2018_CBS_02841 - Sport. Sportevenementen 2018 - AG Antwerp 10 Miles & Marathon (lopen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De AG Antwerp 10 Miles & Marathon is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en 'hospitality').

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De marketingdoelstellingen van de campagne voor de AG Antwerp 10 Miles & Marathon 2018 beogen een relatieve stijging van aantal deelnemers, met verhoudingsgewijs een groter aandeel voor:

• vrouwen (kortgeschoold/60-plusser/jongere);
• deelnemers van niet-West-Europese origine.

De campagne is tweeledig: 

1) Stadsbrede above the line-campagne met affiches die afgetekend zijn met het Sporting A-logo. Daarop zijn ambassadeurs te zien die een goede weerspiegeling zijn van de Antwerpse bewoners. Ze lopen allemaal, maar hebben een andere achtergrond, motivatie, doel en dromen. We willen potentiële lopers overtuigen om aan één van de drie loopwedstrijden deel te nemen. Deze campagne werken we uit in de volgende kanalen:

• Stedelijk outdoornetwerk:
• 160 abribusaffiches (bushokjes);
• 130 mupi's (losstaande panelen);
• 11 canvassen, dit jaar ligt de focus van de boodschap op de mobiliteit rond het evenement;
• 70 vlaggen citydressing;
• 10 kaders voetgangerstunnel.
• Extra kanalen die ter beschikking staan van ondernemen en stadsmarketing:
• inzetten stadsmedia;
• kanalen Sporting A.
• Mobiliteit:
• Citymesh 4 formaten (online banners);
• publiekschermen in den Bell.
• Inzetten stadsmedia:
• ATV reportage met 1 van de ambassadeurs;
• facebookposts: introductie ambassadeurs, favoriete loopplekken;
• instagram.
• Kanalen SportingA:
• Facebook;
• kanaal website met elke week een looptip van de ambassadeurs.
• Mobiliteit:
• info op sna.be;
• canvas;
• mobiliteitsfolder;
• bewonersbrief.

2) Below the line-campagne met zes (micro-)influencers die hun eigen netwerk aanzetten om mee te lopen met één van de drie loopwedstrijden.  Een gespecialiseerd bureau voor het recruteren van influencers (Alleyens) maken een influencersstrategie en contentplan op om een specifieke doelgroep aan te spreken, namelijk: vrouwelijk en kortgeschoold, vrouwelijk en 60-plusser, vrouwelijk en – 22 jaar en niet-West-Europees origine.

• Kanalen Influencers:
• Instagram (posts + verhalen);
• Facebook;
• Twitter;
• Snapchat;
• Youtube (vlog);
• Blog.
• De frequentie is per fase bepaald:
• fase 1: start (12/02/2018-05/03/2018): 1 x per week/influencer;f
• fase 2: activeren om in te schrijven (05/03/2018-26/03/2018): 1 x per week/influencer;
• fase 3: laatste maand voor de AG Antwerp 10 Miles& Marathon (26/03/2018-22/04/2018): 2 x per week/influencer;
• fase 4: 22 april AG Antwerp 10 Miles& Marathon: 5 sfeerbeelden en posts/influencer.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659) ingedeeld in categorie 2 (co-organisatie tussen stad Antwerpen en externen) en wordt vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, logistiek materiaal, nutsverbruik, opkuis, afvalcontainers, retributieparkeerverbodsborden en verwijderen straatmeubilair).

Hoofdstuk VI artikel 2.2  van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659).

Artikel 3 d) en artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016  op  inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180).

Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).

Artikel 2 en artikel 4 van het retributiereglement van 21 maart 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Op 9 februari 2018 (jaarnummer 1184) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2018 goed, juridische gronden inbegrepen. De AG Antwerp 10 Miles & Marathon is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

Op 12 januari 2018 (jaarnummer 214) keurde het college de collegiale brief goed om toestemming te vragen aan de bevoegde minister om de Kennedytunnel te gebruiken net zoals in 2017.

De campagne voor de AG Antwerp 10 Miles & Marathon 2018  is opgenomen in de marketing- en communicatieplanning 2018, goedgekeurd door het college in de zitting van 15 december 2017 (jaarnummer 10670).

Op zondag 22 april 2018 wordt de 33^ste AG Antwerp 10 Miles en 11^de Antwerp Marathon georganiseerd in de stad Antwerpen.

Om het groot aantal deelnemers van de AG Antwerp 10 Miles na de start op Linkeroever op een veilige en comfortabele manier naar rechteroever te loodsen, wordt sinds 2008 de Kennedytunnel ingeschakeld. Na een aantrekkelijk parcours in de binnenstad nemen de lopers de Waaslandtunnel terug naar Linkeroever. De marathon start eveneens op linkeroever, de aankomst is op de Grote Markt.

