2018_RVBAGSO_00026 - Patrimonium, BO_14, stedelijke basisschool De Vlinderboom, Arthur Matthyslaan 82-86 en Te Boelaarpark 3-5, werken bewoonbaarheid en brandveiligheid (fase 2), SO/2017/1472442, totaalrenovatie koetshuis (fase 3), SO/2017/1472440 & tijdelijke huisvesting in functie van fase 3, SO/2018/1478221 - Projectvoorstel - Goedkeuring

Geplande werken:

fase 2 - werken (brand)veilligheid & bewoonbaarheid

Rekening houdende met de vastgestelde problemen zijn in hoofdzaak volgende werken te voorzien:

• afdeling Rups:
• (brand)veiligheid: 
• compartimenteren van bestaande traphal en risicolokalen;
• plaatsen van brandhaspels en branddetectie;
• vluchtrichting van een aantal buitendeuren aanpassen;
• bewoonbaarheid:
• renovatie en reorganisatie van de verschillende kleutersanitairen, wasplaatsen, personeelssanitair en zone keuken / berging / leraarskamer. Op die manier kunnen er ook bijkomende zorglokalen en een volwaardige leraarskamer gecreeerd worden;
• vervangen van zitbanken in de gangen door vast meubilair met opbergmogelijkheden om het tekort aan berging op te vangen. 
• relighting.

• Afdeling Rups (Te boelaarpark 3): 
• speelplaatsrenovatie: uitvoering zomervakantie 2018;
• REG (Eandis): het grootste gebouw van deze site bestaat uit een inventarispand (oude orangerie) waar een uitbreiding (jaren '60 van vorige eeuw) werd tegen aan gebouwd. In de zomervakantie van 2018 zullen de daken (isoleren + renoveren) van de orangerie worden aangepakt.

Om de haalbaarheid van de werken mogelijk te maken (de gebouwen zoveel mogelijk in gebruik houden tijdens de werken) en de overlast voor de school (met fase 1 erbij zullen er werken uitgevoerd worden vanaf 2018 t/m 2022) te beperken, zullen de werken opgesplitst worden in  in meerdere fases.

Door de verschillende perioden van uitvoering (en aparte aanbestedingsprocedures voor architect, veiligheidscoördinator en aannemer) zullen deze fases bovendien elk een aparte projectfiche krijgen in het masterplan: 

• fase 2 (fiche 849): werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid (verspreid over de 3 afdelingen);
• fase 3.1 (fiche 854): plaatsing tijdelijke huisvesting (afdeling Vlinder);
• fase 3.2 (fiche 851): totaalrenovatie oud koetshuis (afdeling Vlinder).

Opstart dossier + keuze architect: 1^ste helft februari 2018 - 1^ste helft mei 2018.

Fase opmaak schetsontwerp: 1^ste helft mei 2018 - 1^ste helft augustus 2018.

Fase opmaak definitief ontwerp: 1^ste helft augustus 2018 - 1^ste helft november 2018.

Fase opmaak aanbestedingsdossier: 1^ste helft november 2018 - 1^ste helft mei 2019 (indienen bij AGIOn op reguliere pot 2019).

Fase nazicht aanbestedingsdossier AGIOn + afleveren principeakkoord: 1^ste helft mei 2019 - 1ste helft september 2019.

Fase opmaak + indienen bouwaanvraag: 1^ste helft mei 2019 - 2^de helft juni 2019.

Goedkeuringstermijn bouwaanvraag: 2^de helft juni 2019 – 1^ste helft december 2019.

Fase aanbesteding + gunning DirCom / RvB: 1ste helft september 2019 - 2^de helft december 2019.

Nazicht gunningsdossier AGIOn: 1^ste helft januari 2020.

Gunning werken: 1^ste helft januari 2020.

Aanvang werken: 1^ste helft juli 2020.

Voorlopige oplevering: 2de helft juni 2021.

Definitieve oplevering: 2de helft juni 2022.

Timing fase 3.1 - plaatsing tijdelijke huisvesting:

Opstart dossier + keuze architect: 1^ste helft augustus 2019 - 1^ste helft november 2019.

Fase opmaak schetsontwerp: 1^ste helft november 2019 - 2^de helft december 2019.

Fase projectvergadering: 2^de helft december 2019 - 1^ste helft mei 2020.

