2017_CBS_00548 - Personeel - Boeking personeelskosten via payroll - Goedkeuring

Artikel 57 §3, 4° van het gemeentedecreet bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten

Op 1 juli 2016 (jaarnummer 5868) keurde het college de gunning goed voor het afsluiten van een raamovereenkomst met betrekking tot een collectieve hospitalisatieverzekering aan Ethias.

Op 25 oktober 2013 (jaarnummer 10871) keurde het college de gunning goed voor het afsluiten van een contract arbeidsongevallenverzekering aan Ethias.

Op 22 januari 2016 (jaarnummer 500) keurde het college de vastlegging goed voor de derdebetalersregeling vervoersabonnement 2016 voor de Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen en de Vlaamse Vervoersmaatschappij De Lijn.

Op 4 mei 2012 (jaarnummer 4481) keurde het college de dienstverleningsovereenkomst met de Gemeenschappelijke Preventiedienst goed.

Op 20 juli 2016 (jaarnummer 6535) keurde het college de vastlegging goed voor de verzekering gewaarborgd inkomen 2016. 

Op 16 december 2016 (jaarnummer 10939) keurde het college de vastlegging goed voor de jaarpremie 2017 arbeidsongevallenverzekering.

Door een technische aanpassing kunnen volgende personeelskosten via payroll geboekt worden:

• hospitalisatieverzekering;
• verzekering arbeidsongevallen (enkel de premies die afhankelijk zijn van de loonmassa, zijnde op dit moment: arbeidsongevallen bedienden, arbeiders, ibo en alternerende opleiding; de premies waarvoor een jaarlijkse forfaitaire bijdrage gebeurt, bijvoorbeeld voor vrijwilligers en stages, blijft via de normale bestelprocedure verlopen);
• derdebetalersregeling (NMBS en De Lijn);
• forfaitaire vergoeding gemeenschappelijke preventiedienst;
• verzekering gewaarborgd inkomen.

Op dit moment worden deze kosten via bestelbon op een centraal krediet geboekt.

Door boeking via payroll worden deze kosten maandelijks geboekt, samen met de wedden. Op het moment dat de finale factuur ontvangen wordt, wordt deze afgepunt met de payrollboekingen. Eventuele saldi worden op een centraal krediet verrekend.

Het boeken via payroll heeft volgende voordelen:

• toewijzing van de kosten op analytische dimensies (kostenplaats, functiegebied) met voordelen naar onder andere kostenrapportering en doorrekening van personeelskosten;
• maandelijkse boeking op basis van ingestelde parameters. Dit laat periodieke rapportering toe;
• harmonisering met boekhoudkundige verwerking bij OCMW (integratie-opportuniteit).

Het boeken via payroll houdt in dat er geen bestelbon wordt vastgelegd. Om de budgethouder te informeren zal aan het begin van elk werkjaar een kostenraming voor betreffend jaar ter goedkeuring op het college worden geagendeerd. 

Deze technische aanpassing van de boekhoudkundige verwerking heeft geen impact op het effectief uitgegeven bedrag.

In toepassing van artikel 25 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, dient de opdracht bij open offerteaanvraag te worden gegund aan de inschrijver met de economische voordeligste regelmatige offerte, rekening houdende met de gunningscriteria.

In toepassing van artikel 101§2, eerste lid, van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, wordt (behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten) in geval van verplichte of facultatieve varianten (of de in aanmerking genomen vrije varianten) de inschrijver met de economisch voordeligste offerte bepaald op grond van één enkele rangschikking van de basisoffertes en de variantenoffertes volgens hun economische voordeligheid. 

In toepassing van artikel 17, paragraaf 1 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.