Gelet op de wettelijke bepalingen adviseert de loketwerking het college op de aanvragen inzake het verstrekken van persoonsgegevens als volgt te beantwoorden:
NEGATIEF :
POSITIEF:
Op alle aanvragen die niet gecatalogeerd kunnen worden in bovenstaande categorieën doch waarover enige twijfel bestaat of kan bestaan of deze binnen het wettelijk toepassingsveld vallen wordt , geval per geval, een individuele collegebeslissing genomen.
De stad Antwerpen wordt regelmatig geconfronteerd met aanvragen van burgers, scholen, jeugdverenigingen, en andere organisaties voor het verstrekken van gegevens uit de bevolkingsregisters.
In 2007 werd hierover een beleidsrichtlijn goedgekeurd (jaarnummer 17771). In gevolge het Koninklijk Besluit van 5 januari 2014 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, is deze beleidsrichtlijn niet meer conform de heersende wetgeving. Een actualisering van deze richtlijn is bijgevolg aan de orde.
De toegang tot de gegevens uit de bevolkingsregisters is strikt gereglementeerd. De voorwaarden worden bepaald in het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister. Het gaat om een specifieke reglementering die voorrang heeft op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Met betrekking tot de verstrekking van persoonsgegevens maakt het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 een onderscheid tussen :
1 De afgifte van uittreksels
2 De raadpleging van de registers
3 De verstrekking aan derden van lijsten uit de registers
In principe mag geen enkele lijst van personen die ingeschreven zijn in de (bevolkings- en vreemdelingen) registers aan derden verstrekt worden. (artikel 6 van bovenvermeld Koninklijk besluit). Artikel 7 van het bovenvermeld Koninklijk Besluit voorziet echter een uitzondering voor vijf gevallen:
Analyse op basis van de verschillende aanvragen :
Op basis van de bestaande wetgeving lijkt het aangewezen dat het college de principebeslissing van 2007 aanpast aan de nieuwe regelgeving zodoende de vragen van burgers en organisaties op een objectieve wijze te kunnen beantwoorden in overeenstemming met de heersende regelgeving.
De verschillende aanvragen die de stad Antwerpen op regelmatige basis ontvangt kunnen gegroepeerd worden in :
* Aanvragen van burgers met betrekking tot het opsporen van bloed- en /of aanverwanten.
Wettelijke bepalingen :
Gelet op de artikelen 2 en 3 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 kunnen derden enkel informatie verkrijgen voor zover de afgifte toegestaan is door of krachtens de wet. Het verkrijgen van informatie voor het opsporen van bloed- en / of aanverwanten kan hier niet onder begrepen worden.
Een omzendbrief van 4 december 1996 (dossiernummer 1996-12-04/34) laat enige ruimte aan de stad om haar medewerking te verlenen aan het opsporen van bepaalde personen, bijvoorbeeld om sociale of humanitaire redenen, zonder dat de aanvrager beschikt over een geldig wettelijk motief in de zin van artikel 3 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992. Indien het stadsbestuur wordt geconfronteerd met de vraag iemand op te sporen en men vermoedt dat de gezochte persoon er zelf belang bij heeft opgespoord te worden, dan kan het bestuur zelf betrokkene contacteren en hem melden dat hij wordt opgespoord en de reden waarom. Aan de gezochte persoon kan de stad de gegevens van de ‘zoekende persoon’ door spelen indien dit voorzien wordt door een besluit van het college.
De ministeriële omzendbrief voorziet geen beperkingen in de graad van bloed- of aanverwantschap. Gezien deze omzendbrief een uitzondering voorziet op de wet die voorschrijft dat het verstrekken van informatie enkel kan wanneer dit toegestaan is door of krachtens de wet, dient deze werkwijze beperkt te worden.
*Aanvragen van burgers die genealogische onderzoeken doen.
Wettelijke bepalingen
Het is wettelijk niet toegelaten om gegevens uit de bevolkingsregisters te verstrekken aan derden, buiten de gevallen vermeld in artikel 3 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992. Privé-personen die zich niet kunnen beroepen op een wettelijke of reglementaire bepaling, kunnen aldus geen gegevens bekomen.
