2018_CBS_02836 - Mastergebouw lokale politie Antwerpen - Wijziging 0001 : PITIP-Mobiele wanden - Goedkeuring

Wijzigingsverzoeken

In het kader van de realisatie van het mastergebouw politie is door de lokale politie van Antwerpen (LPA) voor het mastergebouw een wijzigingsverzoek aangevraagd. Deze wijziging betreft een aanpassing van een oefenruimte (PITIP-ruimtes)

Om wijzigingen onderdeel te maken van de DBFM-overeenkomst dienen deze conform de projectspecifieke samenwerkingsovereenkomst door het college en de door het directiecomité/raad van bestuur van AG VESPA goedgekeurd te worden.

Het basisbestek is geschreven in 2014 en omschreef in algemene termen de noden van LPA. Ondertussen is de werking van LPA geëvolueerd, zijn nieuwe technieken beschikbaar en ligt een concreet ontwerp voor. Hierbij blijkt dat om optimaal aan toekomstige ontwikkelingen te voldoen, de noden van LPA in te passen in het concrete project en  efficiëntie, werknemerstevredenheid, flexibiliteit en kostenoptimalisatie te maximaliseren, een aantal wijzigingen aan het huidige programma zich opdringen.

De behandeling van een verzoek tot wijziging verloopt conform de wijzigingsprocedure opgenomen in bijlage 7  van de DBFM-Overeenkomst. De wijzigingsprocedure kent volgende grote stappen:

• "Verzoek tot wijziging" door afnemer (LPA) aan opdrachtgever (AG VESPA);
• "Verzoek tot wijziging opdrachtgever" aan opdrachtnemer;
• Verstrekking "voorlopige informatie" door opdrachtnemer, dit betreft een raming van de impact op kostprijs en termijn;
• Verzoek tot uitwerking "eerste voorstel" aan opdrachtnemer;
• Verstrekking "eerste voorstel" door opdrachtnemer, dit betreft een uitgewerkt voorstel met een offerteprijs;
• Instemming "eerste voorstel" door opdrachtgever , waardoor de wijziging deel uitmaakt van de DBFM-Overeenkomst.

Wijziging 0001: PITIP-Mobiele wanden

• Beschrijving wijziging

Dit  verzoek tot wijziging betreft het toevoegen van een primaire ophangstructuur in één van de twee dubbelhoge PITIP-ruimtes (opleidingsruimtes interventietechnieken), om LPA toe te laten in een latere fase mobiele wanden aan een secundaire ophangstructuur te plaatsen in deze ruimte.

• Opportuniteit wijziging

- In de PITIP-ruimte worden interventies op onbekend terrein ingeoefend;

- Oorspronkelijk zou de ruimte ingedeeld worden met vaste gyprocwanden. Om de efficiëntie van de oefeningen te verhogen moeten de wanden regelmatig aangepast kunnen worden (de oefenruimte moet onbekend terrein blijven). Met de voorziene gyprocwanden zou dit arbeidsintensief zijn en daardoor duur én tijdrovend: tijdens de aanpassing is de ruimte ook niet beschikbaar voor oefeningen waardoor naar andere locaties moet uitgeweken worden. Dat betekent tijdsverlies en leidt tot bijkomende kosten (verplaatsingen en huur);

- De oorspronkelijk voorziene wanden dragen hun gewicht af op de onderliggende vloer. De flexibele wanden worden opgehangen aan de bovenliggende structuur. Deze is niet berekend op een dubbele belasting waardoor een bijkomende ophangstructuur noodzakelijk is.

•  Reden om wijziging door te voeren binnen DBFM-overeenkomst

De belasting van de mobiele wanden en de secundaire ophangstructuur dient via de primaire ophangstructuur rechtstreeks afgedragen te worden op de funderingen van het gebouw. De primaire ophangstructuur bestaat uit de stalen liggers met een lengte van +/- 18m lang en deze kunnen niet in een latere fase geplaatst worden. Deze wijziging betreft een structurele aanpassing die tijdens de bouwfase dient doorgevoerd te worden. Om de mogelijkheid te voorzien om mobiele wanden in de toekomst in de desbetreffende PITIP-ruimte te gebruiken, dient de structurele aanpassing nu doorgevoerd te worden.

