De inkomsten uit de concessie worden geraamd op minimaal 1.000,00 euro/maand (exclusief btw).
De inkomsten worden geïnd door de stad Antwerpen; na aftrek van eventuele onkosten (bijvoorbeeld nutsgebruik) zal de stad Antwerpen het restbedrag doorstorten naar het district Hoboken.
Het resultaat van de biedingen wordt voorgelegd aan het districtscollege.
Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet (15 juli 2005): het college is bevoegd voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen. De oranjerie is een pand in beheer van het district Hoboken zelf. Voor het dagelijks beheer heeft bijgevolg het districtscollege deze bevoegdheid opgenomen.
Met de collegebeslissing van 2 september 2005 (jaarnummer 9717) werd de Oranjerie in Hoboken bestemd voor de districtswerking.
Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.
Op 15 september 2016 (jaarnummer 555) keurde het managementteam de geactualiseerde uitgangspunten voor goed beheer van de stedelijke vastgoedportefeuille goed.
Uitbating zomerbar
De Oranjerie in park Sorghvliedt (Marneflaan 3), district Hoboken, betreft een monumentaal pand. In de periode 2010-2012 werd het gebouw van de Oranjerie volledig gerenoveerd, grotendeels met middelen van het district Hoboken. De polyvalente zaal wordt door het jaar uitgebaat door stadsbeheer/externe exploitatie.
Op 21 januari 2014 (jaarnummer 00018) besliste het districtscollege een samenwerking aan te gaan met de bedrijfseenheid Stadsbeheer voor de externe exploitatie van de Oranjerie. Het districtscollege verzocht aan de bedrijfseenheid Stadsbeheer om het dossier voor de uitbating van een tijdelijke zomerbar voor 2014 voor opstart en openverklaring voor te bereiden.
In zitting van 11 maart 2014 (jaarnummer 00065) keurde het districtscollege de oproep en de biedingsvoorwaarden goed voor de zomerbar in de Oranjerie in park Sorghvliedt. Het districtscollege besliste eveneens een jury samen te stellen, bestaande uit medewerkers van de stad. De uitbating werd in 2014 toegewezen aan de vzw CAS, tegen een maandelijkse vergoeding van 1.000,00 euro, en na een positieve evaluatie, verlengd voor een nieuw recreatief seizoen in 2015.
In zitting van 15 maart 2016 (jaarnummer 00075) besliste het districtscollege om het project te herhalen en opnieuw een publieke oproep te organiseren; het districtscollege keurde eveneens de concessie- en biedingsvoorwaarden goed. Het districtscollege nam op 19 april 2016 (jaarnummer 00120) kennis van het juryverslag en besliste de concessie toe te wijzen aan de bvba Soundmatic, tegen een maandelijkse vergoeding van 1.600,00 euro.
In afwachting van de komst van een horecagelegenheid in de koetshuizen, wenst het district Hoboken in 2017 het project nog te herhalen en verzocht opnieuw de medewerking van de bedrijfseenheid Stadsbeheer voor de opstart van een nieuwe oproep.
Het managementteam heeft op 1 februari 2017 kennis genomen van het project.
Er is nood aan een consumptiezone in het park Sorghvliedt. In afwachting van de realisatie van een horecagelegenheid in de nabij gelegen koetshuizen is het project van de zomerbar een mooi alternatief.
Gelet op het gunstig advies van de dienst Stadsbeheer/Vastgoed/Ontwikkeling/Ruimtebeheer/Strategie kan de zomerbar in de Oranjerie in 2017 nog doorgaan.
De biedings-en concessievoorwaarden van de oproep zijn grotendeels dezelfde voorwaarden als bij de oproep in 2016, uitgezonderd van de concessievergoeding en de opbouwtermijn.
De vorige uitbater heeft 600,00 euro/maand meer geboden op het voorgestelde minimumbedrag van 1.000,00 euro/maand bij de bieding in 2016.
Het is niet evident om een goede tijdelijke uitbater te vinden voor deze locatie. Om de kans te vergroten, stellen het district Hoboken en de dienst Stadsbeheer/Vastgoed/Ontwikkeling/Ruimtebeheer/Contractbeheer voor om terug dezelfde minimumvergoeding, te gebruiken als bij de vorige bieding in 2016, namelijk 1.000,00 euro, in de plaats van 1.600,00 euro.
De opbouwtermijn van drie dagen is te kort en wordt uitgebreid naar zes dagen.