Artikel 3 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 voorziet in een mogelijkheid om een uittreksel af te leveren aan een derde indien deze bestemd is voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. Indien het bevolkingsregister waarop de aanvraag betrekking heeft meer dan 120 jaar geleden afgesloten is, dan zijn er geen bijkomende voorwaarden verbonden aan de afgifte van het uittreksel of getuigschrift indien de aanvrager het genealogisch, historisch of wetenschappelijk doeleinde kan bewijzen. Deze uittreksels mogen ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.
Indien het bevolkingsregister waarop de aanvraag betrekking heeft, minder dan 120 jaar geleden afgesloten is, dan is de afgifte van een uittreksel slechts toegelaten indien een schriftelijke toestemming voorgelegd kan worden door de betrokken persoon. Indien de aanvraag betrekking heeft op een minderjarige dient de ouder of voogd de toestemming te verlenen. Indien de betrokkene overleden is of niet meer gezond van geest, dient de toestemming gegeven te worden door diens langstlevende echtgenoot of wettelijke samenwonende partner. Indien deze laatste niet meer in leven is of niet meer gezond van geest dient de toestemming gegeven te worden door ten minste één van de afstammelingen in de eerste graad. Indien er geen afstammelingen zijn of deze niet gezond van geest of overleden zijn, dient het college te beslissen of de uittreksels of getuigschriften afgeleverd mogen worden. Deze toestemming kan de machtiging inhouden om de afstamming in opgaande lijn te vermelden.
De aanvrager dient zelf voor deze toestemming te zorgen. Indien de aanvrager niet beschikt over de adresgegevens van de betrokkene, mag de gemeente de adresgegevens niet doorgeven aan de aanvrager. In deze gevallen dient de gemeente een brief van de aanvrager met de vraag om toestemming door te zenden naar de betrokkene.
Personen die genealogische onderzoeken uitvoeren kunnen bovendien informatie uit de bevolkingsregisters verkrijgen als zij hun aanvraag staven door een andere wettelijke of reglementaire bepaling, zoals het onderzoek naar erfgenamen (artikel 42 van het wetboek successierecht, artikel 724 van het burgerlijk wetboek en artikel 724 van het gerechtelijk wetboek). Indien nodig zal een mandaat van executeur-testamentair geëist worden.
* Aanvragen van burgers over gegevens derden – niet verwanten
Het is wettelijk niet toegelaten om gegevens uit de bevolkingsregisters te verstrekken aan derden, buiten de gevallen vermeld in artikel 3 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992. Privé-personen die zich niet kunnen beroepen op een wettelijke of reglementaire bepaling, kunnen aldus geen gegevens bekomen.
* Aanvragen van redacteurs van verschillende media
Wettelijke bepalingen
Mediaredacties behoren niet tot de uitzonderingsgevallen zoals voorzien in het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992; in de huidige stand van de wetgeving is het dus niet toegestaan dat een redactie de bevolkingsregisters raadpleegt.
* Scholen, scholengemeenschappen / onderwijsnetten.
Wettelijke bepalingen
In principe is het verstrekken aan derden van personenlijsten uit de bevolkingsregisters verboden, onder voorbehoud van de wettelijk voorziene uitzonderingen.
Eén van de wettelijk voorziene uitzonderingen heeft betrekking op ‘de instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen’ (artikel 7, van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992).
Als een ‘instelling van Belgisch recht’ wordt aanzien : “de rechtspersonen naar privaat of publiek recht die geen toegang hebben tot het rijksregister van de natuurlijke personen, die taken van algemeen belang vervullen, zoals moet blijken uit de rechtsvorm van de instelling (rechtspersoon naar publiek recht), of de aard van de activiteit (rechtspersoon naar privaat recht die een caritatief, cultureel of filantropisch doel nastreeft), met uitsluiting van alle instellingen die een commercieel of winstgevend doel nastreven.”
