2017_CBS_01452 - Masterplan stadhuis - krachtlijnen tijdelijke ondersteuning bij ontvangsten en recepties tijdens uithuizing stadhuis, met oog op tijdelijke toewijzing - Goedkeuring

Met de tijdelijke uithuizing van de functies van het stadhuis zal de dienst Bestuurszaken een gelijkaardig serviceniveau aanbieden op de drie nieuwe locaties. Dit zal gebeuren met de huidige personeelsbezetting (2016_CBS_01632). Om dit te kunnen realiseren moet Bestuurszaken zich laten ondersteunen in facilitaire processen, bijvoorbeeld ondersteuning bij recepties. Dit vraagt een onvoorziene financiële inspanning. Deze wordt opgevangen door restmiddelen van de bedrijfseenheid Bestuurszaken.

Op 26 februari 2016 (jaarnummer 1632) nam het college kennis van de intentie tot gebruik van het Felixarchief (zuilenzaal) als tijdelijke locatie voor de ontvangsten en trouwerijen tijdens de restauratie- en renovatiewerken aan het stadhuis en dit voor de periode medio 2017 tot medio 2020. Op 8 juli 2016 (jaarnummer 6017) keurde het college het uitgangsprincipe goed dat een externe cateraar ondersteunt bij ontvangsten in de zuilenzaal van het Felixarchief.

De zuilenzaal op de eerste verdieping kan opgesplitst worden in twee grote delen van elk 600 m² en biedt dus ruimte voor ontvangsten en recepties. De zaal leent zich uitermate om huwelijken te laten plaatsvinden. Een huwelijkspaar en genodigden kunnen het huwelijk laten voltrekken in de achterste ruimte terwijl het volgende huwelijkspaar wacht in de voorste ruimte. De twee ruimtes worden gescheiden door een bakstenen muur met aan weerszijden een opening, waardoor circulatie van huwelijksvoltrekkingen vlot kan verlopen. Ook voor andere ontvangsten biedt de combinatie van beide ruimten een oplossing. Bijvoorbeeld presentatie (zoals vandaag in de trouwzaal) achteraan en receptie (zoals vandaag in de Leyszaal) vooraan.

Tijdens de tijdelijke uithuizing trekken onze diensten en functies in op drie locaties. Om op meerdere locaties een gelijkaardige service en dienstverlening te bieden, met evenveel personeel, dient er ondersteuning te zijn voor facilitaire processen, zoals ondersteuning bij ontvangsten en recepties. Het feit dat de verschillende functies fysiek en operationeel gescheiden worden, zorgt ervoor dat de serviceorganisatie complexer wordt. Dit vraagt extra aandacht.

De tijdelijke toewijzing aan een externe cateraar kan een testcase zijn voor catering en ondersteuning van ontvangsten en recepties in het vernieuwde stadhuis. Op basis van deze ervaring wordt deze werkwijze geëvalueerd en beslist of ze voortgezet kan worden.

De toewijzing dient te gebeuren door middel van een overheidsopdracht. Gezien de verwachte doorlooptijd van deze overheidsopdracht langer zal duren dan de deadline  van 1 juni 2017, en om toch de continuiteit te waarborgen, is het de bedoeling om tot de definitieve toewijzing dit tijdelijk toe te wijzen aan bvba Felix.

Als motivatie voor deze tijdelijke toewijzing geldt dat het gaat over een beperkte overbruggingsperiode (ongeveer twee maanden). De bvba Felix heeft ruimtes in het gebouw in concessie en voert daar horeca-activiteiten uit. Bvba Felix heeft via deze ruimtes vlot toegang tot de Zuilenzaal en beschikt ter plaatse over de nodige relevante apparatuur (waaronder een opwarmkeuken).

Jaarlijks vinden er gemiddeld 250 ontvangsten en recepties plaats in het stadhuis. Deze duren doorgaans twee uur. Het aantal deelnemers en de aard van het ontvangst is zeer gedifferentieerd. Dit heeft als gevolg dat de behoeften variëren van ontvangst tot ontvangst. Zo wordt het aanbod aangepast aan de doelgroep (bijvoorbeeld:grootte groepen, verenigingen, diplomatieke ontvangsten). Om aan deze behoeften te voldoen wordt nu ook regelmatig beroep gedaan op een externe cateraar.

In afstemming met de dienst Bestuurszaken/ Externe Relaties en rekening houdend met de randvoorwaarden opgelegd in het besluit van 26 augustus 2016 (jaarnummer 7466) zijn volgende krachtlijnen geformuleerd. 

Hierbij is rekening gehouden met de behoeften van de verschillende doelgroepen, de kwaliteitseisen die de stad Antwerpen oplegt en het imago dat de stad wil uitdragen. 

Krachtlijnen voor tijdelijke toewijzing aan bvba Felix.

• tijdelijke toewijzing van de catering bij ontvangsten en recepties:
  Bvba Felix voorziet tijdelijk de catering bij ontvangsten en recepties van de stad Antwerpen in de Zuilenzaal. 

• duur van de tijdelijke overeenkomst: 
  Vanaf 1 juni 2017 tot de gunning van de overheidsopdracht (vermoedelijk augustus 2017).
   
• richtlijnen veiligheid en brandveiligheid
  Bvba Felix verbindt zich ertoe alle richtlijnen over veiligheid en brandveiligheid na te leven die van toepassing zijn op deze locatie, zoals opgenomen in het gebruiksreglement. In geen geval mogen meer genodigden in de zaal aanwezig zijn dan het maximumaantal dat is toegestaan door de brandweer. 

• inrichtingswerken: 
  De Zuilenzaal wordt ingericht naar de behoeften van de functies die de zaal zal huisvesten. Voor onderhoud en gebruik blijft de stad Antwerpen eigenaar en eindverantwoordelijke.
   
• opzegperiode:
  Er wordt geen opzegperiode voorzien. In geen geval is de stad Antwerpen terugbetaling verschuldigd van eventuele investeringen door bvba Felix.
   
• toegang Zuilenzaal: 
  Bvba Felix biedt toegang tot de Zuilenzaal via de in zijn concessie gelegen toegang. 
   
• samenwerking:
  Beide partijen stellen één contactpersoon aan. Er wordt gewerkt met een gedeelde agenda. Op deze manier wordt een professioneel verloop gegarandeerd met zo min mogelijk interferentie tussen de verschillende locaties (gelijkvloerse verdieping, Zuilenzaal, archief). 
  
  Hier worden schriftelijke afspraken rond gemaakt voor de overeenkomst in voege treedt.