2017_CBS_02002 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Vormelingendag 2017 - Rubenslei en Handschoenmarkt - 18 maart 2017 - Goedkeuring

De organisator zorgt ervoor dat het evenement geen hinder veroorzaakt voor de dagelijkse bloemenmarkt op de Groenplaats. 

Gunstig zonder risicoanalyse van FOD Volksgezondheid.

De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werden gevoegd. 

De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werden gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/brandpreventie-evenementen)

Voorwaarden aan de organisator voor de wandeling van het OLV College naar de kathedraal:
aangezien:

• de organisator zelf voorziet in de begeleiding van de groep door een tiental personen (met fluo vest);
• de verplaatsing Frankrijklei – Groenplaats, hoofdzakelijk kan gebeuren via de Meir, dewelke een voetgangerszone is;
• de deelnemersgroep bestaat uit jongeren vanaf 12 jaar.

biedt de gevraagde politiebegeleiding voor bovenstaande gebeurtenis naar onze mening geen meerwaarde, en wordt door onze diensten negatief geadviseerd.
De organisator zal er over waken dat tijdens de verplaatsingen de verkeersregels worden gerespecteerd en dat het verkeer niet nutteloos wordt tegengehouden.
Voorts beroepen wij ons op het gezond verstand en verantwoordelijkheidszin van de organisator om alle hinder tot een minimum te beperken.

Voorwaarden aan de organisatie van de fietstocht van Merksem naar de school:

bijlage C: richtlijnen inzake fietsbegeleidingen

Wij hebben uw aanvraag voor de fietsbegeleiding goed ontvangen en bevestigen hierbij nogmaals onze aanwezigheid op jullie evenement.
Mogen wij u echter met het oog op een vlot en veilig verloop van het evenement attent maken op volgende zaken:

• het Orida fietsteam staat in voor de verkeersveiligheid op het traject voor alle deelnemers aan het evenement. Enige medewerking van de organisatie is echter vereist zodat wij onze aandacht volledig kunnen toespitsen op het veilige verloop;
• de groepsbegeleiders staan in voor de opvolging van de veiligheid binnen de groep. Ze richten zich tot de deelnemers inzake hun rijgedrag en/of kleine problemen onderweg (herstellen van schade, voorkomen van valpartijen, eerste hulp, …).

Wat wij verwachten van de organisator:

• voldoende begeleiders verspreid in de groep die de deelnemers kunnen wijzen op hun rijgedrag;
• indien mogelijk en afhankelijk van het traject een volgwagen die zowel deelnemers als fietsen en bagage kan vervoeren;
• voorzien in materiaal voor kleine reparaties onderweg (fietspomp, inbussleutels, …);
• voorafgaandelijk fietscontroles (banden, remmen, fietsmaat, …);
• communicatiemiddelen tussen de begeleiders en de volgwagen (gsm, walkie-talkie).

Wat wij op prijs stellen van de deelnemers: 

• hoge zichtbaarheid door het dragen van fluo vestjes;
• verhoogde veiligheid door het dragen van de fietshelm;
• gebruik van de fietsbel vermijden, enkel om gevaar te signaleren;
• stipt gevolg geven aan de opmerkingen van het Orida fietsteam;
• ver vooruit kijken om tijdig te kunnen remmen;
• niet met meer dan twee fietsers naast elkaar rijden, tenzij toegestaan door het Orida fietsteam;
• speelvogels horen niet thuis in het verkeer, ook niet onder politiebegeleiding.

Standaardvoorwaarden stadsreiniging met feestcontainers.

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:

• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen; 
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd; 
• alle eventuele schade wordt vergoed; 
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…). 

Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:

• in de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan; 
• de retributie per geleverde container bedraagt: 7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud;
• voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container;
• u zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer;
• bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container;
• er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas;
• als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur;
• de feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit; 
• stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.

Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande richtlijnen bij evenementen.

Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van het zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van het park na het beëindigen van het evenement).

De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken. Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park, de inrichter ziet er op toe en treft hier de nodige maatregels voor. De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers van het evenement niet parkeren in het park. Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht.

Bij extreme weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot. Op geen elk ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen. Ook de stockage van materialen onder de bomen is niet toegestaan.

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagdagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie van het evenement.

Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de onkosten van de reiniging bij de organisator verhaald. Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:

• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie ook hetgene dat zich verspreid heeft naar omliggende straten of pleinen onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.

De organisator dient permanent tijdens de volledige duur van het evenement (van opbouw tot het finaal verlaten van het park) in te staan voor de verkeersstroom in het park. Hij dient hiervoor de nodige stewards te voorzien die de verkeersstroom regelen in het park. Ook dient hij erop toe te zien dat er niemand fout parkeert in het park.

De inrichters dienen zich te houden aan de evenementenzones in het park (bijgevoegd in bijlage). Zij dienen gebruik te maken van de zone van type I.