Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren.
Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen ingedeeld in categorie 5 (nominatief vrijgestelde evenementen).
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Op 4 februari 2017 diende de Lions Club Antwerpen Haven vzw, De Winkelhaak te 2520 Emblem, vertegenwoordigd door Dirk Ghysen, een aanvraag in voor de organisatie van Jazzmaatjes Festival op 6 juni 2017 op het binnenplein en het terras van het Middelheim Kasteel te Antwerpen.
De organisatie is in handen van Lions Club Antwerpen Haven. Het is een netwerkevenement waarbij de opbrengsten dienen om de sociale projecten van Lions Club Antwerpen Haven verder te ondersteunen en uit te breiden. Door de vorige editie kon de club voor 620.000,00 EUR projecten van Antwerpse instellingen en organisaties steunen.
Lions Antwerpen Haven vzw vraagt om op dinsdag 6 juni 2017 voor het Jazz Maatjes Festival te mogen beschikken over de ruimte tussen het documentatiecentrum Lode Craeybeckx en de dienstwoning aan het Middelheimkasteel.
Aflevering van een gedetailleerd draaiboek van evenement, inclusief opbouw en afbraak. Aangepast aan nieuwe voorwaarden (opbouw nacht voorafgaand aan evenement) en inachtneming van de strikte timing van opbouw en afbraak met minimale hinder voor de bezoekers, museummedewerkers en museumcafé.
Aflevering van inplantingsplan (tenten, koelwagens, toiletblok, bars, enz.) met respect voor de kunstwerken (afstand van min. 2 meter van de kunstwerken houden).
er mag geen schade toegebracht worden aan het openbaar domein;
alle schade dient vergoed te worden;
er mag niet geparkeerd worden in het park;
lossen en laden kan enkel via de bestaande wegen;
de wagens moeten daarna buiten het park geparkeerd worden;
de vrachtwagens moeten in en uit het park rijden langs de opgelegde route;
op de gazons mag niet gereden worden. Indien dit toch noodzakelijk is moeten er rijplaten voorzien worden;
er mogen geen markeringen aangebracht worden op de bomen of de wegen;
alle zwerfvuil afkomstig van dit evenement moet onmiddellijk na afloop opgeruimd worden.
gunstig met standaardvoorwaarden
Standaardvoorwaarden stadsreiniging met feestcontainers
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
in de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.
Het college keurt de effectieve organisatie van het Jazzmaatjes Festival 2017, zoals hierboven beschreven, op 6 juni 2017 aan het Kasteel Middelheim goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.