenement zelf voor de promotie van sail training, waar vooral hun focus ligt;
- ze werden wel steeds uitgenodigd op de nautische werkgroep.
- impact duur race/budget:
- door de lengte van de race, 15 dagen, had dit grote financiële gevolgen: het verblijf aan boord kostte +/- 100,00 euro/dag, daarnaast was de terugreis ook duur van de aankomsthaven Lissabon.
- Resultaat werving trainees:
- het contractueel doel met Sail Training International om 65 trainees te werven werd ruimschoots gehaald;
- 102 trainees namen deel aan fondswervingstraject – Young Belgium Crew - waarbij ze begeleid werden bij de zoektocht naar sponsoring door middel van workshops en een coach om hen te begeleiden;
- 11 schreven zich individueel in en betaalden de deelnameprijs integraal;
- 8 +25-jarigen schreven zich in en betaalden de deelnameprijs integraal.
- Werving schepen:
- het aantrekken van schepen verliep moeilijk omwille van de concurrentie van het Brest Sailing Festival;
- de race was technisch een moeilijke race waardoor er een beperkter aantal kleinere schepen deelnam;
- er was een mooi aanbod A-schepen. Ondanks de hogeropgenoemde beperkingen waren er 19 klasse A-schepen aanwezig op het evenement.
Programma
- Aper’eau:
- nieuwe doelgroep naar site gebracht;
- negatieve feedback van het MAS;
- complexe samenwerking.
- Optreden Natalia + Cookies & Cream:
- Natalia: opkomst was ok, start concert te vroeg, weinig aankondiging vanuit artiest zelf;
- Cookies & Cream: zeer grote opkomst, lokaal zeer bekend, de band voerde zelf actief promotie.
- Vuurwerk:
- mooi vuurwerk en perfecte locatie voor de ligging van de pontons voor het afstekken van het vuurwerk. De pontons laggen ter hoogte van het Loodswezen en het Noorderterras op de Schelde;
- het vuurwerk was zichtbaar voor alle schepen.
- Crew Parade en prijsuitreiking:
- parcours was iets te kort;
- tempo lag te hoog;
- prijsuitreiking in aanwezigheid van schepen Kennis en schepen Van Peel is goed verlopen.
- Crew Party in Cadx:
- goede locatie;
- strikte opvolging einduur, volgende keer uitdoofscenario voorzien;
- aanbod drank en catering goed.
- Captains dinner in de Royal Yacht Club Belgium :
- locatie was nog niet helemaal afgewerkt;
- prachtig zicht op de schepen;
- extra kost vervoer kapiteins.
- Sportactiviteiten crew:
- het aangeboden sportprogramma was succesvol: beachvolleybal, lasershooting, voetbal, ...;
- de organisatie van het sportprogramma (scheidsrechters, organisatie, ...) had een impact op het eventbudget, mits een uitgebreidere ondersteuning vanuit sportdienst niet mogelijk was;
- lasershooting was heel populair, lange wachttijden. Bij een volgende editie overwegen om te werken met een maximaal aantal deelnemers per schip.
- Socio-cultureel programma crew:
- voor de crew werd een op maat gemaakte belevingsgids uitgewerkt. Zo konden de crewleden op eigen initiatief één van de wandelingen maken en in elke wandeling was ook een geschenk of gratis toegang tot een museum opgenomen;
- de uitgewerkte gids was zeer kwalitatief maar de productie was ook tijdrovend;
- bij een volgende editie dient dit goed geëvalueerd te worden omdat de distributie en promotie niet optimaal verlopen is.
Inplanting en aankleding
Het creëren van een wandelboulevard met 4 publiekszones was een geslaagd concept.
- Steenplein:
- Noorderterras (APCOA):
- rekening houden met betaling uitkoopsom.
- Waagnatie:
- rekening houden met doorgang concessie Waagnatie;
- eigendom van Gemeentelijk Autonoom Parkeerbedrijf Antwerpen – goede afspraken maken in verband met vrijstelling retributie.
- MAS:
- rekening houden met kunstwerk ‘Skull’;
- rekening houden met concessies, vergunde terrassen, evenemententerrassen en duidelijk vooraf naar horeca communiceren wat wel of niet mogelijk is.
De aankleding van het evenement:
- de stijl van de signalisatie was toegankelijk en consequent doorgetrokken op de ganse eventsite;
- wegwijzers waren niet 100% duidelijk/leesbaar;
- de infotorens waren informatief en mooi;
- de vlaggenparade was:
- praktisch in functie van veiligheid;
- leidraad voor bezoeker.
- uniforme integratie van sponsors op eventsite;
- nautisch karakter van het evenement was in de basis aanwezig. Indien de budgettaire ruimte er is, dient dit aspect nog meer uitgespeeld te worden.
Mobiliteit en toegankelijkheid
- Voor de mobiliteitsaanpak is er gewerkt met het mobiliteitsbureau Scelta Mobility waarmee een raamcontract werd afgesloten voor de opmaak van evenementenvervoersplannen.