• Impact

De opdrachtnemer Post X LPA heeft een uitgewerkt voorstel verstrekt met de totale financiële impact voor de realisatie en het onderhoud en de termijnsimpact (zie tabel 1.1).

Om deze wijziging onderdeel te maken van de DBFM-overeenkomst, wordt voor 4 april 2018 de goedkeuring van dit voorstel door de opdrachtgever/afnemer (AG VESPA/LPA) verwacht.

Tabel 1.1 – Overzicht impact wijzigingsverzoek mbt termijnsverlenging en kostprijs, op basis eerste voorstel

De behandeling van de wijzigingsverzoeken opdrachtgever verloopt conform de wijzigingsprocedure en de vergoeding bij bijzondere omstandigheden opgenomen in respectievelijk bijlage 7 en bijlage 8 van de DBFM-Overeenkomst.

Op 21 september 2009 (jaarnummer 1419) keurde de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst goed tussen de stad en AG VESPA met betrekking tot het beheer van het politiepatrimonium.

In het kader van het masterplan huisvesting van de lokale politie van Antwerpen (LPA) dient een mastergebouw ontwikkeld te worden waarin alle beleidsuitvoerende en beleidsondersteunende diensten centraal gehuisvest worden met uitzondering van de gedeconcentreerde onthaal- en wijkwerking.

Op 24 november 2014 (jaarnummer 890) keurde de gemeenteraad het algemeen kader voor de realisatie van het mastergebouw voor de lokale politie van Antwerpen goed. Het bestek werd op 2 maart 2015 (jaarnummer 111) goedgekeurd door de gemeenteraad.

Op 14 juli 2017 werd de opdracht mastergebouw LPA door de raad van bestuur van AG VESPA aan Post X LPA NV gegund.

Op 25 september 2017 keurde de gemeenteraad (jaarnummer 550) de huurovereenkomst en het addendum van de projectspecifieke samenwerkingsovereenkomst voor het mastergebouw van de lokale politie van Antwerpen goed.

Op 14 november 2017 heeft Post X LPA NV met AG VESPA, de stad Antwerpen en de lokale politie van Antwerpen een DBFM overeenkomst afgesloten met betrekking tot het mastergebouw van de lokale politie van Antwerpen. Op grond van deze DBFM Overeenkomst, verbindt Post X LPA NV zich tot het ontwerp, de bouw, de financiering en het onderhoud van het mastergebouw van de lokale politie van Antwerpen.

Op 14 november 2017 heeft AG VESPA met de stad Antwerpen/lokale politie van Antwerpen een huurovereenkomst gesloten voor de ter beschikkingstelling van het mastergebouw door AG VESPA aan de lokale politie van Antwerpen.

Alle kosten van de wijzigingsaanvraag zijn volledig ten laste van LPA. De kost voor de realisatie (investeringskosten, de studiekosten en, kostprijs termijnsverlenging) en financieringskost dient betaald te worden door een éénmalige vergoeding op beschikbaarheidsdatum. De betaling op beschikbaarheidsdatum wijkt af van de DBFM-Overeenkomst (Bijlage 8 – artikel 2.2), waarin een betaling gelijktijdig valt met de betaling van de eerste beschikbaarheidsvergoeding. Door de betaling van de wijziging gelijktijdig met de mijlpaalvergoeding op beschikbaarheidsdatum te laten plaatsvinden, wordt de voorfinancieringskost beperkt.

De prijzen vermeld in tabel 1.1 zijn exclusief BTW, bij het inschrijven van de kosten in de begroting dient de BTW mee opgenomen te worden.

De bijkomende onderhoudsvergoeding wordt per kwartaal verrekend in de beschikbaarheidsvergoeding, die op haar beurt zal verhogen met een totale kost over de 25 jaar van € 45.406,50 exclusief BTW, die geïndexeerd wordt volgens de contractueel vastgelegde prijsherzieningsformule.

LPA zal, na goedkeuring van het college, hiervoor de nodige budgetten voorzien in haar begroting 2020.

Conform de projectspecifieke samenwerkingsovereenkomst (jaarnummer 353) en aangevuld met addendum 1 (jaarnummer 550), artikel 10.3.2 Wijzigingen aan de DBFM-overeenkomst na Contractdatum) is het college bevoegd om de wijzigingen goed te keuren voor de afnemer (LPA).