Fase opmaak definitief ontwerp: 2^de helft maart 2020 - 1^ste helft juni 2020.

Fase opmaak + indienen bouwaanvraag: 1^ste helft juni 2020 - 1^ste helft juli 2020.

Goedkeuringstermijn bouwaanvraag: 1^ste helft juli 2020 – 2^de helft januari 2020.

Fase opmaak aanbestedingsdossier: 1^ste augustus 2020 - 1^ste helft november 2020.

Fase aanbesteding + gunning DirCom / RvB: 1^ste helft november 2020 - 2^de helft februari 2021.

Gunning werken: 1^ste helft maart 2021.

Aanvang werken: 1^ste helft april 2021.

Voorlopige oplevering: 2^de helft juni 2021.

Definitieve oplevering: niet van toepassing.

Timing fase 3.2 - totaalrenovatie koetshuis:

Opstart dossier + keuze architect: 1^ste helft februari 2018 - 1^ste helft mei 2018.

Fase opmaak schetsontwerp: 1^ste helft mei 2018 - 1^ste helft augustus 2018.

Fase opmaak definitief ontwerp: 1^ste helft augustus 2018 - 1^ste helft november 2018.

Fase opmaak aanbestedingsdossier: 1^ste helft november 2018 - 1^ste helft mei 2019 (indienen bij AGIOn op reguliere pot 2019).

Fase nazicht aanbestedingsdossier AGIOn + afleveren principeakkoord: 1^ste helft mei 2019 - 1ste helft september 2019.

Fase opmaak + indienen bouwaanvraag: 1^ste helft mei 2019 - 2^de helft juni 2019.

Goedkeuringstermijn bouwaanvraag: 2^de helft juni 2019 – 1^ste helft december 2019.

Fase aanbesteding + gunning DirCom / RvB: 1ste helft november 2020 - 2^de helft februari 2021.

Nazicht gunningsdossier AGIOn: 1^ste helft maart 2021.

Gunning werken: 1^ste helft maart 2021.

Aanvang werken: 1^ste helft juli 2021.

Voorlopige oplevering: 2de helft juni 2022.

Definitieve oplevering: 2de helft juni 2024.

n.v.t.

De stedelijke basisschool De Vlinderboom bestaat uit de 3 afdelingen:

1. afdeling Rups: 4-stroom kleuterafdeling gevestigd op de site met adres Te Boelaarpark 3;
2. afdeling Cocon: onderbouw (1ste t/m 3de jaar) van een 5-stroom afdeling lager, gevestigd op de site met adres Arthur Matthyslaan 82-86;
3. afdeling Vlinder: bovenbouw (4de t/m 6de jaar) van een 5-stroom afdeling lager, gevestigd op de site met Te Boelaarpark 5.

In het kader van een op te starten doorlichtingsproject werden in 2017 en ondertussen ook 2018 de nodige plaatsbezoeken uitgevoerd door de dienst Vastgoedprojecten (bij de plaatsbezoeken in 2017 waren naast de directies ook de respectievelijke gebouwbeheerders en een afgevaardigde van IDPB aanwezig).  

Deze plaatsbezoeken hebben duidelijk gemaakt dat een aantal gebouwen van de 3 afdelingen kampen met gelijkaardige problemen inzake (brand)veiligheid en bewoonbaarheid, zoals gebrekkige evacuatiemogelijkheden, compartimentering en brandbestrijding, volledige verouderde sanitaire ruimtes en een tekort aan administratieve en ondersteunende functies.

Op de site van de afdeling Vlinder bevindt zich een inventarispand (het oude koetshuis) dat in uitzonderlijk slechte staat verkeert. Ook hier zijn er problemen met de brandveiligheid en bewoonbaarheid. Deze zijn echter zo omvangrijk en verregaand (de gevelafwerking begint op verschillende plaatsen los te komen, verschillende lokalen kampen met akoestische problemen en verzakte vloerafwerkingen) dat een totaalrenovatie zich aandient.