- De geplande wegenwerken waren groter dan oorspronkelijk gedacht, maar dankzij het maken van goede afspraken, was de impact werkbaar.
- Het evenement is zeer goed verlopen op vlak van mobiliteit.
- Circa 15% van de bezoekers kwam per fiets naar het evenement.
- De fietsenstalling aan het Steenplein was een groot succes. De centrale locatie en het feit dat deze locatie regelmatig wordt gebruikt tijdens evenementen draagt hiertoe bij.
- De druk op openbare vervoersassen bleef beperkt.
- Er was een beperkt gebruik van de Park & Ride zones (16%), toch waren een aantal Park & Ride zones volzet (beperkte restcapaciteit voor evenementen).
- Ondanks de werken en mobiliteitscommunicatie reden nog veel bezoekers met de wagen richting de evenementenzone.
- Er was beperkte mobiliteitsdata beschikbaar.
- Voorgestelde actiepunten bij volgende editie:
- fietsenstallingen aan Steenplein uitbreiden;
- duidelijke bewegwijzering naar fietsenstallingen;
- bewaakte fietsenstallingen om diefstal te voorkomen;
- lijnen met voldoende restcapaciteit en goede verbinding promoten;
- zoeken naar alternatieven voor permanente Park & Ride:
- laatst mogelijke vertrekuren openbaar vervoer communiceren;
- op een gestructureerde manier dataverzameling organiseren;
- in begroting evenementen structureel rekening houden met budget mobiliteitsmaatregelen;
- de toegankelijkheid van het evenement was beperkt door de slechte staat van de ondergrond aan de Scheldekaaien.
Logistiek en personeel
- De samenwerking met de stads- en havendiensten verliep zeer goed.
- Door de combinatie van meerdere evenementen was er een materiaaltekort. De logistieke dienst heeft hiervoor de nodige maatregelen getroffen en daarnaast is er vanuit de organisatie nog extern materiaal gehuurd.
- Het tijdig starten van de voorbereidingen en de maandelijkse meetings hebben bijgedragen tot een efficiënte en correcte samenwerking voor alle betrokken partijen.
- De afspraken in verband met de afvalophaling en opkuis zijn prima verlopen.
- Voor een toekomstige editie dient er rekening gehouden te worden met de waterbevoorrading van de schepen en hiervoor ofwel standpijpen in te zetten van de logistieke dienst of de kosten te begroten.
- Logistieke ondersteuning vanuit Defensie is laattijdig bevestigd en was zeer beperkt in vergelijking met voorbije editie.
- De foute inschatting over de benodigde hoeveelheid fenders en gangways had een grote impact op de finale afrekening van het evenement.
- Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden over het plaatsen van de nadars aan de waterkant, zowel rond de dokken als aan de Scheldekaaien.
- Er waren te weinig vrijwilligers voor alle oorspronkelijk voorziene taken.
- De werking met het online planningssysteem Beeple was niet duidelijk en verwarrend.
- Er waren te veel Liaison Officiers (3 a 4 per schip).
- De catering voor vrijwilligers en medewerkers was zeer goed.
- De kledij die werd voorzien voor alle medewerkers en vrijwilligers was kwalitatief en werd zeer positief onthaald.
Veiligheid
- Voor dit evenement is de politionele ondersteuning uitgebreid met de ondersteuning van een private bewakingsfirma. De private bewakingsfirma bewaakte de logistieke zones door middel van camerabewaking.
- Tijdens het evenement was er een beperkte commandopost: politie, mobiliteitsbureau, private bewakingsfirma, organisatie en de medische hulpdienst.
- Elke dag was er zowel om 10.00 uur als om 18.00 uur een veiligheidsbriefing met de organisatie, Lokale Politie, Brandweer, private bewakingsfirma, rampenambtenaar en medische hulpdienst.
- Het is nuttig om voor de aanvang van een groot (eenmalig of enkel om de zoveel jaar terugkerend) evenement een rampenoefening te organiseren. Moet niet altijd om een inzetoefening gaan, het kan ook nuttig zijn om een tafeloefening te organiseren.
Communicatie
- Geen goed materiaal beschikbaar van voorbije edities (foto’s, video’s, …).
- Het communicatieproces moet sneller opgestart worden, zeker wat het trainee-luik betreft.
- Budgettering moet in de toekomst transparanter uitgewerkt worden met betrekking tot mediaplan, communicatieplan, concept, onderverdeling B2B- en B2C-communicatie, ... .
- De start van het communicatieluik kwam moeilijk op gang, aan de basis ligt hiervan een wijziging van briefing, maar ook verder bleef de samenwerking met het extern communicatiebureau moeizaam en vooral tijdrovend, als gevolg van de veelheid aan partners (stad, Havenbedrijf Antwerpen, organisatie, Sail Training International en sponsers).
- Het valideringsproces was niet voldoende transparant en tijdrovend.
- Het campagnebeeld dient vroeger opgeleverd te worden waardoor het breder ingezet kan worden.
