De Vlaamse Regering besliste op 21 december 2012 tot de oprichting van een Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) en gaf iMinds vzw de opdracht deze oprichting en de werking voor te bereiden. In 2016 werd VIAA een zelfstandige vzw, gefinancierd door de Vlaamse Regering. Het VIAA kreeg als kerntaak om in te staan voor de digitalisering, digitale archivering en de ontsluiting van het Vlaamse audiovisuele erfgoed.
De stad Antwerpen beschikt over een bijzondere collectie niet gedigitaliseerd en reeds gedigitaliseerd of digitaal geboren audiovisueel materiaal beheerd door meerdere instellingen en collectiebeheerders. Op 25 januari 2016 is een samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd om deze collectie door VIAA te laten digitaliseren. VIAA heeft bijlage 2 bij deze overeenkomst, “Beschrijving gebruik en doelgroepen”, verder verfijnd en geactualiseerd.
VIAA heeft bijlage 2 bij haar samenwerkingsovereenkomst verder verfijnd en geactualiseerd. Deze bijlage getiteld “Beschrijving gebruik en doelgroepen” beschrijft zoals voorzien in artikel 4.8 van de samenwerkingsovereenkomst hoe het gedigitaliseerde audiovisueel materiaal zal worden beschikbaar gesteld aan voorziene doelgroepen zoals onderwijs, bibliotheken en wetenschappelijk onderzoek. De bijlage beschrijft in detail wie op welke wijze het materiaal en bijhorende metadata kan raadplegen en/of gebruiken.
De bijlage zoals ze voorligt is conform de wettelijke bepalingen uit boek XI, "Intellectuele eigendom" van het Wetboek van Economisch Recht. De voorziene doelgroepen en wijze van gebruik vallen onder de uitzonderingsgronden. Daarnaast behoudt de stad al haar rechten en kan ze waar nodig materiaal uitsluiten van gebruik.
Aangezien deze bijlage deel uitmaakt van de samenwerkingsovereenkomst is hiervoor de goedkeuring van de gemeenteraad vereist.
Artikel 26, §1,1° fn van de wet van 15 juni 2006 bepaalt dat de werken, levering en diensten die wegens hun technische of artistieke redenen of omwille van de bescherming van alleenrechten slechts aan één bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden gegund, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure.
Wetboek van Economisch Recht, boek XI “Intellectuele eigendom”.
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
De gemeenteraad keurt de update van "BIJLAGE 2: Beschrijving gebruik en doelgroepen" bij de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) goed.