2018_RVBAGSO_00123 - AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen – Financiën - Financiële bevoegdheidsmatrix en aankoopprocedures - Goedkeuring

Volgens Artikel 237 van het Gemeentedecreet kunnen de statuten van een autonoom gemeentebedrijf de raad van bestuur toelaten om het dagelijkse bestuur, de vertegenwoordiging met betrekking tot dat bestuur en de voorbereiding en uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur toe te vertrouwen aan een directiecomité of aan een gedelegeerd bestuurder al dan niet met de mogelijkheid van subdelegatie aan personeelsleden van het autonoom gemeentebedrijf.

Artikel 15, §5 van de statuten voorziet de delegatie naar het directiecomité.

Artikel 23 van de statuten voorziet de subdelegatie naar personeelsleden. Indien subdelegatie gebeurt, moet de raad van bestuur hiervan op de hoogte worden gesteld.

Naar aanleiding van de transitie naar een waardengedreven netwerkorganisatie wordt de organisatiestructuur – inclusief de daaraan verbonden bevoegdheden – aangepast. Het is noodzakelijk ook de financiële bevoegdheden te herbekijken, aangezien de mandaten van de coördinerend directeur, de directeur coördinatie en de divisiedirecteur worden beëindigd. Door het wegvallen van deze mandaten kan de matrix ook vereenvoudigd worden. Concreet gaat het bij de financiële bevoegdheden over de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten en over het goedkeuren van bestellingen, facturen én betalingen.

Het AG SO bekijkt periodiek of het zinvol is om de bevoegdheidsmatrix aan te passen aan aanpassingen in de drempelbedragen van de wet op de overheidsopdrachten. Het is logisch om op dit moment meteen ook de nieuwe drempelbedragen verbonden aan de bevoegdheden binnen het AG SO in lijn te brengen met de drempelbedragen van de nieuwe wet op de overheidsopdrachten. In het verleden konden aankopen via eenvoudige offerteaanvraag (onderhandelingsprocedure met aanvaarde factuur) tot 8.500 euro. Sinds de nieuwe wet is dit toegelaten tot 30.000 euro (aanvaarde factuur – opdrachten met beperkte waarde). In het verleden konden aankopen via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor aankopen tot 85.000 euro. Sinds de nieuwe wet is dit mogelijk voor aankopen tot 144.000 euro.

Concreet worden in de nieuwe financiële bevoegdheidsmatrix (zie bijlage) twee drempelbedragen aangepast. De bevoegdheid van een directeur als budgethouder verhoogt van 8.500 euro naar bedragen tot 30.000 euro. Daarmee krijgt een directeur als budgethouder dezelfde bevoegdheid als een manager van de ondersteunende diensten. Op deze manier valt ook de financiële bevoegdheid van de coördinerend directeur of directeur coördinator weg, samen met het beëindigen van deze mandaten. De bevoegdheid van de leden van het directiecomité verhoogt van 85.000 euro naar bedragen tot 144.000 euro. De bevoegdheid van de divisiedirecteur wordt overgenomen door een lid van het directiecomité. Het directiecomité wordt dan bevoegd voor bedragen van 144.000 euro tot 250.000 euro. De raad van bestuur blijft bevoegd voor alle bedragen hoger dan 250.000 euro.

De drempelbedragen van de goedkeuringsmatrix voor aankopen zijn opgebouwd vanuit de bedragen exclusief btw in lijn met de wet op de overheidsopdrachten. De achterliggende sturing in GFP en Belfius kan niet gedifferentieerd gebeuren per btw percentage. Daarom wordt de achterliggende sturing opgezet op bedragen inclusief btw, terwijl de drempelbedragen in de wet op de overheidsopdrachten exclusief btw zijn.

Binnen de goedgekeurde aankoopprocedures is een procedure afgesproken waarbij de divisiedirecteur een gemotiveerde afwijking van raamcontract kan goedkeuren. Deze bevoegdheid wordt vanaf 1 september 2018 toegewezen aan de boekhoudcoördinatoren van het departement financiën. Verder wijzigen de aankoopprocedures ook naar aanleiding van de nieuwe drempelbedragen van de wet op overheidsopdrachten (zie bijlage).

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘de wet op de overheidsopdrachten’.

Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘KB plaatsing’.

Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘KB Uitvoering’.

Op 29 augustus 2014 keurde de raad van bestuur van het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen (AG SO) de financiële bevoegdheidsmatrix en de aankoopprocedures goed. De drempelbedragen zijn opgebouwd vanuit de bedragen in lijn met de wet op de overheidsopdrachten, exclusief btw. Op 29 januari 2016 keurde de raad van bestuur van het AG SO de aangepaste goedkeuringsmatrix goed. Deze aanpassing werd uitgevoerd omdat de achterliggende sturing in GFP gebeurt op nominatieve bedragen, inclusief btw.

Op 17 juni 2016 is een aangepaste wet op de overheidsopdrachten goedgekeurd. In april 2017 zijn in het KB plaatsing nieuwe drempelbedragen opgenomen naar aanleiding van de nieuwe wet.

Op 29 januari 2016 keurde de raad van bestuur van het AG SO de speerpuntennota en opdrachtennota 2016 goed.  De bedrijfsdirecteur kreeg  de opdracht om de organisatiestructuur te optimaliseren. In november 2016 werd de startnota van deze optimalisatie op de raad van bestuur gepresenteerd onder de titel “Het AG SO op weg naar een waardengedreven netwerkorganisatie - de school centraal versterkt door netwerken”. Op 19 mei 2017 besliste de raad van bestuur om de mandaten van de leden van het directiecomité, met uitzondering van de bedrijfsdirecteur, te beëindigen op 31 augustus 2017, inclusief een aantal overgangsmaatregelen tot en met 31 augustus 2019. Op 24 november 2017 besliste de raad van bestuur van het AG SO de huidige mandaten van coördinerend directeur en directeur coördinatie te beëindigen op 31 augustus 2018.