De raad van bestuur is bevoegd voor het afsluiten van overeenkomsten met de stad Antwerpen, in uitvoering van de beheersovereenkomst en het Groepscharter.
As-is organisatie
Binnen de stad bestaat een onafhankelijke interne auditdienst die rapporteert aan het auditcomité (dat is opgericht in de schoot van de gemeenteraad). De werking (planning, werkzaamheden, rapportering) van de interne auditdienst en het auditcomité zijn geregeld in het auditreglement en het auditcharter. Jaarlijks wordt een risico-gestuurd auditplan opgemaakt (of een update) voor de stad Antwerpen op basis van een risicoanalyse van de producten. Er wordt ook in de planning ruimte weerhouden voor ad hoc opdrachten.
Binnen de interne audit stad Antwerpen werken naast de directeur nog 6 auditoren (2 bestuurscoördinatoren audit en 4 consulenten).
Overeenkomstig het auditreglement van de stad Antwerpen kan de interne audit van de stad Antwerpen onderzoeken uitvoeren met betrekking tot activiteiten die werden uitbesteed of verzelfstandigd, dus ook bij AG SO. AG SO heeft zich bovendien ingeschreven in de strategische cyclus van de stad.
De interne auditdienst van AG SO stelt jaarlijks een auditplan op dat wordt goedgekeurd door het auditcomité en de raad van bestuur.
De interne audit van AG SO bestaat uit 1 auditor en ad hoc wordt voor de uitvoering van het auditplan gebruik gemaakt van de diensten van een externe consultant. AG SO heeft hiervoor jaarlijks een budget ter beschikking.
De interne auditdienst van AG SO stemt, conform het reglement, zijn methodieken en plan van aanpak op dit moment al af op de werking van de interne auditdienst van de stad Antwerpen.
In een (beperkt) aantal gevallen werd er in het verleden samengewerkt tussen de 2 interne auditdiensten en er werden ook gezamenlijk opleidingen georganiseerd.
To-be organisatie
Om de samenwerking efficiënt te laten verlopen, is het aangewezen dat de beide interne auditdiensten nauw gaan samenwerken. Concreet zal de interne auditdienst van de stad Antwerpen de taak van de interne audit van AG SO, zoals beschreven in het auditreglement van AG SO, op zich nemen mits een aantal afspraken. Dit komt in de praktijk neer op een integratie van de werking van beide diensten.
Deze samenwerking doet geen afbreuk aan de autonomie van het auditcomité en de raad van bestuur van AG SO. In de geïntegreerde auditdienst zal ook voldoende aandacht worden besteed aan de specifieke onderwijscontext van AG SO.
Concrete afspraken
Wat
Hoe
Timing
2018 is voor AG SO en interne audit van de stad Antwerpen een overgangsjaar waarin wordt getoetst of door een samenwerking via integratie de vooropgestelde doelstelling kan worden bereikt.
De directeur interne audit neemt in 2018 de rol op van coach van de interne auditor AGSO. De rol van coach betekent:
Het vooropgesteld auditplan goedgekeurd door het auditcomité van AG SO wordt in 2018 verder uitgevoerd. De rapporteringslijnen blijven ongewijzigd. 2018 zal gebruikt worden om de wederzijds verwachtingen scherp te stellen en wordt aanzien worden als een leerproces.
In 2018 worden de lijnen van verdere samenwerking in 2019 uitgetekend en al dan niet in een samenwerkingsovereenkomst gegoten. Hiervoor zal de nodige afstemming met de verschillende actoren plaatsvinden.
Eind 2018 wordt beslist of en hoe de geïntegreerde samenwerking kan worden verankerd.
Dit voorstel werd voorgelegd aan het auditcomité van 23 maart 2018, die een positief advies gaf.
De raad van bestuur is bevoegd voor afspraken met de stad Antwerpen.
Voorgaande
Het AG SO richtte op 27 januari 2011 een interne auditdienst en een auditcomité op in de schoot van de raad van bestuur. Het intern reglement werd op 23 maart 2012 goedgekeurd. Het werd op 31 mei 2015 gewijzigd.
De interne auditdienst bestaat op dit moment uit 1 auditor die zich voor de uitvoering van het auditplan kan laten bijstaan door een externe consultant.
Aanleiding - doel
Omdat de interne audit van AG SO zich verder wil professionaliseren en omdat AG SO zich reeds inschakelt in een aantal beheersinstrumenten van de Groep Stad, wil AG SO nauwer samenwerken met de interne auditdienst van de stad Antwerpen.
De raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen keurt de samenwerking tussen de eigen interne auditdienst en die van de Stad Antwerpen voor het overgangsjaar 2018 goed onder de volgende voorwaarden:
·
De raad van bestuur beslist om de samenwerking eind 2018 te evalueren en op basis daarvan al dan niet tot een samenwerkingsovereenkomst te komen.
Uitvoering beslissing:
| Taak | Verantwoordelijke | Timing |
| uitvoering afspraken | Nortwin Dils |
Communicatiemiddel:
| Beleidsbuzz | NEE |
| Ander communicatiemiddel |