Voor deelname aan het evenement vraagt de ploegleider of twee chauffeurs van de dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging in eigen tijd twee vrachtwagens van de stad mogen besturen om jongeren met een beperking een onvergetelijke dag te bezorgen. De ploegleider engageert zich om alles in goede banen te leiden. Ze vraagt aan de stad Antwerpen om twee huisvuilwagens ter beschikking te stellen gedurende één zaterdag en om de kosten voor benzine te betalen.
Deelname van de stad Antwerpen aan dit evenement straalt positief af op de stad als werkgever. De directie van de dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging juicht het vrijwillig engagement van haar medewerkers hierin toe.
Met de vrijwillige medewerkers wordt de afspraak gemaakt dat de huisvuilwagens zaterdag 8 september 2018 kunnen worden opgehaald en dezelfde dag terug moeten worden teruggebracht naar de stelplaats.
Op zaterdag 8 september 2018 organiseert de Katholieke vereniging Gehandicapten (KVG) een ''truckrun" in de gemeente Essen.
Het is een initiatief dat jaarlijks doorgaat en waar ongeveer een 80-tal vrachtwagens van verschillende bedrijven jongeren met een beperking een fijne dag bezorgen door een ritje te maken met een vrachtwagen. Vele vrijwilligers staan klaar om de jongeren een onvergetelijke dag te laten beleven door hen te begeleiden bij de rit.
Op 30 april 2018 stelde een ploegleider van de dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging via een mail de vraag aan de directie van de dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging of de stad Antwerpen ook kan deelnemen.
Het college keurt de deelname van stad Antwerpen aan de KVG Truckrun in Essen op zaterdag 8 september 2018 goed en stelt hiervoor twee huisvuilwagens ter beschikking.