A. Samenvattting belangrijkste concessievoorwaarden:
1. Voorwerp
1.1 Het district Hoboken geeft in concessie aan de concessiehouder de Oranjerie, gelegen in het park Sorghvliedt, Marneflaan 3, 2660 Hoboken, die omvat:
Deze gedeelten die het voorwerp uitmaken van de concessie worden verder aangeduid als "het goed". Zij worden aangeduid op een plan dat aan de overeenkomst wordt gehecht.
1.2 Wanneer de exploitatie gedurende tien achtereenvolgende dagen gesloten blijft zonder dat het district Hoboken hiervan op de hoogte werd gebracht, dan beschikt het district Hoboken van rechtswege over deze plaats en kan zij de exploitatie ervan opnieuw in concessie geven volgens de door het district Hoboken vast te stellen voorwaarden. De concessiehouder zal in dat geval geen aanspraak kunnen maken op enige vergoeding.
1.3 De concessiehouder kan gebruik maken van de parkzone (voor een erkend terras). De verharding rond het kasteel bestaat deels uit kasseien, bosgrind en grind. Het terras wordt ingericht in het gedeelte bedekt met grind.
De concessiehouder voorziet zelf degelijke stoelen.
De concessiehouder kan deze zone enkel uitbaten als terras voor zover hij daartoe over een vergunning beschikt. Hij dient deze zelf aan te vragen, rekening houdende met de bepalingen van artikel 7.3.3.
2. Bestemming
Het goed wordt in concessie gegeven als een consumptiezone, conform het concept dat de concessiehouder indiende bij zijn bieding. De tijdelijke horeca-exploitatie heeft als functie de levendigheid en sociale activiteiten van het park te ondersteunen. Ook gebruik voor de organisatie van lezingen, tentoonstellingen, privé-recepties, doopfeesten e.d. is toegelaten.
De exploitatie moet een open en toegankelijk karakter uitstralen.
Het goed wordt in concessie gegeven conform het concept zoals omschreven in de bieding. Een afschrift van de bieding wordt aan de overeenkomst gehecht om er één geheel mee uit te maken.
3. Termijn exploitatie, opbouw en afbraak
Het goed wordt in concessie gegeven aan de concessiehouder gedurende minstens 1 zomerperiode (1 mei 2017 – 30 september 2017) zonder dat een stilzwijgende verlenging mogelijk is.
De exploitatie start op 1 mei 2017. Vóór de eerste exploitatiedag is een opbouwperiode van zes kalenderdagen toegestaan. Na de laatste exploitatiedag is een afbraakperiode - inclusief opkuis - van maximum drie kalenderdagen toegestaan.
De concessiehouder kan geen aanspraak maken op verlenging van de termijn wegens moeilijke exploitatie, hinder of schade van welke aard ook, guur weer, slechte zomer of om het even welk ander ongemak waarmee de exploitatie gepaard gaat.
4. Betaling vergoeding
4.1 Vergoeding
Het bedrag waarvoor de bieding wordt toegewezen geldt als basisvergoeding. De minimumvergoeding is vastgsteld op 1.000,00 euro/maand (exclusief btw).
De vergoeding is betaalbaar per maand en vooraf door overschrijving op rekening van de stad. Bij het overschrijden van de betalingsdatum is van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling noodzakelijk is, aan de stad een intrest verschuldigd gelijk aan de wettelijke intrest.
Bovendien kan, indien de concessiehouder na aanmaning door de stad in gebreke blijft de vergoeding te voldoen, een einde worden gesteld aan de concessie.
5. Lasten en kosten
De kosten voor verbruik van water, gas, elektriciteit, enzovoort ... zijn gedurende de periode van de exploitatie (met inbegrip van zes dagen opbouw en drie dagen afbraak van de exploitatie) ten laste van de concessiehouder.
Een provisie van 1.500,00 euro zal gestort worden op rekening van de stad voor de aanvang van de exploitatie en een eindafrekening zal gemaakt worden op het einde van elk seizoen.
6. Onderhoud en herstelling - uitvoering werken
De concessiehouder zal het goed in goede staat onderhouden en als een goed huisvader gebruiken en herstellen, zonder de aard of de bestemming ervan te wijzigen.
Alle inrichtingskosten die noodzakelijk zijn om het pand geschikt te maken voor de uitbating vallen ten laste van de concessiehouder.