Vanuit het standpunt veiligheid is er beslist om vanaf 2014 in drie waves te starten. Deze maatregel heeft enkel een gunstig effect op de densiteit van de massa in de tunnels en specifiek in de Waaslandtunnel. Het werken met waves heeft geen impact op de afsluittijden van de Kennedytunnel. Nieuw in 2017 is het afsluiten van de Jan de Vostunnel voor het verkeer komende van de A12 richting de stad. Deze maatregel verhoogt de veiligheid voor de lopers op de autosnelweg en de impact op de mobiliteit zal hierdoor niet vergroten.
Net zoals vorig jaar is er een tijdslimiet voor de deelnemers van de AG Antwerp 10 Miles van 2.10 uur. Deelnemers die buiten deze limiet aan de Waaslandtunnel aankomen zullen uit de wedstrijd worden gehaald en met een pendel naar Linkeroever worden gebracht.

De organisatie zal dit jaar opnieuw in samenwerking met de dienst mobiliteit van de stad en een externe mobiliteitsmanager en verschillende stadsdiensten een aangepast mobiliteitsplan uitwerken. De inzet van pendelbussen vanaf de park and ride Sportpaleis en de inzet van bijkomende veerboten op de Schelde blijft behouden.

Het programma voor 2018 ziet er als volgt uit:

• 9.00 uur: Antwerp Marathon (tot 14.30 uur);
• 11.00 uur: Kids Run 1,4 kilometer (4 tot 12 jaar);
• 12.00 uur: AG Antwerp Short Run 5 kilometer;
• 14.30 uur: AG Antwerp 10 Miles:
  • 14.30 uur: wave 1;
  • 15.00 uur: wave 2;
  • 15.30 uur: wave 3.

Dit besluit geeft een overzicht van de uitgebreide logistieke ondersteuningsvraag van het organisatiebureau en de inzet van de verschillende stadsdiensten. Naast de betrokken stadsdiensten werden afspraken gemaakt met de lokale politie, de federale politie, het Vlaams gewest en het Vlaams Verkeerscentrum (voor gebruik Ring en Kennedytunnel), de brandweer, de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, De Lijn en de NMBS.

Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van lokale politie en brandweer, zoals besproken tijdens het werkgroepoverleg.

Advies brandweer, FOD Volksgezondheid, mobiliteit en politie kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies van de brandweer er is wordt het overgemaakt aan de organisator.

Voor dit evenement vraagt de organisator, vzw Sportinez, het volgende aan de stad Antwerpen:

• gebruik van de Grote Markt van zaterdag 21 april 2018 - 8.00 uur tot zondag 22 april 2018 - 19.00 uur;
• gebruik van de Charles de Costerlaan (weg en graszone) van donderdag 19 april 2018 - 8.00 uur tot maandag 23 april 2018 - 20.00 uur;
• gebruik van het Frederik van Eedenplein voor de opbouw van de inschrijvingstent van dinsdag 17 april 2018 - 8.00 uur tot maandag 23 april 2018 - 24.00 uur;
• gratis ter beschikking stellen van herinneringsgeschenken voor de winnaars van de Antwerp Marathon;
• bewoners informeren door het maken en verdelen van bewonersbrieven;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor het startschot van de AG Antwerp 10 Miles en Marathon op zondag 22 april 2018 volgens protocolaire afspraken;
• gratis verwijderen van obstakels in samenspraak met de verkeerspolitie en de afdeling wegen;
• gratis leveren, ledigen en reinigen van feestcontainers alsook vier containers 12m³;
• gratis gebruik van twee kleedkamers van sporthal Kiel op zondag 22 april 2018 van 12.00 uur tot 16.30 uur.

Net zoals vorig jaar is er cateringexclusiviteit voor de organisatie op de organisatiezone op linkeroever (Charles de Costerlaan, zone tussen Gloriantlaan, Charles de Costerlaan en Thonetlaan en Frederik Van Eedenplein). Dit om een professionele catering te kunnen organiseren en een wildgroei van ambulante handel (aangekondigd en onaangekondigd) te vermijden.

De campagne AG Antwerp 10 Miles & Marathon 2018 is een releaseproject van ondernemen en stadsmarketing. De totale campagne (creatie, media, productie en acties) wordt begroot op 40.000 EUR inclusief btw. Dit budget is afkomstig van het releasebudget (functiegebied 1SSB050102A00000 en budgetplaats 5317500000).   Er worden offertes opgevraagd voor communicatieafgeleiden die tijdens het campagneproces wenselijk zijn. Diverse offertes voor de productie van de verschillende campagneonderdelen werden inmiddels goedgekeurd.
Voor deze uitgaven wordt gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet op de overheidsopdrachten van 15 juni 2006, artikel 26, §1, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 85.000,00 EUR exclusief btw.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.