2018_CBS_04177 - Stedelijk bedrijfsvastgoed - Stadsbeheer. Grote Markt 15. Publieke oproep voor uitbating tijdelijke openbare toiletten tijdens grote evenementen - Goedkeuring

Gemeentedecreet artikel 57: "Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren."

Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.

Op 21 december 2016 (jaarnummer 752) nam het managementteam kennis van de geactualiseerde uitgangspunten voor goed beheer van de stedelijke vastgoedportefeuille.

Op 3 maart 2017 (jaarnummer 2023) keurde het college de verschillende verhuisbewegingen van Prospekta, kabinet Haven, Industrie en Werk en de dienst Toerisme goed. Het college keurde goed dat de Grote Markt 15 volledig verlaten zou zijn tegen eind april 2017.

Op 25 april 2018 (jaarnummer 185) adviseerde het managementteam gunstig om de voorwaarden om het hoekpand Grote Markt 15 in te zetten als tijdelijke locatie voor openbare toiletten ter goedkeuring voor te leggen aan het college en hiervoor een publieke oproep te organiseren.

Het gebouw Grote Markt 15 te 2000 Antwerpen werd tot eind april 2017 gebruikt als kantoorgebouw voor de backoffice van de dienst Toerisme van de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing en staat sindsdien, in afwachting van een nieuwe invulling, leeg. Binnen het stedelijke programma is er geen vraag naar ruimte op deze locatie gekend. 

Het pand vormt een van de belangrijkste en meest zichtbare hoeken van de Grote Markt. De Grote Markt kent de laatste jaren een heropleving van horecazaken. Gezien de topligging van het gebouw op de Grote Markt is het niet aangewezen om deze lang onbenut te laten.

Vanuit de handel en horeca in het historisch centrum is er echter een grote vraag om de overlast van toiletbezoekers tijdens grote evenementen op de Grote Markt aan te pakken. Tijdens evenementen werden steeds tijdelijke toiletwagens voorzien in de Gildekamersstraat, maar tijdens de verbouwingswerken van het stadhuis wordt de straat ingezet als werfzone en kan bijgevolg tijdelijk niet ingezet worden. Gevolg hiervan is dat de tijdelijke toiletwagens voor een handelszaak komen te staan, wat niet bevordelijk is voor de publiekstrekking van deze handelszaak.

Gezien de werken aan het stadhuis (en de bijhorende inname van het omliggende openbare domein) is het voor de veiligheid tijdens evenementen aangeraden het beschikbare openbaar domein zoveel mogelijk te vrijwaren van obstakels. 

Het hoekpand Grote Markt 15 ligt centraal op het evenementenplein, wat een duidelijke zichtbaarheid geeft. In afwachting van het onderzoek om het pand in te zetten als tijdelijke locatie voor openbare toiletten, werd de marktverkenning om het gebouw te exploiteren tijdelijk on hold gezet. Om tegemoet te komen aan de verzuchtingen van de plaatselijke middenstand zal de voorste ruimte van het pand enkel tijdens de grote evenementen op de Grote Markt open gesteld worden als openbaar toilet onder volgende voorwaarden:

• De tijdelijke terbeschikkingstelling wordt toegestaan gedurende een periode van zes maanden;
• Enkel de grote ruimte aan de zijde van de Grote Markt wordt opengesteld voor het publiek via de grote poort. De andere ruimtes worden afgesloten voor het publiek;
• De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing voorziet budget en maakt afspraken met een externe partner voor het onderhoud en installeren van tijdelijke sanitaire units in het gebouw;
• Het is niet toegelaten structurele verbouwingswerken aan te brengen in het gebouw;
• De concessionaris houdt rekening met de verhoogde vloer in de ruimte en neemt voorzorgsmaatregelen tegen potentiële vochtinfiltratie.

Gezien de afmetingen van de toegangspoort is het fysiek niet mogelijk om een integraal toegankelijke toiletunit in de ruimte te plaatsen.

Hieronder volgt een samenvatting van de belangrijkste richtlijnen. Aan de hand van deze richtlijnen zal een publieke oproep worden georganiseerd en wordt de concessie openbaar aangeboden via een vacature.

A. Samenvatting belangrijkste concessievoorwaarden

1. Voorwerp concessie

De stad verleent in concessie aan de concessiehouder  die aanvaardt 3 ruimtes met een oppervlakte van ca. 100m² van het pand gelegen te 2000 Antwerpen, Grote Markt 15, gekend op het kadaster onder Antwerpen, 1^ste afdeling, sectie A, perceel nummer 1302 C, aangeduid op het plan in bijlage, hierna genoemd “het goed”.

De terbeschikkingstelling bestaat uit 3 ruimtes: een ruimte als openbare toiletten, een mezzanine en een annex bergruimte.

2. Bestemming

De concessiehouder krijgt het in artikel 1 omschreven goed in concessie voor de uitbating van openbare toiletten, conform het concept dat hij indiende bij de bieding.

3. Termijn

De concessie wordt afgesloten voor een periode van zes maanden. De concessie gaat in op 1 juli 2018 en eindigt van rechtswege op 10 januari 2019. Na deze periode zal een evaluatie gedaan worden en zal bekeken worden of de werking verder gezet kan worden.

