2017_CBS_00466 - Cultuur. Kunstenbeleid. Toekenning werkingstoelage 2017 aan kunstenorganisatie s.o.n. HETPALEIS - Uitbetaling - Goedkeuring

Uit de door de subsidiecel cultuur uitgevoerde eerstelijnscontrole op de aanwending van de toelage 2015 blijkt dat de vereniging alle ter verantwoording gevraagde documenten heeft aangeleverd. In de begroting 2017 staat de toelage van de stad Antwerpen vermeld. Uit de jaarrekening 2015 blijkt dat s.o.n. HET PALEIS het boekjaar 2015 met een positief resultaat van 176.726,00 EUR afsluit.

De toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de Stad.

De uitbetaling van de toelage voor een bedrag van 2.603.000,00 EUR kan op basis van de vereiste documenten in 12 schijven gebeuren.

Van de procedure van toepassing voor het uitbetalen van toelagekredieten op het exploitatiebudget, zoals goedgekeurd door het college, wordt afgeweken. De financieel beheerder adviseerde gunstig voor uitbetaling van de werkingstoelage met afwijking op de twaalfden, zoals in de goedgekeurde financiële planning 2017 van de s.o.n. HETPALEIS aangegeven.

Overzicht afwijking twaalfden:

Conform het algemeen reglement op de toelagen, goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 december 2006 (jaarnummer 2730), beslist het college over de toekenning van een toelage.

De gemeenteraad keurde op 22 november 2016 (jaarnummer 2016_GR_00739) de beleids- en beheerscyclus stad - aanpassing meerjarenplan 2014-2019 en het budget 2017 goed. In dit budget werd een werkingstoelage voor een totaalbedrag van 2.603.000,00 EUR ingeschreven voor voor s.o.n. HET PALEIS.
Op 27 november 2015 (jaarnummer 2015_CBS_09823) legde het college de procedure voor de uitbetaling van toelagekredieten op het exploitatiebudget  vast. Tot 2014 werd deze werkwijze per (budget)jaar vastgelegd. Dit besluit is jaaronafhankelijk en deze werkwijze blijft van kracht tot een andere werkwijze wordt vastgesteld.

Om op deze toelage aanspraak te kunnen maken, moet de begunstigde culturele organisatie, zoals het reglement op de toelagen dit voorschrijft, jaarlijks een subsidieaanvraag indienen.
Om deze toelage te kunnen uitbetalen, dient het college van burgemeester en schepenen een motivatie te formuleren.

Op basis van de subsidieaanvraag, de bijdrage aan de doelstellingen van de beleids- en beheerscyclus stad-meerjarenplan 2014-2019 en de motivatie tot subsidiëring, kan met elke organisatie in een beheersovereenkomst of via resultaatsafspraken of inspanningsverbintenissen aangegeven worden welke meerwaarde er gecreëerd wordt voor zowel de stad als de organisatie zelf.

Het Antwerpse stedelijke kunsten- en cultuurbeleid voorziet overeenkomsten met de organisaties die tot de zogenaamde culturele basisinfrastructuur behoren. Met de s.o.n. HET PALEIS werd op 22 april 2014 een betoelagingsovereenkomst afgesloten (2014_GR_00389).

s.o.n. HET PALEIS heeft samen met een subsidieaanvraag, de jaarrekening 2015 (balans 2015 en resultatenrekening 2015), een financieel en werkingsverslag over 2015 en de begroting 2017 ingestuurd. Dit zijn de laatst goedgekeurde documenten zoals in het reglement op de toelagen vereist. s.o.n. HET PALEIS bezorgde eveneens een financieel plan 2017 om een afwijking op de uitbetaling in twaalfden aan te vragen.

Ter verantwoording van de aanwending van de toelage, zal de culturele organisatie uiterlijk op 1 juli 2018 de volgende verantwoordingsstukken voorleggen:

• een vooraf door de raad van bestuur goedgekeurde jaarrekening 2017;
• een activiteitenverslag waarin in het bijzonder zal aangetoond worden in welke mate  de beoogde resultaten als fundamentele bijdrage ter realisatie van de doelstellingen van de meerjarenplanning van de stad Antwerpen al dan niet behaald werden. In dit jaarverslag zal tevens duidelijk gesteld worden hoe groot en wat de inbreng van de stad geweest is bij de realisatie van de activiteiten. Alle bewijsstukken van deze resultaten zullen ter beschikking van de stad liggen.

De betoelaagde organisatie zal eveneens op vraag van de stad een aantal gegevens dienen te bezorgen over de werking van de (kunst)organisatie in kwestie in het kader van kennisopbouw over het stedelijk kunstenveld en -beleid. Het gaat hier om de basisgegevens in verband met bezoekers/deelnemers, (podium)activiteiten, personeelsbestand en inkomsten/uitgaven.

De wet betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.