Bovendien kampt dit gebouw ook nog met 2 andere prangende problemen:

1. op de 1ste verdieping bevindt zich de oude concïergewoning (opp. = 140 m2). Door een onaangepaste planconfiguratie en vooral door stabiliteitsproblemen (problemen met de houten balkenlagen van de verdiepingsvloer) kan deze momenteel niet gebruikt worden door de school (terwijl de school deze oppervlakte goed kan gebruiken);
2. de toegang voor leerlingen en derden verloopt via de speelplaats. Hierdoor is er weinig controle op wie die de site betreedt. De configuratie van dit gebouw dient zo aangepast te worden dat een nieuwe ingang kan gecreëerd worden om een meer veilige en gecontroleerde toegang (langs het secretariaat) tot de site mogelijk te maken. Hiertoe werden ondertussen de nodige gesprekken gevoerd met Monumentenzorg (vraagt immers gevelaanpassingen), die zich uiteindelijk akkoord verklaarden met de gevraagde wijzigingen.

Het oude koetshuis dient dus volledig en vooral wat de binnenkant betreft vrij ingrijpend gerenoveerd te worden. Met uitzondering van volgende onderdelen die reeds in samenwerking met Eandis (REG) werden aangepakt: de centrale verwarming (2013), de daken (2016) en een deel van het buitenschrijnwerk (2018).

Het koetshuis huisvest 12 klaslokalen en alle administratieve functies (secretariaat, directie en leraarskamer). Om de renovatie van dit gebouw mogelijk te maken dient tijdelijke huisvesting geplaatst te worden. Hiertoe werden met monumentenzorg (park = bouwkundig geheel), stedenbouw en huisvesting de nodige gesprekken opgestart. Idealiter kan de tijdelijke huisvesting in het park (vlakbij de bestaande school) opgericht worden. Zo kan de investeringskost en overlast voor de school beperkt worden. De speelplaats en sanitaire installaties van de bestaande site kunnen dus gebruikt worden en ouders met kinderen in verschillende afdelingen moeten niet omrijden. De dienst huisvesting is de nodige opties aan het bekijken. Voor de bepaling van het budget en de timing van de tijdelijke huisvesting gaan we er momenteel vanuit dat deze in het park geplaatst kan worden. 

De bouwkost is gebaseerd op een raming van de projectleider aan de hand van eenheidsprijzen van projecten met vergelijkbare werken.

In onderstaande tabellen een oplijsting van de verschillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. BTW). Omdat er met drie projectfiches zal gewerkt worden, worden hieronder drie projectkosten opgegeven.   

Prijsverschil met bedrag voorzien in de MP:

• voor fase 2 bedraagt het totale prijsverschil met het huidige bedrag in de MP € 698.907,97. Slechts een klein gedeelte van dit tekort - i.c. 49.400,83 - valt in de MP '14-'19. Het overige en grootste gedeelte dient opgenomen te worden MP '20 - '25.
• Voor fase 3.1 bedraagt het totale prijsverschil met het huidige bedrag in de MP € 215.649,45 of de totale projectkost (dit project was nog niet opgenomen in de MP). De integrale projectkost dient dus opgenomen te worden in de MP '20 - '25.
• Voor fase 3.2 bedraagt het totale prijsverschil met het huidige bedrag in de MP € 443.596,65. Slechts een gedeelte van dit tekort - i.c. 107.523,86 - valt in de MP '14-'19. Het overige en grootste gedeelte dient opgenomen te worden in  de MP '20 - '25.

Huur mobiele units fase 3.1

De huurkost van de mobiele units wordt geraamd op € 145.490,62 incl. 6 % BTW (voor 14 maanden). Deze huurkost maakt geen deel uit van de hierboven vermelde bouwkost, maar zal opgenomen worden door PAT/FD.  

AGIOn 

Voor fase 2 en fase 3.2 zullen subsidies aangevraagd worden bij AGIOn op de reguliere pot 2019. Het totale subsidiebedrag voor fase 2 wordt geraamd op € 1.312.370,23, dat van fase 3.2 op € 1.287.888,88.

Gunningswijze:

Architect voor fase 2 en fase 3.2: via raamcontract restauratiepool;

Architect voor fase 3.1: via raamcontract kleine pool;

Veiligheidscoördinator voor fase 2, fase 3.1 en fase 3.2: via raamcontract;

Aannemer voor fase 2, fase 3.1 en fase 3.2: open aanbesteding;

Gezien de projectkost ≥ € 250.000 + € 52.500 (21% BTW) = € 302.500 bedraagt, heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.