2018_CBS_06337 - Organisatie - Soulpark - aan Floraliënlaan en Middelheimlaan te Antwerpen op 14 juli 2018 - Goedkeuring

Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.
Algemeen
Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de organisator doorgerekend worden.

Documenten

• De organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan
• Water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater. 
• Mobiliteit 
• Lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 20 km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig. 
• Het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten worden voorzien en moet er hiervoor een inplantingsplan wordt opgemaakt. 

Infrastructuur en activiteit

• De organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen. 
• Bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen. 
• Bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte. 
• Onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering. 
• Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen. 
• Ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…) zijn niet toegestaan, verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan . 
• Er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen. 
• Er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen veroorzaken worden gebruikt.

Milieu & veiligheid

• Bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst. 
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Dit geldt ook voor het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend. 
• Het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones. 

Schade

• Bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden aan de organisator. 
• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak zal aangerekend worden aan de organisator. 
• Vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van beschermingsmaatregelen of incidentele schade. Onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones. 
• Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein. Dit bedrag, samen met alle kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal aangerekend worden aan de organisator van het evenement. 
• Schade aan andere parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen. 
• Schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.

Voor meer inlichtingen of eventuele opmerkingen mag u steeds de stadsdienst Groenvoorziening Antwerpen- Middelheim contacteren.
Kantooradres: Antwerpen-Middelheimlaan 69, 2020 Antwerpen
Frank.Caluwaerts@stad.Antwerpen.be - 03 8271539 - 0472 98 03 63
Frie.Wils@stad.Antwerpen.be - 03 8271539 - 0475 38 03 32

Voorwaarden Erfgoed Vlaanderen:

• aanbrengen van de materialen dient over de verharde wegen te geschieden met aangepast (grootte) materiaal zodat geen schade aan de dreefbomen wordt berokkend;
• opstellen van tenten en podia buiten de kroonprojectie van de aanwezige bomen (bij voorkeur in overleg met verantwoordelijke van de groendienst);
• waar nodig dienen rijplaten voorzien te worden om bodemcompactatie te voorkomen.

De voorwaarden van de concessie van 21 mei 2014 blijven van kracht.

Er is een beperkte hulppost vereist.  De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig.  U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

• het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau mag 92 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
• op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq, 15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II.

Dit houdt in dat:

1.de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2.de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3.de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4.de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.

• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
• de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan steeds gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

• het maximaal geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van de eventzone mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C);
• het aandeel van zware bastonen (gemeten 2 meter vóór de luidsprekers) dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB;
• de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
• de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.

Standaardvoorwaarden stadsreiniging met feestcontainers

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
• Bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…)

Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de Stad Antwerpen.