2018_CBS_02856 - Sport. Sportevenementen 2018 - Hercules Trophy (bedrijfssporten). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De Hercules Trophy is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert binnen het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein of de evenementenhal. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) ingedeeld in categorie 3 (extern georganiseerd naamsversterkend evenement met gunstige begroting dat in aanmerking komt voor een toelage uit het evenementenfonds) en wordt dus vrijgesteld van:

• retributie inname openbaar domein;
• retributie logistiek materiaal;
• nutsverbruik;
• afvalcontainers.

Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:

• opkuis;
• retributie parkeerverbodsborden;
• verwijderen straatmeubilair.

Het gebruiksreglement stedelijke infrastructuur stadsbeheer, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 16 december 2013 (jaarnummer 854).

Het retributiereglement Evenementenhal Park Spoor Noord, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 2013 (jaarnummer 690).

Hoofdstuk VI artikel 2.3 a van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990).

Artikel 3 e), artikel 3 g) en artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180).

Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).

Artikel 2 en 4 van het retributiereglement van 27 juni 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Op 9 februari 2018 (jaarnummer 01184) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2018 goed, de juridische gronden inbegrepen. De Hercules Trophy is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

Hercules Trophy België bvba organiseert op zaterdag 5 mei 2018 de Hercules Trophy. De Hercules Trophy is een bedrijfssportenevenement waarbij een tweehonderdvijftigtal bedrijfsteams van vijf tot zeven deelnemers het in twaalf sportproeven tegen mekaar opnemen. In dit recreatieve tornooi staan plezier en beweging centraal.

Nieuw dit jaar zijn de Pink Ladies Games op zondag 6 mei 2018. Dit is een gelijkaardig concept met 6 sportproeven waar enkel dames het tegen elkaar opnemen. Deelnemers steunen hiermee de campagne rond borstkanker.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:

• gratis gebruik van Park Spoor Noord voor het houden van de Hercules Trophy op volgende data en uren: 4 mei 2018 6.00 uur tot en met 7 mei 2018 18.00 uur;
• gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal;
• gratis leveren, ledigen en reinigen van feestcontainers;
• erkenning muziekactiviteit, waarbij wordt afgeweken van de standaard geluidsreglementering;
• toelating voor het plaatsen van wegwijzers en aankondigingsborden;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen.

Aangezien in Park Spoor Noord niet geparkeerd kan worden en om parkeermisbruiken te vermijden dient de organisatie een mobiliteitsplan op te maken en voldoende parkeergelegenheid te creëren in de nabije omgeving. Het is aangewezen om shuttlevervoer te voorzien. Hiernaast dient de organisator de nodige maatregelen te treffen om te voorkomen dat er foutgeparkeerd kan worden in het park (afscherming terrein, stewards, …).

Principieel gunstig advies van brandweer onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging van het dossier door de organisator.

In het kader van dit evenement werd met de organisatoren een sportcharter afgesloten.

Voor de berekening van de retributie voor Hercules Trophy adviseert Vzw Antwerpen Sportstad om slechts een opbouwdag en een evenementdag aan te rekenen voor dit evenement. Aan 1.440,00 euro voor de opbouw en 2.880,00 euro voor het evenement. Dit brengt het totaal op 4.320,00 euro.

Voor het gebruik van de evenementenhal worden nutskosten aangerekend voor water en elektriciteit. De nutskosten werden in het retributiereglement vastgelegd op 110,00 euro exclusief 21% btw per dag. Bij evenementen met een groot verbruik, wordt meerverbruik aangerekend aan volgende tarieven: 0,15 euro/kWh voor elektriciteit en 2,50 euro/m³ voor water. Voor de berekening van de nutskosten voor Hercules Trophy wordt uit gegaan van drie dagen. Dit brengt het totaal op 399,30 euro.

De overige kostenposten (opkuis, retributie parkeerverbodsborden, verwijderen straatmeubilair) zullen na afloop van het evenement door de betrokken diensten worden uitgerekend en gefactureerd aan de organisator. 

De ontvangsten zullen opgevolgd worden via Fenix.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.