- Voor de campagnemeting is er een online bevraging geweest, waar 673 respondenten de vragenlijst volledig heeft ingevuld. Dit is een netto responsgraad van 14,8%.
- De campagnemeting toont het volgende aan:
- impact imago:
- 71% vindt zeker wel dat de stad een havenstad is, 26% vindt dit eerder;
- 54% vindt zeker wel dat de stad een stad aan de stroom is, 34% vindt dit eerder wel;
- kennis en ondernomen actie:
- 37% kent The Tall Ships Races en heeft deelgenomen, 60% kent het evenement maar heeft niet deelgenomen;
- 47% heeft de campagne van The Tall Ships Races gezien, 53% niet;
- 58% heeft de affiches in het straatbeeld opgemerkt;
- 22% heeft de advertenties gezien in Gazet van Antwerpen, De Standaard en Het Nieuwsblad;
- 21% heeft over het evenement gelezen in A-blad;
- 17% vernam van het evenement via ATV;
- 11% zag de campagne op bus of tram;
- 48% is naar aanleiding van de campagne naar het evenement geweest, 41% heeft geen actie ondernomen en 9% is op zoek gegaan naar meer info op www.visitantwerpen.be of www.tsrantwerp.be;
- 57% heeft met niemand gesproken over het evenement, 18% is aangesproken door vrienden en kenissen, 25% heeft vrienden of kennissen aangesproken;
- interesse in onderwerp:
- 23% was zeker geinteresseerd in het onderwerp van de campagne;
- 39% eerder wel;
- 26% was neutraal;
- 11% eerder niet;
- socio-demografische gegevens:
- campagne is meer gezien door huisvrouwen/-mannen;
- campagne is minder gezien bij 46-55-jarigen en allochtonen.
- Richtdatum voor oplevering campagnes voor events dient veel vroeger te liggen, idealiter 1 jaar vooraf.
- Het commerciële aspect is een aandachtspunt naar een volgende editie (B2B-communicatie, vermelding sponsorlogo’s, content voor sponsors op eigen kanalen,…).
- De oplevering van het mediaplan is een aandachtspunt naar een volgende editie, dit zou klaar moeten zijn op het moment dat de sponsoringgesprekken opgestart worden.
- De pers-aanpak verliep goed:
- aandachtspunten:
- journalisten gaven aan dat er te weinig parking voor hen voorzien was;
- journalisten gaven aan dat de signalisatie naar het perscentrum duidelijker moest zijn;
- informatie stroomde tijdens het evenement soms wat moeilijker door naar het perscentrum (bijvoorbeeld schip dat niet kwam opdagen).
- persaccreditaties: 100.
- artikels: 300
- 32% regionale/lokale kranten;
- 28% nationale kranten;
- 50% online.
- 2 radio-interviews;
- tv-items:
- 26 regionaal;
- 7 nationaal.
- Ciijfers website:
- 156.634 unieke bezoekers;
- 211.585 sessies;
- 464.628 page views.
- Tall-Ships App:
- 2.000 downloads (Android & iOS);
- opstart verliep moeizaam;
- grote impact op projectleider(s) evenemententeam;
- te laat online;
- niet voldoende opgenomen in voorafgaande communicatie.
- Sociale media:
Sponsoring
- Men dient er rekening mee te houden dat de eisen sponsors veranderd zijn, pure logovermelding is te beperkt. Men wenst opgenomen te worden in content, invulling op eventsite, … .
- Er dient duidelijk meegeven te worden wat er mogelijk is rond return voor sponsors in de communicatie.
- Vooraf bekijken inzet en connecties via opdrachtgever(s).
- Vooraf opsomming maken van welke ondersteuning er mogelijk is vanuit opdrachtgever(s).
- De verdeling visibiliteit op de site dient meer besproken te worden in contractfase. Momenteel neemt Sail Training International 40% van het totaal voor zijn rekening, de resterende 60% dient verdeeld te worden tussen stad/haven en de sponsors.
- De uniforme visibiliteit was meerwaarde op eventsite.
Er kan geconcludeerd worden dat The Tall Ships Races een evenement is dat vele duizenden bezoekers naar de Scheldekaaien brengt en de Antwerpenaren op een mooie, inspirerende manier eraan herinnert dat hun stad intens met de stroom en met de haven verbonden is. Dit evenement bouwt mee aan de uitstraling van Antwerpen zowel in binnen- als buitenland.
Daarom wordt momenteel al een nieuwe kandidaatstelling voor de editie van 2022 administratief voorbereid. Deze wordt in een latere fase nog aan het college voorgelegd ter definitieve goedkeuring om onze bid te kunnen officialiseren.
Deze evaluatie zal bij de opstart van een eventuele volgende editie meegenomen worden zodat proactief de pijnpunten vooraf in kaart zijn gebracht. Ook voor de onderhandelingen met Sail Training International is het belangrijk om de nodige achtergrondinformatie te hebben in functie van een optimaal resultaat voor alle betrokken partijen.