2018_RVBAGSO_00131 - Patrimonium Vastgoedprojecten - DBFM Scholen van Morgen - Aanpassingen en Afwijkingen - Delegatie goedkeuringen - Goedkeuring

Gezien de totale projectkost > 250.000 excl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

niet van toepassing

Op 24 november 2017 heeft de raad van bestuur de goedkeuring verleend voor de delegatie van goedkeuring en ondertekening voor Gevallen van Uitstel, Gevallen van Vergoeding en Gevallen van Overmacht die zich tijdens de uitvoering van de werken van het DBFM Scholen van Morgen project 007-Antwerpen Campus Cadix voordoen naar het directiecomité.

Op 26 januari 2018 heeft de raad van bestuur de goedkeuring verleend voor de delegatie van goedkeuring en handtekeningbevoegdheid indien tijdens de uitvoering van de werken van het DBFM Scholen van Morgen project 007-Antwerpen Campus Cadix de inrichtende macht of de Promotor een wijzing aan het project willen doorvoeren en de daaruit volgend te ondertekenen documenten naar het directiecomité.

Intussen zijn er nog extra DBFM Scholen van Morgen projecten opgestart, zijnde project 225-Wilrijk Topsportinternaat en project 253-Antwerpen Campus Blue Gate. Het is aangewezen om deze delegaties ook toe te passen op deze projecten om ook hier geen vertragingen te veroorzaken tijdens de uitvoering van de werken door toedoen van het Stedelijk Onderwijs.

Tijdens de uitvoering van de werken van het DBFM dossier kunnen er door de aannemer aanpassingen voorgesteld worden of dienen er afwijkingen van de outputspecificaties aangevraagd te worden.

Deze aanpassingen en afwijkingen hebben geen financiële consequenties.

Aanpassingen:

Volgens het iDBFM contract, kan de promotor (aannemer) tot de definitieve beschikbaarheidsdatum van het project aanpassingen in het ontwerp van dat project voorstellen aan de inrichtende macht.

Deze aanpassingen mogen geen verhogingen van de Bruto Beschikbaarheidsvergoeding veroorzaken, moeten van ondergeschikte aard zijn, niet leiden tot aantoonbaar nadelige gevolgen voor de projectactiviteiten en/of onderwijsactiviteiten, geen aanleiding geven tot hogere gebruiks- of onderhoudskosten of andere aantoonbare kosten voor de inrichtende macht en voor het overige in overeenstemming zijn met het bepaalde in dit iDBFM contract.

Indien de Aanpassing voldoet aan deze voorwaarden zal de inrichtende Macht schriftelijk toestemming verlenen ( zonder dat daartoe de procedure voorgeschreven in het artikel omtrent Wijzigingen wordt gevolgd)

Voorbeelden van reeds voorgelegde aanpassingen zijn:

-        Hergebruik septische tank sanitair turnzaal + ontdubbeling septiek refter + verleggen tracé riolering

-        Aanpassing buitenschrijnwerk NKD:  gelijkvloerse vaste raamgehelen worden uitgevoerd in aluminium in plaats van staal in functie van efficientere bestelling en plaatsing. Het materiaal is even stootvast en onderhoudsvriendelijk.

-       Laten vervallen van daklichten (lichtkoepels) in de gangen van de sanitaire ruimtes en kleedruimtes bij de sporthal in de CAD loods. In de bestaande betonnen dakplaat zit maar beperkte wapening waardoor uitsparingen bijna onmogelijk zijn zonder grote meerkosten. Er zit eveneens boven de plaat nog een bestaande uitgetimmerd houten constructie waardoor het maken van uitsparingen en de waterdichtheid ervan zeer complex wordt. De daklichten worden vervangen door extra beglazing in de wand tussen gang en sporthal zodat de nodige lichtinval in de gangen vanuit de sporthal wordt verzekerd.

-       Plaatsen van een elektrisch bord in een berging in plaats van in een nis in de refter omwille van optimalisatie van het ontwerp.

-       Aanpassen van hellingen en sassen aan inkomdeuren omwille van de eisen van toegankelijkheid

-       Vervangen van de buitenscreens door zonnewerende beglazing en binnenzonnewering. De aannemer stelt deze aanpassing voor om de kosten van onderhoud van buitenscreens te vermijden. Om te voorkomen dat er verblinding mogelijk is bij laagstaande zon, worden er extra binnenzonneweringen door de aannemer voorzien.

Om mogelijke discussie op moment van afgifte van het VBC-certificaat te vermijden, heeft de Afgevaardigd Bouwheer hier volgende procesafspraken rond gemaakt die voor alle dossiers toegepast wordt:

De aannemer dient een “voorstel tot aanpassing” op te maken. Deze voorstellen worden beoordeeld door het basisteam. Het basisteam geeft advies aan de Inrichtende Macht (aan de projectleider van Stedelijk Onderwijs) in de werfvergaderingen. De projectleider van Stedelijk Onderwijs bespreekt dit intern met de Manager Vastgoedprojecten.

In de werfvergadering geeft de Inrichtende Macht aan indien ze zich principieel kunnen vinden met de Aanpassing. Indien nodig worden bijkomende documenten en studies verder opgemaakt. De Afgevaardigd Bouwheer legt ten slotte deze aanpassing voor aan de inrichtende macht ter goedkeuring (via de Project Library) met verwijzing naar de opgemaakte documenten.

