2018_DCEK_00147 - Lokale feestelijkheden - Feestelijke inhuldiging Kloosterstraat, Dorpstraat en Blarenstraat. Toewijzing organisatie aan evenementenbureau - Goedkeuring

Met de collegebeslissing van 6 maart 2015 (jaarnummer 1791) werden de bevoegdheden van de districtscolleges gecoördineerd. Artikel 6 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor lokale feestelijkheden.

Artikel 57 § 3,4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De offertevraag werd per mail verzonden aan zeven verschillende bedrijven:

• Balthazar Events;
• Concreat bvba;
• JADA Events bvba;
• The Oval Office Antwerpen;
• Ductape, event agency;
• BEO;
• Fac-Totum bvba.

Drie aanbieders dienden een voorstel in:

• JADA Events bvba;
• BEO;
• Fac-Totum bvba.

Eén aanbieder liet weten geen voorstel in te dienen:

• The Oval Office Antwerpen.

Drie aanbieders dienden geen voorstel in:

• Balthazar Events;
• Concreat bvba;
• Ductape, event agency.

De conclusies per ingediend voorstel:

1. Fac-Totum bvba

• het voorstel werd te laat ingediend. Rekening houdende met het gelijkheidsbeginsel dient deze offerte bijgevolg te worden geweerd.

2. BEO

• het voorstel werd te laat ingediend. Rekening houdende met het gelijkheidsbeginsel dient deze offerte bijgevolg te worden geweerd.

3. JADA Events bvba

• voorstel werd tijdig ingediend en voldoet aan alle verwachtingen zoals geformuleerd in de offertevraag;
• het voorstel van de uitkijkmogelijkheid door de 'skywatch' is volledig in lijn van de verwachtingen;
• de combinatie van het ontbijt met de Dorpsdag zonder conflict tussen beide, is in het voorstel van JADA het beste opgelost;
• goedkoopste volledige voorstel.
• Score: 8/10.

Op basis van de evaluatie van de ingediende voorstellen, kan de opdracht gegund worden aan JADA Events bvba. Er werden bijkomend nog enkele extra opties toegevoegd waardoor de uiteindelijk kostprijs hoger ligt dan het initiële voorstel maar nog steeds binnen het vooropgestelde budget van 20.000,00 euro.

Extra opties betreffen:

• Oplage flyers van 7.600 naar 13.500 gebracht: + 100 euro;
• Verdeling via JADA ipv Bpost:  -616,18 euro;
• Aanpassing aantal koffiekoeken en drankjes naar 500 personen ipv 250 personen: +825 euro;
• Animatie Sky-Watch was voorzien tot 18 uur,  optie genomen tot 21 uur: +1.100 euro;
• Extra banner besteld voor onder de Sky-watch te hangen: +628,10 euro;
• Klein podium voor speech: +50 euro.

In toepassing van artikel 42, §1, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 90, eerste lid, 1° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017 vastgelegd bedrag van 144.000,00 euro (zonder belasting over de toegevoegde waarde), met name de drempel vermeld in artikel 11, eerste lid, 2° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017.

Het college van burgemeester en schepenen keurde op14 oktober 2016 (jaarnummer 8968) de gunning goed voor de riolerings- en bestratingswerken Kloosterstraat, Dorpstraat en Blarenstraat op basis van bestek GAC/2016/3704 en dit voor het aandeel van de stad. Op 20 december 2016 (jaarnummer 445) keurde het districtscollege van Ekeren de gunning goed voor de riolerings- en bestratingswerken Kloosterstraat, Dorpstraat en Blarenstraat op basis van bestek GAC/2016/3704 en dit voor het aandeel van het district. In februari 2018 werden de werken afgerond.

Op de districtsraad van 27 november 2017 (jaarnummer 77) werd het budget 2018 goedgekeurd. In het budget 2018 werd 20.000,00 euro opgenomen voor het organiseren van een feestelijke inhuldiging van de heraangelegde straten (Kloosterstraat, Dorpstraat en Blarenstraat).

Op 27 april 2018 werden zeven bedrijven aangeschreven met een offertevraag voor het organiseren van een evenement voor de inhuldiging van de straten in combinatie met de 40ste Dorpsdag die door de lokale handelaarskern Ekeren Winkeldorp (EWD) wordt georganiseerd op 3 juni 2018.

In budget 2018 werd er maximaal 20.000,00 euro voorzien voor het evenement. Het aangepaste voorstel van JADA Events bvba vermeldt een totaalprijs van 18.896,45 euro inclusief BTW.