4. Vergoeding

De kandidaat-concessiehouder vermeldt in zijn bieding de maandelijkse basisvergoeding die hij bereid is aan de stad Antwerpen te betalen. Er is geen minimumvergoeding bepaald.

5. Waarborg

Bij het verzuimen van de openingen kan er een dwangsom worden opgelegd à rato van 500,00 euro/dag onmiddellijk te betalen. Na 3 vaststelling zal de samenwerking worden stopgezet en rekent de stad Antwerpen een schadevergoeding aan van 10.000,00 euro.

6. verzekering

De concessionaris verzekert zich tegen mogelijke calamiteiten die zich kunnen voordoen in de in concessie gegeven ruimtes.

7. Organisatie uitbating

7.1   Openingsuren

De concessiehouder waarborgt de opening van de toiletten tijdens de evenementen op de Grote Markt, ten laatste 1 uur voor de opening van het evenement en de sluiting ten laatste 1 uur na de sluiting van het evenement. Indien nodig kunnen de toiletten opengesteld worden tijdens de op- en afbouwperiode van het evenement:

Deze lijst is echter niet-limitatief en kan aangepast worden in functie van nieuwe evenementen. Het is de exploitant niet toegelaten de toiletten open te stellen op andere momenten dan de vooropgestelde.

De concessionaris is verantwoordelijk voor het correct en veilig afsluiten van de toegangspoort na het evenement. Tijdens het evenement zorgt de concessionaris voor de afsluiting voor het publiek van de glazen tussendeur tussen de in concessie gegeven ruimte en de overige ruimtes van het gebouw gesloten.

7.2   Tarieven toiletten

De concessiehouder moet op een goed zichtbare plaats zijn gedetailleerde dienstentarieven kenbaar maken. Het gebruikerstarief wordt per beurt vastgesteld op maximum 50 eurocent. Bezoekers met een herkenbaar bandje (medewerkers evenementen bijvoorbeeld) zullen geen vergoeding aangerekend worden.

Het is de concessionaris niet toegelaten producten te verkopen.

7.3   Dagelijks onderhoud

Dagelijks onderhoud: de concessiehouder zal de toiletten constant in functie van de bezoekers reinigen.  De overige ruimtes dienen dagelijks gereinigd te worden.  De concessiehouder zal alleszins steeds zorg dragen voor een onberispelijke staat van de aan hem toegewezen ruimtes. 

De concessionaris zorgt bovendien voor het nodige toiletpapier en zeep om de handen te wassen tijdens het gebruik van de toiletten.

8. Lasten en kosten energieverbruik

De nutsmeters worden overgedragen aan de concessionaris. Het verbruik wordt rechtstreeks door de nutsleveranciers gefactureerd aan de concessionaris. 

B. Samenvatting belangrijkste biedingsvoorwaarden

Er is geen minimumvergoeding bepaald.

Bij de beoordeling van de kandidaturen houdt de stad rekening met volgende criteria:

1.     Exploitatievoorstel: 70%

De volgende onderdelen zijn een must:

• Toelichting bij wijze van uitbating (plan van aanpak);
• Garanties voor een klantvriendelijke uitbating.

Het uitbatingsvoorstel  wordt beoordeeld op basis van 5 scores die de intrinsieke kwaliteit van het projectvoorstel weerspiegelen in vergelijking met de andere offertes:

1. Slecht
2. Voldoende
3. Goed
4. Zeer goed
5. Uitstekend

De offertes worden gerangschikt op basis van de gegeven totaalscore volgens onderstaande formule.

• A= het maximum te behalen punten (=40)
• B= behaalde score
• C= hoogste score

X =  A x B

          C

Voorstellen met quotering “slecht” komen niet in aanmerking voor toewijzing.

2.     Financieel voorstel: 15%

De kandidaten doen in hun bieding een voorstel inzake de maandelijkse vergoeding die zij aan de stad willen betalen. Er is geen minimumvergoeding bepaald.

Beschrijving formule om het aantal punten van de vergoeding te bepalen:

• A= het maximum te behalen punten (=40)
• B= Ingediende prijs
• C= hoogste prijs

X =  A x B

          C

 3.     Relevante ervaring: 15%

De kandidaat toont relevante ervaring aan.

Er is geen beperking op het aantal referenties dat mag worden gegeven.

De deskundigheid en de ervaring van de kandidaat-concessiehouder wordt gequoteerd op basis van het aantal jaren ervaring.  Bij een gelijk aantal jaren ervaring zal gequoteerd worden op basis van de sector waar de ervaring werd verworven.

Deze quotering gebeurt op basis van onderstaande scores:

1. Slecht
2. Voldoende
3. Goed
4. Zeer goed
5. Uitstekend

De overige kandidaten worden berekend volgens volgende formule:

• A= het maximum aan te behalen punten (=20)
• B= behaalde score
• C= hoogste score

X =  A x B

          C

De scores voor de 3 gunningscriteria (prijs, ervaring en het exploitatievoorstel) zullen worden opgeteld.

Voorstellen met quotering “slecht” komen niet in aanmerking voor toewijzing.

Een jury bestaande uit medewerkers van de bedrijfseenheden Ondernemen en Stadsmarketing en Stadsbeheer zullen de inschrijvingen beoordelen.

Het resultaat van de inschrijvingen en het verslag van de jurering wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het college.

Een informatiebundel en het biedingsformulier wordt als bijlage toegevoegd aan het onderhavig besluit.