Indien de concessiehouder bijkomende technische veranderingen wil aanbrengen of de inrichting wenst aan te passen, dient hij vooraf de toelating te krijgen van de eigenaar (de stad Antwerpen/het district Hoboken). Dit is een essentiële voorwaarde zonder dewelke het district deze overeenkomst niet zou aangaan.
7. Na te leven reglementering en richtlijnen van bevoegde personen
De concessiehouder dient bij de exploitatie de toepasselijke reglementering in acht te nemen. In het bijzonder vestigt de eigenaar de aandacht van de concessiehouder op de volgende bepalingen. De hierna volgende opsomming is echter niet limitatief: ook andere, niet opgesomde, toepasselijke reglementering dient door de concessiehouder te worden nageleefd.
7.1 Parkreglement
De concessiehouder respecteert te allen tijde het parkreglement (raadpleging politiecodex, in het bijzonder de artikel 397-405 op de website van de stad Antwerpen www.antwerpen.be).
Een caravan plaatsen in het park is niet toegestaan. Gemotoriseerde voertuigen worden niet toegelaten in het park, uitgezonderd voor het laden en lossen van leveringen. Leveringen gebeuren enkel aan het gebouw van de Oranjerie en nooit aan de districtsadministratie in het kasteel of het administratief gebouw op dezelfde site. Fietsen mogen enkel worden gestald op de fietsparking.
De concessiehouder mag op geen enkele wijze de voorbijgangers in het park hinderen.
De concessiehouder mag andere manifestaties op eenzelfde plaats en datum niet storen.
7.2 (Brand)Veiligheidsvoorwaarden
De concessiehouder moet zich stipt gedragen naar de bevelen en onderrichtingen die de politie, brandweer en afgevaardigden van het districtsbestuur hem geven. De eigenaar vestigt de aandacht op volgende reglementeringen, die de concessiehouder moet respecteren in verband met de veiligheid.
7.2.1 De concessiehouder dient de richtlijnen uit de Politiecodex, Titel 5, “Inrichtingen toegankelijk voor publiek en recreatie” na te leven. In het kader van brandveiligheid dient de concessiehouder in het bijzonder de bepalingen van hoofdstuk 1, “Inrichtingen toegankelijk voor het publiek: brandveiligheid” na te leven.
7.2.2 De concessiehouder zal de nodige maatregelen treffen om in geval van brand, de eerste bluswerken te kunnen verrichten. Hij zal de toestellen, die door de brandweer daartoe worden aangeduid, bij de hand hebben op een gemakkelijk te bereiken plaats. Deze toestellen moeten steeds in uitstekende staat van onderhoud verkeren.
7.2.3 De infrastructuur mag geen gevaar vormen voor de omgeving; bij een ongeval met bijvoorbeeld brand dient de omgeving gevrijwaard te blijven.
7.2.4 De capaciteit van de Oranjerie wordt aangeplakt.
7.2.5 De concessie dient zo georganiseerd te worden dat ze geen aanleiding geeft tot diefstal of vandalisme; de oranjerie moet bij sluitingstijd volledig afgesloten worden door de concessiehouder. De eigenaar neemt geen bewakingsplicht op zich.
7.2.6 De concessiehouder moet een vrije doorgang van minstens 4 meter voor hulp- en veiligheidsdiensten waarborgen.
7.3 Milieuzorg / monumentenzorg
7.3.1 De concessiehouder moet er voor zorgen dat het concessieterrein (inclusief het werkterrein zoals de keuken) en zijn omgeving steeds in onberispelijke staat verkeren en papier en alle andere soorten afval steeds onmiddellijk verwijderen. De concessiehouder staat zelf in voor de verwijdering van het afval.
7.3.2 De concessiehouder houdt zich aan de bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering van 6 februari 1991, houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning (Vlarem) en het Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne (Vlarem II). Tevens dient de concessiehouder zich te schikken naar de bepalingen van de Politiecodex, in het bijzonder de artikelen 285-288.
Tijdens weekdagen en op zondag mag hij muziek maken tot 22.00 uur, en op vrijdag en zaterdag tot 24.00 uur. Door de manier van opstellen van de luidsprekers zorgt hij ervoor dat ongewenste of buitensporige verspreiding van geluid naar de omgeving vermeden wordt. Hij dient de luidsprekers zodanig op te stellen dat zij gericht zijn naar het midden van de plaats van de activiteiten. Het geluidsteam van de politie/leefmilieu kan preventief de geluidsnormering verduidelijken. Als in de loop van de concessieperiode nieuwe geluidsnormen in een Koninklijk Besluit worden bekrachtigd, gelden deze laatste voor de verdere duur van de concessie.