(Antwoord van de minister op vraag nr 925 van de heer Lemmens van 9 oktober 1998, Vr. en Antw, Kamer, G.Z., 1998-1999, 21447 en bevestigd in de gecoördineerde versie van de algemene onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters van 2 mei 2017).
Onderwijsinstellingen zouden in beginsel dus wel in aanmerking kunnen komen omdat ze een taak van algemeen belang vervullen. De algemene onderrichtingen bepalen echter dat een vraag van een school, jeugdvereniging of een andere vereniging (voor zover deze rechtspersoonlijkheid hebben) niet betekent dat daadwerkelijk een personenlijst kan worden afgeleverd. Het concrete doeleinde waarvoor deze lijst gebruikt zal worden, moet specifiek kaderen in hun taak van algemeen belang.
Het komt dus aan het college toe te oordelen over de gegrondheid van elke aanvraag afzonderlijk. Zij dient steeds de doelstelling(en) van de aanvrager te onderzoeken. Het is dus de instelling zelf die in haar aanvraag uitdrukkelijk het doel dient te vermelden waarvoor de personenlijsten gevraagd worden. Dit doel moet overeenstemmen met hetgeen de aanvrager nastreeft.
Het loutere feit een instelling te zijn die taken van algemeen belang vervult, volstaat niet om lijsten te bekomen. De aanvraag moet om te beginnen kaderen in de finaliteit van de instelling, en mag geen commerciële redenen hebben.
* Vrijetijdsorganisaties
Wettelijke bepalingen
In principe is het verstrekken aan derden van personenlijsten uit de bevolkingsregisters verboden, onder voorbehoud van de wettelijk voorziene uitzonderingen.
Eén van de wettelijk voorziene uitzonderingen heeft betrekking op ‘de instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen’ (artikel7, avan het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992).
Een feitelijke vereniging of organisatie (wat vrijetijdsverenigingen in principe zijn) kan in toepassing van artikel7 a) van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 geen personenlijsten verkrijgen. Instellingen die een commercieel of winstgevend doel nastreven komen evenmin in aanmerking.
Indien een vrijetijdsorganisatie toch als een instelling van Belgisch recht dat een taak van algemeen belang vervult, beschouwd kan worden, dan betekent dit volgens de algemene onderrichtingen niet dat daadwerkelijk een personenlijst kan worden verstrekt. Het concrete doeleinde waarvoor deze lijst wordt gevraagd, moet specifiek kaderen in hun taak van algemeen belang.
* Aanvragen voor wetenschappelijke onderzoeken (vb. van universiteiten, hogescholen, ziekenhuizen).
Wettelijke bepalingen
In principe is het verstrekken aan derden van personenlijsten uit de bevolkingsregisters verboden, onder voorbehoud van de wettelijk voorziene uitzonderingen.
Eén van de wettelijk voorziene uitzonderingen heeft betrekking op ‘onderzoekers die uitdrukkelijk doen blijken van een duidelijk historisch of ander wetenschappelijk belang.’ (artikel 7, e van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992). In deze gevallen mag de lijst ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.
Indien de aanvraag betrekking heeft op bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten, dient deze aanvraag tevens de verbintenis te bevatten dat de verkregen personengegevens door de aanvrager enkel zullen worden gebruikt voor historische of wetenschappelijke doeleinden, alsook de vermelding van de publicaties waarvoor deze gegevens eventueel zullen worden aangewend. (artikel 10bis van hogervermeld Koninklijk besluit).
Het college beslist principieel op de aanvragen inzake het verstrekken van persoonsgegevens in de toekomst als volgt te antwoorden :
1. op de volgende vragen NEGATIEF :
2. op de volgende vragen POSITIEF :
Het college beslist dat op alle aanvragen die niet gecatalogeerd kunnen worden in bovenstaande categorieën doch waarover enige twijfel bestaat of kan bestaan of deze binnen het wettelijk toepassingsveld vallen, geval per geval, een individuele collegebeslissing wordt genomen.