Om de voortgang van de werken niet te belemmeren werden bovenstaande aanpassingen reeds voorgelegd aan de coördinatie werkgroep en goedgekeurd door de manager Vastgoedprojecten.

Afwijkingen van de outputspecificaties (OPS)

De outputspecificaties zoals opgenomen in het iDBFM contract vormen een standaard waaraan de geplande werken moeten voldoen. Tijdens het ontwerp kunnen reeds door het Basisteam diverse afwijkingen en verduidelijkingen opgemaakt worden waar niet aan de outputspecificaties kan voldaan worden. Dit overzicht van afwijkingen wordt opgenomen in de bijlagen van het iDBFM-contract en goedgekeurd door Agion.

Tijdens de uitwerking van de details door de dBM-aannemer blijkt dat sommige vooropgestelde outputspecificaties niet kunnen gehaald worden binnen het huidige vergunde en goedgekeurde ontwerp.

De aannemer maakt samen met het basisteam een studie op die het probleem weergeeft.

In eerste instantie zal steeds door de Afgevaardigd Bouwheer gevraagd worden om het probleem op te lossen, zonder dat hiervoor een afwijking op de Outputspecificaties nodig is.

Enkel wanneer de diverse eisen samen niet compatibel zijn binnen het ontwerp kan een voorstel voor een aanvraag tot afwijking van de outputspecificaties opgemaakt worden. 

Dit voorstel wordt voorgelegd aan de inrichtende macht ter goedkeuring.

Daarna wordt dit voorstel voorgelegd aan AGIOn ter goedkeuring. Pas na goedkeuring door AGIOn is de afwijking definitief aanvaard.

Voorbeelden van reeds voorgelegde afwijkingen zijn :

-        Trappen dienen een breedte te hebben van minimum 120cm volgens de OPS. In de atelierruimten van het Nieuw Kempisch Dok zijn 2 open binnentrappen voorzien met een breedte van 90 cm.  Deze trappen vormen geen onderdeel van de evacuatieroute. Deze trappen zijn louter ter bevordering van een duidelijk gebruik en gemakkelijke toegankelijkheid tussen werkateliers en theorielokalen. De trappen zijn in de bouwvergunning en aanbesteding reeds voorzien op 90 cm breedte maar voldoen niet aan de OPS.

Voorbeelden van afwijkingen in studie en onderzoek :

-        Afwijken van de opgegeven waarden in de OPS omtrent daglichttoetreding van lokalen gelegen aan de noordzijde van het gebouw. 
Opgegeven waarde in OPS : gemiddeld >2%
Voorstel voor afwijking : gemiddeld > 1,7% (deze waarde werd voor andere, meer ingesloten lokalen, reeds aanvaard door Agion)

-        Afwijken van de opgegeven waarden in de OPS omtrent lichtreflectie van de dakplaten in de CAD Loods, vermits deze moeten behandeld worden met een brandwerend middel dat niet compatibel is met de witte beits die voorzien was in het bestek. De panelen zullen dan een lichte houtnatuurkleur hebben waardoor de opgelegde lichtreflectiewaarde niet gehaald wordt.

-       Afwijken van de opgegeven waarden in de OPS omtrent akoestiek in de refter.
Opgegeven waarde in OPS : nagalmtijd van 1sec.
Voorstel voor afwijking : nagalmtijd van 1,2 sec.
Indien er extra akoestisch materiaal moet aangebracht worden bevindt deze zich in een beschadigingsgevoelige zone (ooghoogte) wat naar duurzaamheid niet gewenst is.

Zowel de goedgekeurde aanpassingen als de goedgekeurde afwijkingen worden gezamenlijk opgenomen in een addendum van het contract op het einde van de werken, bij de opmaak van het voorlopig beschikbaarheidscertificaat.

Omdat tijdens de uitvoering van de werken van de DBFM Scholen van Morgen projecten van groot belang is snel in te spelen op aanpassingen en afwijkingen zodat geen vertraging optreedt door toedoen van het Stedelijk Onderwijs en omdat de raad van bestuur maandelijks is en eventuele beslissingen sneller dienen genomen te worden, delegeert de raad van bestuur de goedkeuring en de handtekeningsbevoegdheid voor aanpassingen en afwijkingen, waarbij geen budgetwijzigingen gepaard gaan, die zich tijdens de uitvoering van de werken voordoen naar het directiecomité. Het directiecomité subdelegeert dit vervolgens naar de manager Vastgoedprojecten.

Indien de manager Vastgoedprojecten van oordeel is dat de goedkeuring van de aanpassing en/of afwijking mogelijk een impact heeft op de gebruikers zal de manager Vastgoedprojecten beslissen om de goedkeuring ervan voor te leggen op de Coördinatiewerkgroep Patrimonium alvorens de aanpassing en/of afwijking officiëel goed te keuren.

Volgens Artikel 237 van het Gemeentedecreet kunnen de statuten van een autonoom gemeentebedrijf de raad van bestuur toelaten om het dagelijkse bestuur, de vertegenwoordiging met betrekking tot dat bestuur en de voorbereiding en uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur toe te vertrouwen aan een directiecomité of aan een gedelegeerd bestuurder al dan niet met de mogelijkheid van subdelegatie aan personeelsleden van het autonoom gemeentebedrijf.

Artikel 15, §5 van de statuten voorziet de delegatie naar het directiecomité.

Artikel 23 van de statuten voorziet de subdelegatie naar personeelsleden. Indien subdelegatie gebeurt, moet de raad van bestuur hiervan op de hoogte worden gesteld.

niet van toepassing