7.3.3 Met het oog op het gebruik van de parkzone als terras, dient de concessiehouder zelf een vergunning aan te vragen en te bekomen.
Deze voorwaarden worden louter meegegeven ter indicatieve titel. Het advies dateert uit 2014 en het districtsbestuur zal niet aansprakelijk zijn, indien het Agentschap Onroerend Erfgoed Vlaanderen deze voorwaarden zou verstrengen.
7.3.4 Bij de installatie van een tijdelijke horecagelegenheid in de oranjerie legt de dienst stadsontwikkeling/monumentenzorg o.a. de volgende voorwaarden op:
B. Samenvatting van de belangrijkste biedingsvoorwaarden
Bij de beoordeling van de kandidaturen zal rekening gehouden worden met de volgende criteria:
1. Conceptvoorstel voor de belevingswaarde, beeldkwaliteit en toegankelijkheid (35 %)
De kandidaat bezorgt een projectvoorstel van de inrichting dat toelaat de belevingswaarde en de beeldkwaliteit te beoordelen en dat aangeeft hoe de zomerbar wordt georganiseerd.
Het voorstel bevat minstens de volgende onderdelen:
Het exploitatievoorstel wordt beoordeeld op basis van 5 scores die de intrinsieke kwaliteit van het conceptvoorstel weerspiegelen in vergelijking met de andere offertes:
De offertes worden gerangschikt op basis van de gegeven totaalscore volgens onderstaande formule.
X= A x B
C
2. Financieel voorstel (30%)
De kandidaten doen in hun bieding een voorstel inzake de maandelijkse vergoeding die zij aan de stad willen betalen. De minimumvergoeding wordt ingesteld op 1.000,00 euro/maand (exclusief btw).
De kandidaat geeft tevens aan hoe hij het project zal financieren.
Beschrijving formule om het aantal punten van de vergoeding te bepalen:
X= A x B
C
3. Relevante ervaring (20 %)
De kandidaat toont relevante ervaring aan in de horeca, en meer bepaald tijdelijke horecagelegenheden op locatie.
Deze quotering gebeurt op basis van onderstaande scores:
De overige kandidaten worden berekend volgens volgende formule:
X= A x B
C
4. Aanbod en prijszetting van verkochte waren (15%)
Een aanbod van fairtrade producten is een must.
Het aanbod en de prijszetting worden beoordeeld op basis van 5 scores die de intrinsieke kwaliteit van het projectvoorstel weerspiegelen in vergelijking met de andere offertes:
De offertes worden gerangschikt op basis van de gegeven totaalscore volgens onderstaande formule.
X= A x B
C
De toewijzing zal gebeuren op basis van de totaliteit van de criteria. De voorstellen met quotering slecht komen niet in aanmerking voor toewijzing.
Een jury is samengesteld uit medewerkers van de stad (district Hoboken, bedrijfseenheid Stadsbeheer, bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing) zal de kandidaturen beoordelen.
De concessie wordt toegewezen aan de kandidaat die in het totaal het hoogste aantal punten scoort. Het resultaat van het juryverslag wordt voorgelegd aan het districtscollege.
Een ontwerp van de concessieovereenkomst en het biedingsformulier worden als bijlagen toegevoegd aan onderhavig besluit.
Stadsbeheer/Vastgoed/Ontwikkeling/Ruimtebeheer/Strategie adviseert positief voor een tijdelijke horeca invulling van de Orangerie in het park Sorghvliedt gedurende de zomer van 2017. Voornoemde dienst adviseert geen beloftes te doen over een mogelijke tijdelijke horeca invulling in de zomer van 2018. De stad Antwerpen wenst immers een nieuwe publieke bestemming te geven aan één of mogelijk beide koetshuizen eveneens gelegen in het park Sorghvliedt. Twee horeca uitbatingen in eenzelfde park is niet gewenst.
Het districtscollege beslist om een publieke oproep te organiseren voor de uitbating van een zomerbar in 2017 in de Oranjerie in park Sorghvliedt.
Het districtscollege keurt de concessie- en biedingsvoorwaarden goed die als bijlagen aan onderhavig besluit werden toegevoegd.
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Maandelijkse inkomsten uit de concessie |
raming minimaal 1.000,00 euro (exclusief btw) |
budgetplaats: 5321000000 budgetpositie: 702 functiegebied:1TSB120401A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1sa070119 budgetperiode: 1700 |
nvt |